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08 septiembre 2010

Curva S

Saludos Cordiales,

utilizo project para llevar un control de las actividades y tiempos de los proyectos que realizo, pero necesito poder mostrar esos datos como una gráfica de Excel que se le llama "Curva S" quisiera saber si usted conoce el tema.

Atentamente,

Carlos Cotiy De Leon
Guatemala.



Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Carlos,

Las curvas S se llaman así porque frecuentemente la línea que describe su trayectoria está compuesta por diferentes formas de curva a lo largo del tiempo. Referido a gráficas de proyectos, en el eje horizontal se suele situar el tiempo y en el vertical cualquier valor acumulado y que habitualmente se refiere al coste o trabajo(horas de recursos). Menos frecuente es referirlo a días de duración de tareas o incluso unidades físicas producidas. También es interesante reemplazar los días completados o el trabajo completado por el porcentaje completado de la duración y el porcentaje completado del trabajo respectivamente. Es especialmente útil incluir en el mismo gráfico el plan actual junto a un plan previsto o línea de base para ver desviaciones.

Los requisitos para tener una gráfica–curva S del Coste acumulado de la programación, como es lógico, es haber valorado económicamente el proyecto a nivel de tareas, o también puede ser a un nivel superior de esquema como tareas de resumen o cabeceras. Este valor en Ms Project se puede introducir en el campo Costo fijo si queremos dar una cifra a partida alzada para la tarea o cabecera, siendo su reparto habitualmente lineal (prorrateado) en su duración, aunque también puede repercutirse al Inicio o al Fin de la tarea o cabecera (campo Prorrateo del costo fijo). Si además, o en lugar de, se están asignando Recursos a las tareas o cabeceras, es posible incluir la Tasa o precio/h de cada recurso, con lo que Project calculará el Costo (o costo total) de la tarea de la siguiente forma:

Costo total (de la tarea) = Costo fijo (de la tarea) + sumatorio por cada recurso asignado a la tarea: [(Trabajo recurso x Tasa recurso) + Costo por uso del recurso]

N.- El Costo por uso del recurso es poco habitual y de infrecuente aplicabilidad, y se define al igual que la Tasa para cada recurso en la vista Hoja de recursos.

De entre todas las posibilidades que conozco de obtener curvas S en Ms Project me quedo con la siguiente, que sin ser automática da más flexibilidad que el resto. Se trata de disponer a una fecha de revisión o estado de los datos programados y previstos del campo Costo a nivel de proyecto y con la periodificación deseada (por semanas, meses,…) y luego crear la gráfica en Excel.

Supongamos un proyecto con las siguientes tareas y recursos asignados que se muestra en la vista Diagrama de Gantt.



Las Tasas de los recursos, mostradas en la vista Hoja de recursos es la siguiente



Los costes generados por los recursos según la vista Uso de recursos es como sigue:



Los Costos fijos introducidos y los Costos totales (Fijo + Recursos) se han insertado en la tabla de la vista Diagrama de Gantt y queda como sigue:



N.- Para ver la tarea Resumen del proyecto en la fila superior marcamos Mostrar tarea resumen del proyecto en Menú/ Herramientas/ Opciones… ficha Vista.

Creamos un Plan previsto o línea de base copia de la programación actual antes de empezar a ejecutar el proyecto en Menú/ Herramientas/ Seguimiento/ Establecer línea de base.

Supongamos que hace un mes que empezó a ejecutarse el proyecto y la tarea Diseño comenzó en plazo pero duró una semana más, según muestran las dos fechas reales que aparecen en la tabla de Seguimiento, por lo que el proyecto actualmente se ha retrasado una semana respecto al plan previsto (barras rayadas)


Desde la Vista Uso de tareas seleccionamos los campos Costo y Costo previsto con el botón derecho del ratón encima de la zona amarilla de fase temporal. Utilizamos la opción Estilos de detalle para mostrar el Costo previsto, eliminando el resto de campos innecesarios para el diagrama. A continuación ampliamos o reducimos con el zoom la escala de tiempos, es decir los períodos que nos interesen, en este caso semanas y copiamos a Excel los valores de las dos primeras filas que se corresponden con el Costo actual y previsto del proyecto seleccionando las celdas con el ratón y Ctr+C.



