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22 diciembre 2011

Tareas de Resumen personalizadas

Saludos Cordiales desde Tabasco, México

Estimado Ignacio, primero que nada permítame felicitarlo por su foro que es de gran ayuda para mucha gente.


Tengo una duda acerca de las vistas en MS-Project


Tengo una tarea de resumen a la cual quisiera que en una vista personalizada mostrara todas las subtareas a excepción de la última tarea “Puesta en Operación Pronóstico” y que la Barra de Resumen se recortara a la duración de la tarea “Puesta en Operación” que termina el 23 de Octubre 2012.


He intentado creando un filtro personalizado con el criterio “No Contiene” “Puesta en Operación Pronóstico”; pero lo único que consigo es desaparecer la tarea ya mencionada, pero la Barra de Resumen permanece igual como si terminara el 8 de Abril del 2013 en vez de que se recortara al 23 de Octubre 2012.


Mi pregunta es


¿Es posible realizar este procedimiento?


Le agradecería mucho su ayuda


SALUDOS CORDIALES


Rubén


Respuesta [Ignacio Martín]:
 Hola Rubén,


sin duda la pregunta trae su dosis picante. Supongo que se pueden encontrar múltiples formas para dar respuesta, desde luego ninguna directa que se te haya pasado, creo que hay que echarle imaginación y a ver que tal. A continuación te describo una que se me ocurre. Si hay detalles que desconoces pregúntamelo.



1. Utiliza el campo Marcadas (Si/No) para cambiar a Si aquellas tareas que quieres excluir de la Barra Resumen Personalizada.

2. Crea una fórmula para el campo personalizado Fecha1(por ejemplo) que sea igual al campo Fin salvo las Marcadas = Si, que las igualas a 01/01/01(por ejemplo), es decir copia esta fórmula:

IIf([Marcadas];"01/01/01";[Fin])

3. Al editar la fórmula elige Resumen y Máxima en el apartado Cálculo de las filas de resumen

4. Diseña una vista en la que la Tarea Resumen incluya en el campo Hasta la Fecha1 a través de Menú/ Formato/ Estilos de barra

5. Finalmente incluye un Filtro personalizado en la Vista que sólo muestre las Tareas No Marcadas, si es que quieres ocultarlas.


Nota.- En la imagen anterior de ejemplo se aprecia como la tarea resumen no considera todas las subtareas para representar su duración.


Espero te sirva.


Un saludo

14 diciembre 2011

Fechas no calendarizadas en Microsoft Project


Muy buenos Días.

Estoy participando en una licitación, me exigen que la programación de obra en Ms Project contenga la información en días de proyecto (Ej: Inicio: dia 1, final: dia 5, etc) y no en fechas calendarizadas (ejemplo: Inicio: 5/octubre 2008, Fin: 20/octubre/2008), toda la información debe estar de esta forma las fechas de comienzo de la actividad, fin de la actividad, margen de demora total, margen de demora parcial, etc.


He intentado de varias formas y no lo he podido hacer, por favor necesito que me ayuden con esto ¿es posible hacer esto en Project?


¡Agradezco su colaboración!


Muhamar Ospino Varela


Ing. Civil

Respuesta [Ignacio Martín]:
Hola Muhamar,

ese formato de fecha que te exigen en la licitación no existe como opción directa en Microsoft Project.

No obstante, te sugiero por ejemplo programar tu proyecto normalmente, e incluir dos columnas personalizadas de Comienzo y Fin, las cuales, a través de una fórmula te podrán mostrar el día del proyecto, tal como aparece en la imagen superior.

Para ello, primeramente crea un calendario denominado “Todos los días laborables” con el mismo número de horas laborables que el que uses para el proyecto, normalmente es de 8 horas por día pero has de añadir al nuevo calendario el sábado y domingo como días laborables con ese mismo número de horas.

Las fórmulas a introducir que puedes copiar y pegar en el campo personalizados de Microsoft Project Texto1 y Texto2 serían respectivamente las siguientes:

"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Comienzo];"Todos los días laborables")/480


"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Fin];"Todos los días laborables")/480


Nota.- Aplica las fórmulas también a las tareas de resumen marcando la opción correspondiente al introducirlas en el formulario de personalización de campos.


Posteriormente cambia el título a las columnas Texto1 y Texto2 con Comienzo y Fin por ejemplo (doble clic sobre la cabecera del título de la columna…), luego puedes eliminar de la vista las columnas anteriores de Comienzo y Fin con formato de fecha.

El margen de demora total y parcial (¿Demora permisible?) no requiere conversión de formatos de fecha ya que son valores de días de duración.

Si quisieras mostrar en días del proyecto las fechas máximas y mínimas para las tareas con holgura y que aparecen por ejemplo en la tabla Programación, también debes de insertar campos personalizados y aplicar fórmulas, y serían las siguientes:


Texto3=Comienzo anticipado=


"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Comienzo anticipado];"Todos los días laborables")/480

Texto4=Fin anticipado=


"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Fin anticipado];"Todos los días laborables")/480

Texto5=Límite de comienzo=


"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Límite de comienzo];"Todos los días laborables")/480


Texto6=Límite de fin=


"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Límite de finalización];"Todos los días laborables")/480


Por último, comentarte que también puedes poner el formato de fechas de días en la escala temporal del diagrama de Gantt (zona superior). Para ello haz un doble clic sobre ella y edita la escala utilizando los formatos de fecha D1, D2, D3… o 1,2,3,4…(desde el comienzo del proyecto) en las diferentes fichas de Nivel que se muestran.


Espero te sirva,

Un saludo

10 diciembre 2011

Presupuesto con Mediciones en Microsoft Project


Estimado sr.

Un saludo cordial desde la ciudad de Santiago de Chile.
Le consulto por : ¿cómo se ingresaría un presupuesto ya confeccionado al Ms Project?, como por ejemplo el que le adjunto en formato Excel.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Heriberto:

Microsoft Project no incluye tratamiento (campos predefinidos) para el concepto Cantidad, Ud Medición y Precio unitario de la Medición, aunque pueden incluirse columnas para mostar en la tabla de tareas de campos personalizables libres para el usuario como Número1 (para Cantidad) , Texto1 (para Unidad) y Costo1 (para Precio unitario) por ejemplo.

El campo que recomiendo para introducir el importe total a nivel de la tarea es el denominado Costo fijo. El valor de este campo puede ser repartido de tres formas a elegir una: al inicio de la tarea, al final, o prorrateado (por defecto y el más común). Esta elección se hace a través del campo Acumulación de costos fijos. Finalmente el campo Costo nos muestra de nuevo los importes introducidos en el Costo fijo de cada tarea y suma en las Tareas de resumen los valores de las subtareas. El campo Costo fijo no totaliza en las tareas de resumen, pero en cambio nos da la posibilidad de introducir un valor en la propia tarea de cabecera o resumen, independiente de las subtareas.

Aunque se podría incluir una fórmula que calculara el Costo(Costo2) = Número1(Cantidad) x Costo1(Precio unitario) tal como se muestra en la imagen anterior, lamentablemente no es posible pasar de forma automática el valor de este campo, ni de ningún otro a un campo denominado calculado por Project, únicamente se puede hacer un copiado y pegado de la columna, incluso pegado especial con vínculo dinámico, pero esta última opción no la considero recomendable por no ser una solución segura.

La tabla Costo ya trae consigo la mayoría de los campos comentados anteriormente, y en cualquier caso siempre se puede insertar columnas en la tabla con los campos que desee el usuario, a través del botón secundario del ratón sobre el título gris de la columna contigua, similar a la operativa de Excel.

Para ver el importe total del Costo del proyecto se recomienda activar la opción de Mostrar la tarea resumen del proyecto.

Nota.- Hay que tener en cuenta que en Microsoft Project el Costo es la suma de Costo fijo + Costo de recursos (horas ó uds materiales x Tasa(precio hora ó ud material) + Costo por uso del recurso. Es decir que en el caso del presupuesto de la obra de ejemplo se está considerando que no hay recursos asignados a tareas o si los hubiera su Tasa debe de ser 0.


Saludos

08 noviembre 2011

Tipo de tarea en Microsoft Project

La siguiente explicación sobre Tipo de tarea es válida para cualquier versión de Microsoft Project, aunque en Ms Project 2010 ha variado ligeramente la presentación de la información, tal como se indicó en el artículo anterior de este foro Consulta: Tareas con Trabajo Fijo en Microsoft Project 2010. 

Para comprender el significado del campo Tipo en Microsoft Project, basta con analizar las diferentes situaciones que se pueden dar cuando el usuario modifica manualmente alguno de estos 3 campos de tarea: Trabajo, Duración o Unidades asignadas de recurso, y que son las que aparecen en la imagen superior.

El campo Tipo de tarea solo tiene interés y validez cuando hay algún recurso asignado a la tarea, de lo contrario carece de repercusión y utilidad.
La manera habitual de introducir estos datos es en el formulario inferior de la pantalla de una vista cualquiera de tareas como la de Diagrama de Gantt y que es el que se muestra en la imagen anterior para la versión 2010. A través de Menú/ ventana/ Dividir pantalla, en versiones anteriores a 2010 accedemos a este formulario, y con Ficha Vista/ Grupo Vista en dos paneles/  Detalles/ Formularios de tarea en el caso de que estemos utilizando 2010. Para asegurarnos que el formulario a mostrar sea el denominado Recursos y Predecesoras, pulsaremos el botón derecho del ratón sobre alguna zona neutra del formulario que acabamos de desplegar. Cuando terminemos, podemos ocultar de nuevo el formulario con Menú/ Ventana/Anular división o quitando la marca Detalles en la Cinta de opciones para versión 2010.
Aceptando que la fórmula general para calcular las horas de trabajo de los recursos asignados de una tarea, es el producto de los días de duración de la tarea por las horas/día que dedican los recursos asignados, Microsoft Project propone que elijamos uno de los 3 campos (Trabajo, Duración ó Unidades de recurso) como fijo, para que cuando modifiquemos manual y opcionalmente uno de los dos campos restantes de la fórmula, sepa cuál es el que tiene que calcular para mantener la igualdad de la estimación inicial que introdujimos la última vez.
En el cuadro de más arriba se muestra las 6 situaciones que se pueden dar al modificar alguno de los 3 campos en función del que dejamos como Fijo.
IMPORTANTE.- Se recomienda que cada vez que se haga un cambio manual en algún campo del formulario, se pulse a continuación la tecla Aceptar en esa misma ventana inferior, ya que introducir varios cambios sin Aceptar de por medio, puede llevar a resultados inesperados en los cálculos de Microsoft Project.
Así pues, recomiendo “cacharrear” con diferentes hipótesis de ejemplo sobre el formulario Recursos-predecesoras descrito anteriormente, en el caso de versiones anteriores a 2010, y en la vista Uso de tareas por ejemplo, para la 2010, insertando eso sí y para este último caso, las columnas Trabajo, Duración, Máxima (unidades de recurso) y Tipo en la tabla a mostrar.
En el apartado de Opciones de la programación de Microsoft  Project figura el parámetro Tipo de tarea por defecto para el proyecto, esto quiere decir que las nuevas tareas que se vayan creando serán de ese tipo, aunque puede cambiarse posteriormente como se ha estado comentando en el artículo. Microsoft Project trae inicialmente el valor en Tipo=Unidades fijas que es lo más habitual cuando los recursos son limitados en el proyecto. Si la cantidad de recursos no es limitante para la mayoría de las tareas, elegiremos Trabajo fijo o Duración fija como por defecto. En este caso de recursos no limitados, seleccionamos Trabajo fijo cuando las tareas se estiman por ejemplo, en base a las horas/recurso que son necesarias para completar la tarea. Finalmente elegimos Duración fija, en proyectos en los que la duración de las tareas e incluso las fechas nos vienen impuestas.
Utilizar y gestionar el Tipo de tarea no es un aspecto habitualmente relevante en la gestión de proyectos con Microsoft Project. Tiene sentido únicamente si hay recursos asignados a la tarea y además queremos hacer ajustes y simulaciones específicas. Por lo tanto, aun siendo uno de los aspectos más sofisticados de la programación con la herramienta Ms Project su uso no suele ser intensivo.
Algunos usuarios suponen que el concepto Condicionada por el esfuerzo, que se puede consultar en otro artículo ya publicado en este foro va necesariamente unido al Tipo de tarea, pero esto no es así. El tratamiento de cada uno de estos dos parámetros se pueden y deben dar de forma independiente.
Resumiendo, si Vd. planifica con recursos asignados a las tareas, en función del Tipo de tarea elegido, podrá ordenarle a Microsoft Project que calcule: A) la cantidad de recursos necesarios (Unidades) para hacer una cantidad de horas de Trabajo en un tiempo determinado (Duración), como es el caso de Tipo Trabajo fijo ó Duración fija, o B) que calcule la Duración de una tarea cuando se asignan unos recursos concretos (Unidades) que deben hacer un número de horas específicas (Trabajo), como es el caso de Tipo Unidades fijas ó Trabajo fijo, o C) como es muy  habitual calcule el Trabajo de una tarea con un número específico de recursos asignados (Unidades) trabajando durante un tiempo (Duración), como es el caso de Tipo de tarea de Unidades fijas o Duración fija.