Pegamos en Excel y calculamos con fórmulas los valores acumulados por semanas. Finalmente definimos un gráfico de líneas con las Curvas S del Coste acumulado previsto y actual por semanas como se muestra a continuación, y esto es todo.


23 comentarios:

  1. Si quieres generar la curva S sin llevarte los datos a Excel, mírate este post http://gedpro.com/Comunidad/Blogs/tabid/69/EntryId/247/Microsoft-Project-como-crear-una-curva-S-del-proyecto.aspx

    Ahí detallo como hacerlo. Si utilizas Project 2007 o 2010 puedes utilizar los informes visuales para generar las curvas

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  2. Hola Jose, agradezco tus comentarios y participación. La propuesta de la vista combinada que mencionas en tu artículo me parece interesante aunque veo cierta imposibilidad a la hora de imprimir la gráfica inferior, quizás haciendo una vista única con una sola ventana y elegir el filtro adecuado de recursos en la opción de Estilos de barra puede resolver el problema, aunque requiera cierto conocimiento de la herramienta. Además se me plantea la cuestión de como representar el costo por esta vía si no asigno recursos o no defino sus tasas, quiero decir si se introduce el Costo directamente a la tarea. Respecto a los informes visuales para usuarios 2007 y 2010 me parece una alternativa a la consecución de las curvas S, especialmente el informede Costo presupuestado, aunque a veces se tarda bastante en parametrizar el informe para eliminar datos sobrantes que no queremos.

    Un saludo.

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  3. Ignacio, congratulaciones, lo encontré super útil y simple de implementar.
    He estado intentando aplicar los informes visuales del 2007 y me encuentro que los informes de TD no parean en los campos Costo Previsto y Costo Real (con los valores de los campos respectivos de Project)cuando he establecido costos fijos en la tarea.
    ¿Se te ocurre la causa? ¿Te podría enviar el archivo Project y el Excel que arroja la aplicación de la plantilla Costo Previsto?.
    Disculpa, sólo si no es una molestia.
    p.maassg@gmail.com

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  4. Pablo:

    envíamelo y lo miro.

    Saludos.

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  5. Hola, muy interesante pero no logro que me salga como en el ejemplo :(

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  6. Estimado Ignacio:

    Buenos días. Mi nombre es Juan Manuel Saubidet, Argentino e Ingeniero Industrial. Mi consulta es acerca de como configurar mi Ms Project para poder visualizarlo de la manera en que está la foto de la Pagina 2 del curso de Project

    http://www.epmconsultores.com/downloads/cursos/Curso_de_Project_para_Jefes_de_Proyectos.pdf

    Mis dudas puntuales serían:

    - Poder visualizar al mismo tiempo tanto una linea de tiempo mis actividades planeadas (COMIENZO y FIN), como lo que sucede en la realidad (COMIENZO REAL y FIN REAL). El tema es qeu el REAL me sobreescribe al planeado y no me deja ver dos lineas
    - Por otra lado quise crear un campo personalizado en texto, pero las formulas que escribo no son aceptadas por el programa.

    En resumen quiero iconos para mis alertas de desviación, poder tener diferenciados en dos lineas lo real y lo planeado y que toda tarea que este fuera de término también esté resaltada en rojo.

    Atentos saludos y gracias por su respuesta.