Saludos

02 noviembre 2011

Tareas Resumidas en Microsoft Project


Vídeo explicativo a continuación, sobre cómo mostrar subtareas secuenciales (enlazadas fin-comienzo) en una única barra de Gantt - Resumida, similar a como se ve en la imagen superior.


Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y aumentar su resolución a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.

Saludos.

16 octubre 2011

Campos personalizados en los Informes visuales de Microsoft Project


Buenos días Ignacio ( tardes para ti),

quisiera me ayudaras con el siguiente punto.

Estoy creando un Informe visual para exportar un proyecto a Excel, me interesa pasar las tareas, tiempo, costo y dos campos personalizados que utilizo para clasificar las tareas .... Cuando sigo el procedimiento. ..me crea el archivo Excel sin problemas , sin embargo no logro ver mis campos de texto en la lista de campos ( o sencillamente no los exporta).

Gracias de antemano
Saludos
Domingo desde Venezuela


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Domingo ,

una vez hayas agregado los campos personalizados al Informe visual de Microsoft Project, desde la hoja Excel generada sitúate sobre el nombre de alguna tarea, haz clic con el botón derecho del ratón y elige la opción “Mostrar propiedades en informe  del menú desplegable que se muestra. Finalmente marca los campos de la lista que desees añadir al informe, entre los que deben estar tus campos personalizados, como se muestra en la imagen del ejemplo.

Un saludo

 

12 octubre 2011

Múltiples Líneas de base en Microsoft Project

Estimado Ignacio,

Agradeceré me orientes en la siguiente consulta:

Cuando en un proyecto inicial, se le hace su línea base y con la ejecución del proyecto te das cuenta que no terminarás en las fechas estimadas por demoras y otros inconvenientes, y vas cambiando las fecha de finalización digamos en tres ocasiones, es decir si las tareas x y z culminan en una primera revisión el 28 oct y el 01 Nov se genera una segunda línea base, en una segunda revisión culminan el 19 de Nov y 15 de Nov se genera otra línea base y en tercera revisión culminan el 5 Dic y el 10 Dic se crea otra nueva línea base, de qué manera puedo contrastar los diferentes desfases que tuvieron con respecto a la línea inicial o base.

¿Cuál sería el procedimiento para cambiar la fecha de fin en cada revisión que haga? ¿cuál sería la forma de comparar los tres cambios que hubo con respecto a la inicial?

Gracias...

Jorge

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Jorge

Microsoft Project permite dentro de un mismo proyecto crear hasta 11 Líneas de base y 10 Planes provisionales más que tendrían una función similar a las líneas de base.

En la versión 2010 las fotos que se pueden ir  creando en cada momento de la vida del proyecto como imágenes del plan actual, se realizan a través de la ficha Proyecto/ grupo Programación/ opción Establecer línea base…,  para los usuarios de Microsoft Project 2007 y anteriores  Menú/ Herramientas/ Seguimiento/ Establecer línea de base… Una vez en el cuadro podemos elegir que se establezca una copia del plan actual en cualquiera de las líneas de base que se muestran en la lista, aunque hay que tener en cuenta que los campos que por defecto mostrará Project en relación al previsto: Inicio previsto, Fin previsto, Duración prevista, Variación de comienzo, Variación de fin, Trabajo previsto, Costo previsto, etc. se refieren específicamente a los valores que adopta Ms Project de la Línea de base principal, es decir la primera de la lista. Por cierto, las variaciones son campos calculados por Project entre el plan actual y la Línea de base principal.

Existe una vista ya diseñada en la que se muestran 3 de las líneas de base en el mismo diagrama de Gantt (principal, 1 y 2), es la vista de tareas denominada Gantt de varias líneas base y coincide con la mostrada en la imagen superior. En la versión 2010 se encuentra pulsando ficha Tarea/ grupo Ver/  Más vistas… en 2007 y anteriores Menú/ Ver/ Más vistas…  Debido a las limitaciones del diseño de barras sería complicado intentar mostrar más de 3 líneas de base en el mismo diagrama sin superponerse gráficamente.

Esta vista se puede editar una vez cargada en ficha Formato/ grupo Estilos de barra/ opción Formato/ Estilos de barra… si usa la versión 2010 y en Menú/ Formato/ Estilos de barra en la versión 2007 y anteriores.

Por último y a nivel cuantitativo, podemos  mostrar una tabla como la denominada Variación que se muestra en la imagen superior. Se carga eligiendo ficha Vista/ grupo Datos/ opción Tablas/ Variación… si usas Ms Project 2010 o Menú/ Ver/ Tabla/ Más tablas/ Variación..para versión de Project 2007 y anteriores, e incluso añadir insertando los campos Comienzo y Fin de línea de base 1, 2 , 3,…etc., así como insertar campos personalizados que incluyan fórmulas para calcular variaciones del plan actual con la línea de base en cuestión. Por ejemplo, Variación de comienzo LB1 (Línea de base 1) = Comienzo línea de base 1 – Comienzo (plan actual), igual con LB2, LB3,…

Espero te resulte útil.

Saludos

05 octubre 2011

Descargar Microsoft Project 2010 y SP1


Si deseas descargar Microsoft Project Profesional 2010 para probarlo, puedes hacerlo desde la siguiente página de Microsoft/Technet:
http://technet.microsoft.com/es-es/evalcenter/ee404758.aspx

Dispones de 60 días de prueba y requiere registrarse, pero es ciertamente sencillo.
Recomiendo a cualquier usuario que tengan instalado Microsoft Project 2010 se descargue el software de actualización y mejoras Service Pack 1 (SP1) en la siguiente dirección:

http://support.microsoft.com/kb/2460052/es

Dado que se muestran 2 versiones SP1, una para Microsoft Project 2010 de 32 bits y otra para 64 bits, puedes comprobar cuál es la que corresponde a tu instalación de Microsoft Project 2010 en Ayuda/ Acerca de Microsoft Project / Versión.

Nota.- Una manera de conocer el tipo de procesador / Sistema operativo de 32 bits o 64 bits (x86) de tu máquina, es consultando en Panel de control / Sistema/ Tipo de sistema. Un sistema de 64 bits puede ejecutar aplicaciones de 32 bits o a veces llamadas versión (x86) en referencia a los antiguos procesadores, no así a la inversa, la de 32 no puede ejecutar de 64. Evidentemente si se dispone de un procesador de 64 bits es recomendable una versión del programa también de 64 para alcanzar un rendimiento de proceso superior, especialmente con grandes proyectos de muchas tareas.

Un saludo

02 octubre 2011

Nombramiento MVP de Microsoft® 2011


Quiero agradecer a Microsoft y al conjunto de usuarios e interesados en este foro el nuevo nombramiento MVP de Microsoft®  2011 con el que me acaba de galardonar y  “que premia la contribución realizada en las comunidades técnicas en el área de Project a lo largo del pasado año”. Os animo una vez más a participar con vuestras consultas y comentarios en relación a esta gran herramienta de gestión de proyectos que es Microsoft Project. Desde el deseo de poder ayudarte, contesto prácticamente  a todas las preguntas que me hacéis llegar a mi dirección Ignacio.mvp@microsoftproject.es, aunque doy publicidad en el foro solamente a aquellas que considero de interés general y que supongan una cierta concreción en la respuesta.  Sin duda este blog se ha convertido en el más consultado en el mundo en lengua española sobre Microsoft Project. Se que hay algunos temas que habéis planteado y que los tengo en la reserva a la espera de darle un tratamiento más didáctico, ya que van más allá de una mera respuesta. Me refiero a aspectos que trata Microsoft Project  como la gestión de costes, tipos de tareas, recursos materiales, seguimiento de proyectos, fórmulas personalizadas y macros, gestión del portfolio, etc. Ojalá que en esta nueva etapa podamos compartir y profundizar en el conocimiento de estos temas y de otros muchos para el bien de esta comunidad abierta de usuarios de Microsoft Project.
Un saludo y gracias de nuevo por vuestra participación

23 septiembre 2011

Modificación automática del campo Duración en Microsoft Project


Buenos días,

habitualmente en los concursos de obra piden justificar las duraciones de las actividades a partir de los rendimientos de los equipos, además aplicamos otros coeficientes penalizadores o de seguridad por inclemencias meteorológicas, por dificultades especiales o simplemente como márgenes de seguridad.

Habitualmente opto por realizar los cálculos en un Excel y luego esas duraciones copiarlas en el Gantt, presentando los 2 archivos o formatos. He estado intentando unificarlo a base de insertar columnas con campos personalizados, y aunque llego a una columna que me calcula la duración, no se cómo hacer que el diagrama tome ese valor, ya que desconozco cómo modificar la fórmula o el campo de duración que tiene el proyect por defecto, por lo que al final tengo que copiar la columna que me calcula en la columna de duraciones, por lo que no resuelvo nada.

¿Se puede modificar el valor que toma Project de duración a través de una fórmula?

Gracias

Elva

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Elva,

lo siento pero la respuesta es no.

Los campos calculados por Project no se pueden definir por el usuario mediante fórmula. En el caso de la Duración, también es un campo que recalcula Project, pero se permite su edición manual. Aprovechando esta opción se podría crear una macro (programita) que pasara los valores al campo Duración, pero en principio se debería de pulsar el botón de esa macro cada vez que se hiciera un cambio de los datos iniciales del usuario.

Otra forma más sencilla pero frágil y delicada es hacer una Copia de los valores y luego un Pegado especial con vínculo. Esto que aparentemente es muy útil, requiere mucha atención del usuario, pues si insertamos, eliminamos o borramos una tarea o una celda con vínculo, se desvincula el resto de las tareas y hay que volver a pegar todas otra vez (?) al menos en la versión 2010. También hay que evitar el pegado en las tareas de resumen, ocultándolas temporalmente por ejemplo cuando se vaya a pegar. Finalmente, también hay que considerar que posterior al pegado, el valor que prevalecerá en el campo, Duración por ejemplo, será el que recalcule Project si incluimos algún cambio en los valores de la tarea propios de Project, como por ejemplo aumentar el número de recursos en una tarea condicionada por el esfuerzo.

Nota.- La fórmula empleada en el ejemplo de la imagen superior, que incluye un redondeo para el campo Númer4 (Días estimados) es la siguiente:  Round(([Número1]/[Número2])*[Número3])

Nota.- El pegado especial con vínculo (vínculo dinámico OLE) es una opción común entre todos los programas de Microsoft Office

Un saludo

20 septiembre 2011

¿Por qué aparecen decimales en las duraciones de Microsoft Project?


¿ Por qué aparecen fracciones de días, ejemplo( 6,35 días ) en el resumen de tarea principal a pesar que asigno días completos, ejemplo ( 2 días ) a las sub-tareas ?

Gracias.

Manuel Ramírez

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Manuel

Puede haber múltiples razones.