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  7. Hola Juan Manuel:

    1. Debes crear una Línea de base o Plan previsto antes de introducir los datos reales en la opción Menu/Herramientas/Seguimiento/Establecer línea de base (varía un poco según versión Project. Y luego definir la barra de la Línea de base o Plan previsto en Menu/Formato/Estilos de barra...eso sí con una forma en la parte central más reducida en grosor, y definida por debajo en la lista a la de las tareas. No obstante en la Vista Gantt de seguimiento ya lo tienes diseñado.
    2. Para incluir alertas debes usar un campo personalizado numérico por ejemplo, cuyo valor sea una Fórmula que lo iguale al campo Variación de Comienzo o de Fin por ejemplo, que es la diferencia entre Fin o Comienzo previsto y programado. Luego defines un Indicador gráfico según el valor, en la parte inferior del formulario de Personalización de campos (Menu/ Herramientas/ Personalizar campos) y ya está.
    3. En la imagen que comentas del documento del curso se muestra en rojo el texto del nombre de las tareas críticas. En Menu/Formato/Estilos de texto se puede definir un formato a dterminados tipos de tareas, aunque no a las retrasadas o adelantadas. Esto sería más complejo y requeriría algún tipo de programación auxiliar.

    Un saludo.

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  8. BUENAS PODRIAN COLABORARME CON UN PROBLEMA QUE TENGO. LO QUE SUCEDE ES QUE SOY NUEVO EN EL MUNDO DEL PROJECT 2010 MI CONSULTA ES LA SIGUIENTE COMO HAGO PARA ACTUALIZAR UNA TAREA QUE TIENE UNA DURACION DE 12D Y LLEVA UN 50% EN 8 DIAS TRABAJADOS
    Y DESDE QUE TABLA O DIAGRAMA ES RECOMENDABLE HACER LAS ACTUALIZACIONES DIARIAS DE MI PROYECTO

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  9. Ignacio MVP11 mayo, 2012

    Hola,
    empezando por el final, elegir el método más adecuado de seguimiento es una cuestión importante para el éxito de la gestión. Su elección varía en función del tipo de proyecto, duración, presupuesto, recursos asignados a tareas del proyecto, disponibilidad del usuario para la gestión, necesidad de comunicación, plataforma tecnológica, acceso a la información, y un largo etcétera.

    Un primera distinción podría ser si el seguimiento se hace en base a A/ partes de horas de trabajo de los recursos (actualización de las asignaciones) o B/ lo dictamina el gestor o jefe de proyectos actualizando la tarea en su conjunto (asignaciones de recursos incluidas si las hubiera).

    Otra segunda distinción sería respecto a la frecuencia de actualización: C/ diaria o periódica.

    En concreto, en el caso que planteas y a falta de más datos sobre tu proyecto debemos identificar que 8 días no es el 50% de una duración de 12 días. Así que un método (no el único) sería:

    1. Irse a la Tabla de Seguimiento

    2. Introducir la fecha de Comienzo real y Fin real si ha terminado

    3. Actualizar (escribir) los días reales trabajados en la tarea

    4. Con la discreción que consideres, puedes y debes complementar la actualización con lo siguiente
    a/ Duración restante si ha cambiado respecto lo estimado inicialmente. En tu caso si llevas 8 días trabajados y supones es el 50% de la Duración, te faltan otros 8 días restantes que debes escribir. Por lo tanto la Duración que mostrará Project es de 16 días a partir de ese momento. Si prefieres cambiar la Duración a 16 días Project calcula el restante. Como ves estas deducciones lógicas para el administrador del proyecto no lo son tanto para Project y por eso no lo hará automáticamente, me refiero a 8 días reales, 50% completado supone faltan otros 8 y la tarea no es de 12 días sino 16 días.

    b/ para completar el seguimiento de manera óptima, recomiendo que una vez fijada la Fecha de estado o actualización en la Información del proyecto, se reprograma los retrasos o días no trabajados para que se planifiquen a partir de la Fecha de estado. IMP.- Te recomiendo consultes artículos sobre el tema buscando por la Lista de palabras clave Reprogramación y Reprogramar trabajo que figuran a la derecha de la pantalla de este Foro.