- Puede ser por un enlace con posposición, por ejemplo Comienzo a Comienzo entre la Tarea A y la Tarea B con una posposición del 50% y claro si en este caso la predecesora tiene una duración en días impar quizás puede generar decimales a su tarea de resumen si es que existe y no hay más subtareas en ese subgrupo. Ver ejemplo en la imagen superior.

- También puede ser directamente porque alguna tarea no comience o finalice a la misma hora de comienzo o fin de la jornada que tiene el calendario del proyecto.

- Project calcula la duración en días de una tarea como el número de horas existentes entre dos fechas (Comienzo y Fin) contado en el calendario del proyecto (ó de la tarea si existiera) y dividido por el número de Horas por día definido en las Opciones. Por ejemplo, si el calendario del proyecto tiene definida una jornada de L a V de 9h a 19h con dos horas de parada (8h/d), siendo las 9h la hora de comienzo del proyecto y de la Tarea C, estando esta última estimada en 6d de duración y  por  alguna razón comenzando a las 13h, la duración en la tarea resumen del proyecto del ejemplo de la imagen superior aparece como 6,5d, ya que empezó a la mitad del primer día y acabará el séptimo día también a la mitad, para completar sus 6d.

Puedes comprobar las fechas y horas de comienzo y fin de tus tareas cambiando el formato a dd/mm/aa hh:mm en Opciones.

También puedes mirar el artículo de este foro 5 pasos para evitar sorpresas

P.D.- Si el usuario modifica la opción Horas por día en Archivo > Opciones > Programación, después de haber introducido la Duración de las tareas, es habitual que ocasione por parte de Project la aparición de decimales y la modificación automática de las duraciones, debido al ajuste que se requiere ante ese nuevo parámetro. Así por ejemplo si inicialmente se estima una tarea de 1 día de duración con 8 horas por día, al cambiar en Opciones a 9 horas por día la Duración pasa a ser de 0,89 días (8h/9h.p.d).

Importante: Introduzca las Duraciones de las tareas después de configurar la jornada en el Calendario laboral (Proyecto > Propiedades > Cambiar tiempo de trabajo) y las Opciones de calendario (Archivo > Opciones > Programación). Si introdujo las Duraciones antes de configurar y se muestran distintas a como las escribió, vuelva a introducir las. Duraciones. Asegúrese de que todas las tareas de resumen están en modo Programación automática (insertar columna Modo tarea).

Un saludo

13 septiembre 2011

Número de esquema y Tareas de resumen en Microsoft Project 2010


Hola, cuando buscas algunas opciones de Project 2007 en Project 2010 no siempre es fácil encontrarlas, y a menudo el usuario cree que se han descartado. Las interesantes opciones "Número de esquema", "Mostrar tareas de resumen" y "Mostrar tarea resumen del proyecto" se encuentran en la cinta de opciones: Ficha Formato / Grupo Mostrar u ocultar tal como se indica en la imagen superior.

Me cuesta trabajar en Project sin tener marcada la opción "Mostrar tarea resumen del proyecto", esta es la forma de tener siempre a la vista los datos fundamentales del proyecto, Comienzo, Fin, Duración, Costo,... y ver como va cambiando al modificarse los datos de cualquier tarea. Para algunos usuarios que desconocían su existencia ya no tendrán que crear esa supertarea resumen al comienzo del proyecto para ver estos resultados, ni ir a las engorrosas Estadísticas que figuran en la ficha de Información del proyecto.

Finalmente, utilizo el truco de desactivar momentáneamente las Tareas de resumen cuando quiero llevarme a Excel por ejemplo datos de tareas y no de cabeceras con Copiar y Pegar, esto me facilita operaciones como totalizaciones.

Un saludo

03 septiembre 2011

Análisis del Valor Acumulado (VA) o Valor Ganado (VG) o Earned Value (EV) con Microsoft Project


El análisis del valor acumulado es un método para medir el rendimiento del proyecto.
En este artículo se incluye un ejemplo sencillo que espero ayude a interpretar el conjunto de campos incluidos en Microsoft Project sobre este método. Además se muestra en paralelo el proceso de cálculo llevado a una hoja Excel, junto a una gráfica de Curvas S de las 3 variables principales. Para completar la ficha Resumen de usuario que se adjunta, he incluido los acrónimos o abreviaturas más comunes y su equivalencia en inglés. Te animo a que calcules los diferentes campos y compruebes los resultados del fichero resuelto de Project que incluye además una Tabla personalizada denominada Valor Acumulado – VA con todos los campos ordenados del VA, puedes descargarla más abajo junto al de Excel. El caso de ejemplo es el siguiente,

Línea de Base o Planificación inicial:
1.       La Tarea A se estima en 5 días seguidos de duración, de Lunes a Viernes, considerando el día de 8h de trabajo.

2.       Se asigna Juan a la Tarea A con una dedicación de 8h/día (100%). La tasa de Juan es de 20€/h.

La realidad de lo que pasó hasta el Jueves incluido fue la siguiente:
3.       Juan trabajó 8h el Lunes pero no pudo asistir el Martes y el Miércoles por estar enfermo, incorporándose el  Jueves con normalidad.

4.       El trabajo de 8h  del miércoles lo realizó Rosa, cuya Tasa es de 25€/h


 Descargas:
                FichaValor Acumulado  - Earned Value png

               LibroInforme Valor Acumulado  xls

               Diagrama Curvas Sdel Valor Acumulado jpg

               Proyecto EjemploValor Acumulado – VA mpp


El análisis del Valor Acumulado (VA) o Valor Ganado o  Earned Value (EV)
Indica la cantidad del presupuesto que debería haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado (trabajo real) hasta el momento (fecha de estado)  y el costo previsto de las tareas cuyo origen como es sabido puede provenir de:  un costo fijo y una asignación de recursos en base a su precio hora o unidad material.

N.- Ms Project no considera en el cálculo del Valor Acumulado los costes de asignación de recursos del tipo coste.

El análisis del valor acumulado  se centra en tres valores principales:
 
-          El costo presupuestado de las tareas individuales tal y como se programan en el plan del proyecto, en función de los costos de los recursos tipo trabajo o materiales asignados, más cualquier costo fijo asociado con las tareas. Esto se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Programado (CPTP) también llamado Valor Programado (VP). El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida. Los valores de costos presupuestados se almacenan en los campos de líneas de base o, si ha guardado varias líneas de base, en los campos Línea de base 1 hasta Línea de base 10, aunque los cálculos de Project se hacen con los valores de la Línea de Base principal.
-          El costo real incurrido para completar todas o parte de las tareas, hasta la fecha de estado. Se trata del Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR) también denominado AC del inglés Actual Cost. Por regla general, Microsoft Project establece una correlación entre los costos reales y el trabajo real.
-          El valor del trabajo realizado hasta la fecha de estado, expresado en términos monetarios. Realmente es el Valor Acumulado  o VA del trabajo realizado y se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR), hay quien lo denomina Valor Ganado, Valor Alcanzado, Valor Satisfecho o Earned Value (EV). Este valor se calcula para cada tarea, pero se analiza en un nivel agregado (normalmente en el nivel de proyecto).
El análisis del valor acumulado siempre es específico de la fecha de estado elegida, que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual.

El método ayuda a tener una idea a nivel de proyecto de: I) el trabajo o esfuerzo realizado en relación al que se debería llevar a una fecha de estado II) el coste real gastado y su comparación con el que se debería llevar para los trabajos realizados  y III) se podría extrapolar de forma aproximada el coste del proyecto a su finalización (CEF) en base a lo ejecutado
Existen 3 tablas en Microsoft Project relacionadas con el Valor Acumulado que se pueden consultar a través del Menú / Vista/ Datos/ Tablas/ Más tablas y son:
-          Valor acumulado
-          Indicadores de costo del valor acumulado
-          Indicadores de programación del valor acumulado
Aunque en el archivo adjunto : Proyecto Ejemplo Valor Acumulado – VA.mpp figura la  tabla personalizada de tareas denominada “Valor Acumulado – VA que incluye ¡todos los campos anteriores en un solo cuadro!
Resumiendo, el planificador debe tener claro algunas premisas en relación al análisis VA con Microsoft Project, como se describe a continuación:
-          La estimación inicial del trabajo para la realización de cada tarea se considera invariable durante el ciclo de vida del proyecto.
-          Si la estimación inicial del trabajo varía, se debe establecer una nueva Línea de Base o plan previsto para recoger dichos valores.
-          Igualmente ocurriría con la aparición de cambios de tasa de recurso, costo por uso de recurso y costo fijo de tarea, o cualquier otro costo,  que afecten al trabajo restante, es decir posterior a la fecha de estado. Especial influencia tendrían sobre los indicadores  CPF (Costo Previsto al Final o Coste Previsto Total), IRPC (Índice de Rendimiento para Completar), CEF (Costo Estimado a la Finalización) y VAF (Variación al Finalizar).

-           El método VA en Project requiere asignar a las tareas al menos un recurso trabajo o/y material o/y un costo fijo.


-          El recurso del tipo costo se ignora en el cálculo VA de Project y no se refleja en los valores CPTP, CPTR y CRTR...aunque sí en el Costo total de la tarea de la asignación.

-         Evidentemente hay que crear la Línea de base antes de introducir los datos de seguimiento.

-         Si se asigna costo fijo a la tarea hay que esperar a su finalización (100% completada) para poder introducir un costo real distinto al calculado (costo fijo total al finalizar)

-         Si se quiere dar el avance a la fecha de estado en base a la producción física, y que Project calcule el CPTR en lugar de por las horas de trabajo %completado, hay que introducirlo en el campo % físico completado a insertar en la tabla si no estuviera.

-            Para que Project active el cálculo de CPTR con el %físico completado en lugar de con %completado hay que habilitar en Archivo/Opciones/Avanzado...Método predeterminado del valor acumulado de tarea. Esto afectará a las nuevas tareas, pero a las que ya estuvieran creadas no las afectará y se debe cambiar también en la Ficha avanzado de información de la tarea.
Y esto es todo por ahora en cuanto al análisis del Valor Acumulado con Microsoft Project 
Un saludo

10 agosto 2011

Exportar diagrama Gantt de Project a Excel

¿Cómo puedo hacer para exportar el diagrama de Gantt de Ms Project a Excel?

Respuesta [Ignacio Martín]:

En Project 2010 podemos pegar como imagen la vista que esté activa con Menú Ficha Tarea/ Portapapeles/ Copiar/ Copiar imagen, en 2007 Menú/ Informe/ Copiar imagen. Lo que se ve es lo que se copia, un WYSIWYG en el argot informático (What You See Is What You Get). Lógicamente si sólo se quiere exportar el nombre de la tarea y el Gantt, hay que eliminar previamente en Project las columnas sobrantes de la tabla.
Elegir Para pantalla - Filas seleccionadas si se quieren más de las que se ven en pantalla, pero claro seleccionándolas previamente; Escala temporal - Como se ve en pantalla o eligiendo el Intervalo de fechas si queremos recortar o centrar el diagrama.
Finalmente pegamos en Excel y adaptamos opcionalmente la altura de las filas  y el ancho de columnas si queremos una cuadrícula similar.

Nota: esta exportación se puede hacer igual para cualquier otro programa de Office, Word, PowerPoint,etc.

Espero te resulte útil.

29 julio 2011

Fórmula para Calcular % Completado Previsto a una Fecha y ¡Cambios de Nombre de Campos en Project 2010!


Buenos Días.

Estoy tratando de utilizar la fórmula siguiente:

Str(IIf([Fin de línea base]<=[Fecha de estado],100,IIf([Comienzo de línea base]>[Fecha de estado],0,Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo de línea base],[Fecha de estado],"Calendario 1"))/[Duración])))))) & "%"

con algunos datos diferente a los que en un foro definiste, me ha servido mucho, pero no sé por qué ahora cuando ingreso a la fórmula me envía un error que dice “La fórmula contiene un error de sintaxis o una referencia a un nombre de campo o función desconocidos.”, y no puedo hacerle ningún cambio. La fórmula me calcula cuando hago cambios, pero me doy cuenta que cuando hago el seguimiento y varía la duración el porcentaje que calcula es en base a esa duración y no a la duración de la línea base, por lo tanto me envía un error en el porcentaje donde a veces me sube al 100%.