    Un saludo,

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  10. Buenos dias Sr Ignacio ,me gustaria saber como hago para sacar las curva s de un proyecto ,ya que con el ejemplo que nos diste a conocer no me sale nada; la franja amarilla me sale vacia ,te agredeceria tu ayuda.

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  11. Ignaciomvp23 julio, 2012

    Hola,

    si no sale nada en la fila amarilla es porque no hay costo asignado en ese período de tiempo que estás observando.

    Comprueba si los días que se muestran en la fase temporal son los que tienen programado la tarea valorada. Puedes hacer desplazamiento horizontal para buscarlo, o más rápido: situarte en la tarea y pulsar el botón Desplazarse a tarea (2010) o Ir a la Tarea seleccionada (2007 y anteriores).

    Si no fuera esto puedes enviarme el fichero y lo reviso.

    Saludos,

    Ignacio Martín

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  12. Buenos días,

    Volviendo al tema objeto de la entrada, las Curvas S, tengo un comentario que desde hace tiempo he querido hacer en algún foro especializado. La programación en grandes obras, por ejemplo la construcción de un Ciclo Combinado, se planifica habitualmente sin tener en cuenta los recursos puesto que éstos no están sujetos a limitaciones de plantilla y no es necesario gestionarlos, se da por hecho que los recursos son ilimitados y en todo caso de querer introducir recursos, se les nombra de forma genérica como por ejemplo "Horas Hombre", y se introducen cuantificandolos como horas de Trabajo Previstas. Si se quiere obtener una curva S sin introducir recursos, lo que yo hago es consignar las Horas Previstas para cada Tarea de último nivel en la columna Trabajo y sacar los datos para la curva en la vista Uso de Tareas y Trabajo acumulado en el Estilo de Detalle. El resto es copiar y pegar en Excel y hacer el gráfico. Cuando no disponemos de un cálculo de Horas Previstas, esto mismo se puede hacer consignando en la columna Trabajo las duraciones de las tareas que actuarán como medida de Peso Relativo de cada una, aunque esto es menos exacto y tiene otros problemas que no explico para no extenderme demasiado. Igualmente se puede consignar el Presupuesto o cualquier valor que se aproxime lo mas posible al valor del peso relativo de cada actividad, pero siempre consignándolo en la columna Trabajo ya que es la única, además del Costo, que Project nos presenta distribuida en el tiempo con el valor acumulado. Es cierto que si obviamos los recursos hay valores que no podemos controlar, como por ejemplo el costo de los mismos, pero no es menos cierto que habitualmente la gestión de los recursos es imposible ya que en estas obras intervienen muchos contratistas que no dan información de sus previsiones de gasto y que además la Dirección del Proyecto tampoco la requiere y por otra parte, si no hay recursos, se simplifican otros temas como el del calendario, pero eso es objeto de otro debate.

    Saludos

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  13. buenos dias:
    por favor deseo saber en project 2010 como se crea una curva s con los datos de las columnas vp, crtr, y pv con referencia a las fechas o al nombre de la tarea,ya que al crera un informe grafico esto no me aparece los valores reales de las columnas sino otra onformacion.
    agradezco me puedan ayudar por favor

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  14. Buen dia.

    Deseo generar una curva S en Project 2007, in tener que cargar recursos o costes.
    Solo que project calcule automaticamente la curva S teniendo en cuenta el %Comppletado pero sin tener que actualizar manualmente.

    Quedo atento gracias

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  15. se puede ver las horas hombre de mano calificada y no calificada por partida en el msproject

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  16. Hola:

    Si en la vista Hoja de recursos se especifica la cualificación o no del recurso, mediante el campo Grupo u otro cualquiera personalizado (Texto1 por ej.), es posible que Project muestra en la columna insertada Trabajo de la misma vista Hoja de recursos, el total de Horas-Hombre asignadas de cada perfil. Para ello simplemente se realiza una agrupación por dicho campo Grupo (o Texto1) mediante VISTA > Datos > Agrupar por … Grupo de recursos.