¿Sabrías la razón por la cual me envía este mensaje de error?

¿Cómo podría solucionarlo?

Saludos
Johanny

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Johanny,

antes de nada comentar que la denominación de algunos campos de Project 2010 y 2013 han cambiado respecto a versiones anteriores, por lo que tablas, fórmulas, macros, etc. diseñadas para versiones anteriores de Project 2010 y que incluyen alguno de esos campos, puede dar error. De manera recíproca, si fueron diseñadas para 2010, pueden dar error en Project 2007.

En concreto:

Antes de Project 2010       Project 2010
---------------------------      -----------------------------
Duración prevista           Duración de línea base
Comienzo previsto          Comienzo de línea base
Fin previsto                     Fin de línea base

También es distinto el separador dentro de una fórmula personalizada,

Antes de Project 2010       Project 2010
---------------------------      -----------------------------
 ;  (punto y coma)               ,  (coma)

Respecto a tu consulta de error y optimización de la fórmula para calcular el % completado del plan previsto o Línea de base a una Fecha de estado, incluida en un campo personalizado de Texto de tarea, siendo la que originalmente me envías la siguiente:

Str(IIf([Fin de línea base]<=[Fecha de estado],100,IIf([Comienzo de línea base]>[Fecha de estado],0,Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo de línea base],[Fecha de estado],"Calendario 1"))/[Duración])))))) & "%"

debes considerar y revisar estos puntos,

1. ¿Existe el “Calendario 1” en el proyecto al que se hace referencia en la fórmula?, de lo contrario se muestra #ERROR en el resultado, y si no crearlo o cambiarlo por otro, el del proyecto es el “Estándar”. Si no se pone nada (borrar “;Calendario...” en la fórmula), la función (ProjDateDiff) usa el calendario asignado al proyecto (por defecto Estándar).

2. En la fórmula, para calcular el % completado previsto de una tarea a la fecha de estado (último condicionante de los tres que considera la fórmula) aparece el campo “Duración”, pero como tu bien apuntas, lo correcto es hacer referencia a la “Duración prevista” ó “Duración de línea base” según la versión.

3. Así pues, dependiendo de la versión de Project la fórmula es distinta en lo referente a los campos Comienzo, Fin y Duración prevista, y los separadores entre campos, estando correctas las siguientes:

Anterior Project 2010 (2007, 2003, 2002, 2000):

Str(IIf([Fin previsto]<=[Fecha de estado],100,IIf([Comienzo previsto]>[Fecha de estado],0,Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo previsto],[Fecha de estado],"Calendario 1"))/[Duración prevista])))))) & "%"

Project 2010:

Str(IIf([Fin de línea base]<=[Fecha de estado];100;IIf([Comienzo de línea base]>[Fecha de estado];0;Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo de línea base];[Fecha de estado];"Calendario 1"))/[Duración de línea base])))))) & "%"

Project 2013:

IIf(ProjDateValue("NOD")=[Comienzo previsto];"";Str(IIf([Fin de línea base]<=[Fecha de estado];100;IIf([Comienzo previsto]>[Fecha de estado];0;Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo previsto];[Fecha de estado]))/[Duración de línea base])))))) & "%")

Nota.- En esta última fórmula para la versión de Project 2013 se ha incluido la condición de que el campo % completado vacío se muestre en blanco si no existe valor en el campo Comienzo de línea base, que por cierto, sorprendentemente y quizás por un error en esta versión 2013 ¡aparece como Comienzo previsto! y no como Comienzo de línea base!

4. Podría ocurrir un error debido a una función desconocida cuando el ordenador no tiene instalado los complementos Visual Basic para Aplicaciones de Office. En este caso la función Round incluida en las fórmulas es desconocida para Ms Project y dará un error. Como alternativa se podría sustituir por la función Int (integer o parte entera) que si reconoce Project, aunque asumiendo un pequeño error de truncamiento en la parte decimal.

Importante.- Como he comentado en otras ocasiones, estas fórmulas que calculan el avance previsto o % completado de la línea de base a una fecha de estado, son aproximaciones que pueden no coincidir con los valores esperados cuando por ejemplo los calendarios de los recursos asignados si los hubiera, no coinciden con el calendario del proyecto y sus jornadas de trabajo, o la línea de base se estableció sobre tareas divididas, discontinuas o interrumpidas, y quizás en algún otro caso relativamente infrecuente.

Nota.- Al abrir un proyecto 2007 o anterior con campos personalizados y fórmulas, en Project 2010 y 2013, estos últimos lo convierten automáticamente a sus nuevas características, sin necesidad de editarlo, no así a la inversa de 2010 o 2013 a 2007, en cuyo caso Project 2007 no podrá siquiera abrir el archivo 2010 o 2013.

Espero haberte ayudado,

un saludo.

27 julio 2011

Parada y Ajuste de Obra

Hola,

estoy en una obra en construcción cuyo inicio fué el 4 de abril, el cronograma esta montado pero apenas va siendo revisado por el ing. residente; el asunto es que la la obra fue paralizada por organismos públicos durante varias semanas. El ing va a revisar duraciones y prelaciones del cronograma para ver si hay cambios. El asunto es que de no haber cambios y de mantener oficialmente la fecha de inicio del proyecto al 4 de abril, serian muchas las partidas retrasadas. si se llega a tomar en cuenta el lapso de paralización ¿hay alguna manera de reflejar eso en Project o hay que reprogramar a partir del reinicio?. El otro problema es que si no se puede variar la fecha fin del proyecto  ¿qué puedo hacer?.

Gracias nuevamente.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Jose Francisco:

Lo primero es que puedes crear opcionalmente una línea de base o plan inicial antes de actualizar el proyecto, que es una copia del plan programado (como una foto), y que sirve para comparar variaciones entre previsto y programado actualmente, después de introducidos los datos reales de ejecución. Esto se hace con Menú/ Proyecto/ Programación/ Establecer línea de base en la versión 2010 o Menú/ Herramientas/ Seguimiento/ Establecer Línea de base, en versiones anteriores. En la vista Gantt de seguimiento se muestra las barras del Plan previsto o Línea de base y en paralelo para cada tarea las del plan programado actualmente.