    Espero te sirva la explicación.

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  17. consulta. tambien esta la curva S de hs hombre. en algunos foros vi tres curvas, la real , la prevista y la base.
    no entiendo la diferencia entre la base y la prevista, se supone que la base es lo q uno prevee, o no?

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  18. Hola Guachon.

    En la terminología que usa Microsoft Project, lo previsto se refiere a la Línea base. Microsoft ha ido haciendo corresponder los campos previstos de antiguas versiones con los actuales de la Línea base, como por ejemplo:

    Comienzo previsto = Comienzo de línea base
    Fin previsto = Fin de línea base
    Duración prevista = Duración de línea base
    Costo previsto = Costo de línea base

    N.- El campo Trabajo previsto se mantiene con el mismo nombre en las versiones actuales.

    IMPORTANTE.- Por alguna extraña razón que a veces marea al usuario, en las versiones de Project 2013 y 2016 no existe el campo Comienzo de línea base, aunque sí el Fin de línea base, así pues, en su lugar hay que referirse al Comienzo previsto que sí está disponible y es equivalente. Es evidente que parece un error a corregir por Microsoft en próximas versiones.

    Volviendo a las 3 curvas S de horas-hombre (campo Trabajo) a las que haces referencia, podrían ser

    1. Trabajo real: representada sólo hasta la Fecha de estado, pues no hay más datos posteriores.

    2. Trabajo programado (quizás lo que llamen previsto fuera de Project): representado por la misma curva del Trabajo real, completada en la fase restante con el Trabajo programado restante.

    3. Trabajo de la Línea base, representado a lo largo de todo el proyecto.

    Nota.- De alguna manera, la curva 1 es redundante con la 2.

    Saludos.

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  19. Ignacio buenas tardes,

    Podria colaborarme como debo hacer para realizar una curva s de...ejecutado, programado y proyectado.

    Agradezco tu atención.

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  20. Hola a todos, tengo una pregunta con respecto a la curva s, es posible calcularla sin tener costos, quiza utilizando los tiempos?

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    Respuestas
    1. Hola Lorena.

      Una curva S a nivel de total del proyecto, puede representar habitualmente y de forma acumulada a origen: I/el Costo, II/el Trabajo u Horas-Hombre, o III/el Avance (% completado de la Duración). En el caso I/ y II/ será la suma de los valores de todas las tareas del proyecto, según su distribución a lo largo de la duración del proyecto. En el caso III/ será la proporción entre la suma de los días reales trabajados(Duración real), de todas las tareas, respecto la suma de todas las duraciones programadas (Duración), de esas mismas tareas, a lo largo del tiempo del proyecto, multiplicado por 100.

      Así pues para representar la curva S se ubicarán los valores de las variables I/ II/ o III en el eje de ordenadas(y), correspondiendo a los tiempos de una escala temporal del proyecto, representada en el eje de abscisas(x).

      Microsoft Project no saca de forma directa estas curvas, por lo que habrá que recurrir a llevar los datos a Excel y allí construirla, bien a través de los Informes visuales que exportan a Excel, o con copiado y pegado de la tarea resumen del proyecto/fase temporal de la vista Uso de tareas.

      Si lo que se desea es comparar estados del proyecto a través de dichas curvas S, necesariamente habrá que crear una curva prevista a partir de los datos iniciales, antes de actualizar con los datos reales. Es entonces cuando después de actualizar el proyecto y sus tareas podremos construir la segunda curva S de la programación actual, para compararla en Excel con la anterior o prevista.

      Espero haberte ayudado.

      Saludos.

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    2. Cont.- Para obtener la serie de datos del % completado a lo largo del proyecto, existen tres vías. Desarrollar una macro que transfiera los datos de este campo a una hoja Excel, generar un Informe visual utilizando la opción Guardar datos ...en Base de datos, o tercera y más recomendable por ser más sencilla para el usuario de a pié, utilizar la vista Uso de Tareas.

      Si elegimos esta última opción, deberemos seguir los siguientes pasos.

      0. Hacer una copia de seguridad del archivo del proyecto.
      1. Una vez abierto el archivo copiado, ir a la vista Uso de tareas (segundo icono en la parte inferior derecha de la pantalla/barra de estado).
      2. Con el botón secundario del ratón sobre la Fase temporal, o panel derecho de la pantalla, hacer un clic y seleccionar la opción Estilos de detalle... del menú contextual que se muestra.
      3. Seleccionar el campo Porcentaje completado acumulado de la lista de Campos disponibles/Detalles de uso, a la izquierda del formulario. Pulse Mostrar a continuación, para incorporarlo a la lista de la derecha Mostar estos campos y pulse Aceptar.
      4. Asegúrese que se está mostrando la tarea resumen del proyecto (fila Id=0) a través de Formato > Mostrar u ocultar > Tarea de resumen del proyecto seleccionada.
      5. Para obtener el % completado acumulado esperado de la programación actual para todo el proyecto, seleccionaremos todas las tareas pinchando en el vértice superior izquierdo del panel de tareas (justo encima del Id=0), y a continuación ficha Tarea > Programación > 100%
      6. Finalmente elegiremos la escala que queremos utilizar para la serie de datos y posterior gráfica en Excel con ficha Vista > Zoom > Escala temporal ...Días, Semanas, ...
      7. Para pasar los datos a una hoja Excel, selecciona la celda % comp. acum. a nivel de fila Id=0 de Resumen del proyecto y Ctr+C para copiar. Ya puedes pegar en Excel la serie de datos del % completado acumulado a nivel de proyecto, con la escala temporal elegida en la vista Uso de tareas. Para escribir las etiquetas de la escala de tiempo en Excel, te recomiendo escribas las 2 primeras fechas encima de los dos primeros datos y luego las selecciones y arrastres desde el vértice inferior derecho del rango hacia la derecha. Como posiblemente conozcas de Excel, bastará con seleccionar todo el rango de fechas y % completados de la hoja y a continuación INSERTAR > Gráficos > De líneas ... y ya tienes la Curva S del % completado de la duración.

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    3. Cont.-
      Comentarios:
      - El procedimiento anterior es similar para el campo Costo y Trabajo y sus respectivas curvas S, siempre y cuando se haya valorado los costos y asignado recursos, respectivamente.
      - Si se quiere comparar con un plan anterior, este debe de estar guardado como archivo y aplicar el mismo procedimiento que el descrito, de forma que se dispondrá de 2 curvas S de 2 archivos o momentos diferentes de la vida del proyecto. Esto debe de hacerse así debido a que no existe % completado de la Línea de base en Microsoft Project, aunque si existe el Costo previsto y el Trabajo previsto, por lo que estos 2 últimos campos podrían copiarse a Excel desde la vista Uso de tareas, incorporando allí una fórmula que acumulara los valores para la gráfica.
      - El % completado de la duración a nivel de proyecto no representa el avance del plazo del proyecto, salvo que todas las tareas estuvieran vinculadas secuencialmente con un enlace Fin-Comienzo, en en un camino único.
      - El % completado a nivel de proyecto da una idea de proporción del tiempo total consumido/empleado entre la suma de todas las tareas del proyecto, pero no de como está afectando al plazo. Podría ser por ejemplo que el % completado estuviera por encima de lo esperado, pero ir retrasado en el plazo total del proyecto correspondiente a una fecha de estado, y a la inversa, todo dependerá de a qué tareas críticas esté afectando el avance.
      - El campo de Project Variación de fin a nivel de Tarea resumen del proyecto, nos muestra en todo momento la diferencia entre el fin previsto o de Línea base y el fin actualmente programado, lo que nos ayuda al control del cumplimiento del plazo.

      Saludos.

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