Una manera recomendable y sencilla de incluir el tiempo de parada del proyecto es modificar su Calendario incluyendo esos días no laborables. De esta forma quedará una sombra en el Gantt por detrás de las tareas que indicará los días no trabajados. Además se desplazará automáticamente todas las tareas que no han podido hacerse, a partir del último día no laborable, manteniendo la lógica de precedencias existente. El Calendario se modifica creando un período de excepciones (días no laborables) en Menú/ Proyecto/ Propiedades/ Cambiar tiempo de trabajo en la versión 2010 o Cambiar Calendario laboral en las versiones anteriores.

Las posibilidades que propone Project para acortar el plazo de un proyecto son prácticamente las mismas que las que se nos pueden ocurrir en la vida real, con la ventaja de que al disponer de una herramienta informática podemos comprobar de manera inmediata el impacto que tendría cada una de las hipótesis en el proyecto. Lo ideal es que el usuario sea buen conocedor de la herramienta y de las buenas prácticas, de manera que por ejemplo su proyecto reflejara el camino crítico, es decir, el conjunto de tareas que están interviniendo en la duración del proyecto, y que normalmente ¡son sólo algunas! Para ello, principalmente hay que tener una correcta red de precedencias y ausencia de fechas delimitadas o restrictivas, error muy corriente por escribir las fechas programadas de las tareas en lugar de dejar que calcule Project. Otra cuestión importante es considerar la disponibilidad de los recursos. Dicho esto, para acortar el plazo se trataría de ir reduciendo la duración del camino crítico (tareas críticas) hasta nuestro objetivo:

- Incluyendo más recursos (rendimiento) en tareas del camino crítico de tipo esfuerzo, equivalente a reducir su duración.

- Revisar los enlaces entre tareas del camino crítico, por si pudieran solaparse y empezar o terminar antes.

- Trabajar en días no laborables, convirtiéndolos en el calendario del proyecto o recurso, para aquellos días en que están programadas tareas del camino crítico.

- Desagregar tareas que puedan liberar recursos para ser usados en otras tareas del camino crítico, o simplemente para que empiecen antes sus sucesoras.

...y como no, dejar de hacer algún trabajo, eliminar del proyecto...aunque esto suele ser más difícil en la realidad.

Espero haberte ayudado,

un saludo

08 julio 2011

Zoom del Gantt Manteniendo la Escala Temporal en días


Hola Ignacio, como siempre mi gratitud a la ayuda que nos presta, quería trasmitirle dos consultas del software MSProject.

Primero: ¿Es posible modificar el ZOOM en la vista Diagrama de Gantt sin que la Escala Temporal se modifique?., le ejemplifico, esta es una vista con la escala temporal a dos niveles (días – meses),

 pero yo quisiera poder ahora aumentar el tamaño del esquema desde project, para verlo como le muestro a continuación, pero que no me varíe la escala temporal. ¿Es posible?


Segundo: ¿Sería posible que un día Microsoft nos permita migrar el formato de una vista a otra, así mismo como nos permite migrar las personalizaciones de un proyecto a otro usando la herramienta Organizador?, es que resulta muy incómodo dar formato a una vista y después hacer lo mismo en otra. Quizás exista la vía y yo no la he encontrado, le agradecería si así fuera me dijera cómo lograrlo.

Siempre agradecida por su atención

Delma

Respuesta [Ignacio Martín]:
Hola Delma

Primero: al aplicar el Zoom de Acercar(+) y Alejar (-) sólo se consigue aumentar o reducir la escala de la Fase Temporal. Podrías aumentar el tamaño de la fuente de la Escala Temporal y conseguirías aumentar la imagen manteniendo la escala de días, en Menú / Formato /  Estilos de texto / Cambiar Escala Temporal...

Adicionalmente puedes cambiar el ancho de la Escala modificando el campo Tamaño que aparece al editar la Escala Temporal: doble clic sobre la zona gris de la Escala Temporal en el Gantt o Menú / Formato / Escala temporal.


Finalmente es posible ampliar el grosor de las barras del Gantt con: Menú / Formato / Diseño / Alto de barras..., como creo ya estás aplicando en tu ejemplo.

Nota: para hacer lo anterior más operativo, se podría copiar la Vista inicial (sin aumento) y modificarla con las opciones descritas, de manera que se llamaría a una vista u otra en función del tamaño deseado. Tanto la nueva vista de ampliación como el conjunto de opciones también se podrían incluir en una macro asociada a un nuevo botón en la barra de herramientas.

Segundo: No conozco otra forma de migrar las personalizaciones de una vista que la de Copiarla previamente con otro nombre, y a partir de ella continuar con la entrada de la información, como me imagino ya conoces, a traves de Menú/ Ver/ Más vistas... Copiar...

Espero haberte ayudado.
Un saludo

07 julio 2011

Imprimir un Calendario con los Festivos del Recurso

Estimado Sr :

Estoy trabajando con MS Project 2010 Professional y tengo asignadas una serie de excepciones en el calendario laboral de cada uno de los recursos que intervienen en mi proyecto. En estas excepciones se plasman los periodos vacacionales de cada recurso. En el proyecto intervienen una serie de jefes de equipo que no tienen MS Project 2010 instalado en sus ordenadores, pero necesitan conocer estos periodos vacacionales. He estado intentando buscar algún Visor de Project libre pero los que he encontrado no muestran las excepciones de calendario. Otra opción sería exportar estás excepciones a un Excel y que los jefes de equipo puedan consultar esta Excel, pero no veo manera de exportar esta información. ¿Me puedes dar alguna orientación para resolver este problema?

Gracias

Nacho de la Mora

Miembro PMI
Gerente Proyectos

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola tocayo,

en el siguiente video se muestra como sacar calendarios de festivos recursos, espero te ayude.



Si no se ve el video puedes intentarlo a través de este enlace:

http://www.youtube.com/watch?v=LtnLlHTZFKI&feature=player_embedded