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08 noviembre 2011

Tipo de tarea en Microsoft Project

La siguiente explicación sobre Tipo de tarea es válida para cualquier versión de Microsoft Project, aunque en Ms Project 2010 ha variado ligeramente la presentación de la información, tal como se indicó en el artículo anterior de este foro Consulta: Tareas con Trabajo Fijo en Microsoft Project 2010. 

Para comprender el significado del campo Tipo en Microsoft Project, basta con analizar las diferentes situaciones que se pueden dar cuando el usuario modifica manualmente alguno de estos 3 campos de tarea: Trabajo, Duración o Unidades asignadas de recurso, y que son las que aparecen en la imagen superior.

El campo Tipo de tarea solo tiene interés y validez cuando hay algún recurso asignado a la tarea, de lo contrario carece de repercusión y utilidad.
La manera habitual de introducir estos datos es en el formulario inferior de la pantalla de una vista cualquiera de tareas como la de Diagrama de Gantt y que es el que se muestra en la imagen anterior para la versión 2010. A través de Menú/ ventana/ Dividir pantalla, en versiones anteriores a 2010 accedemos a este formulario, y con Ficha Vista/ Grupo Vista en dos paneles/  Detalles/ Formularios de tarea en el caso de que estemos utilizando 2010. Para asegurarnos que el formulario a mostrar sea el denominado Recursos y Predecesoras, pulsaremos el botón derecho del ratón sobre alguna zona neutra del formulario que acabamos de desplegar. Cuando terminemos, podemos ocultar de nuevo el formulario con Menú/ Ventana/Anular división o quitando la marca Detalles en la Cinta de opciones para versión 2010.
Aceptando que la fórmula general para calcular las horas de trabajo de los recursos asignados de una tarea, es el producto de los días de duración de la tarea por las horas/día que dedican los recursos asignados, Microsoft Project propone que elijamos uno de los 3 campos (Trabajo, Duración ó Unidades de recurso) como fijo, para que cuando modifiquemos manual y opcionalmente uno de los dos campos restantes de la fórmula, sepa cuál es el que tiene que calcular para mantener la igualdad de la estimación inicial que introdujimos la última vez.
En el cuadro de más arriba se muestra las 6 situaciones que se pueden dar al modificar alguno de los 3 campos en función del que dejamos como Fijo.
IMPORTANTE.- Se recomienda que cada vez que se haga un cambio manual en algún campo del formulario, se pulse a continuación la tecla Aceptar en esa misma ventana inferior, ya que introducir varios cambios sin Aceptar de por medio, puede llevar a resultados inesperados en los cálculos de Microsoft Project.
Así pues, recomiendo “cacharrear” con diferentes hipótesis de ejemplo sobre el formulario Recursos-predecesoras descrito anteriormente, en el caso de versiones anteriores a 2010, y en la vista Uso de tareas por ejemplo, para la 2010, insertando eso sí y para este último caso, las columnas Trabajo, Duración, Máxima (unidades de recurso) y Tipo en la tabla a mostrar.
En el apartado de Opciones de la programación de Microsoft  Project figura el parámetro Tipo de tarea por defecto para el proyecto, esto quiere decir que las nuevas tareas que se vayan creando serán de ese tipo, aunque puede cambiarse posteriormente como se ha estado comentando en el artículo. Microsoft Project trae inicialmente el valor en Tipo=Unidades fijas que es lo más habitual cuando los recursos son limitados en el proyecto. Si la cantidad de recursos no es limitante para la mayoría de las tareas, elegiremos Trabajo fijo o Duración fija como por defecto. En este caso de recursos no limitados, seleccionamos Trabajo fijo cuando las tareas se estiman por ejemplo, en base a las horas/recurso que son necesarias para completar la tarea. Finalmente elegimos Duración fija, en proyectos en los que la duración de las tareas e incluso las fechas nos vienen impuestas.
Utilizar y gestionar el Tipo de tarea no es un aspecto habitualmente relevante en la gestión de proyectos con Microsoft Project. Tiene sentido únicamente si hay recursos asignados a la tarea y además queremos hacer ajustes y simulaciones específicas. Por lo tanto, aun siendo uno de los aspectos más sofisticados de la programación con la herramienta Ms Project su uso no suele ser intensivo.
Algunos usuarios suponen que el concepto Condicionada por el esfuerzo, que se puede consultar en otro artículo ya publicado en este foro va necesariamente unido al Tipo de tarea, pero esto no es así. El tratamiento de cada uno de estos dos parámetros se pueden y deben dar de forma independiente.
Resumiendo, si Vd. planifica con recursos asignados a las tareas, en función del Tipo de tarea elegido, podrá ordenarle a Microsoft Project que calcule: A) la cantidad de recursos necesarios (Unidades) para hacer una cantidad de horas de Trabajo en un tiempo determinado (Duración), como es el caso de Tipo Trabajo fijo ó Duración fija, o B) que calcule la Duración de una tarea cuando se asignan unos recursos concretos (Unidades) que deben hacer un número de horas específicas (Trabajo), como es el caso de Tipo Unidades fijas ó Trabajo fijo, o C) como es muy  habitual calcule el Trabajo de una tarea con un número específico de recursos asignados (Unidades) trabajando durante un tiempo (Duración), como es el caso de Tipo de tarea de Unidades fijas o Duración fija.

Saludos

02 noviembre 2011

Tareas Resumidas en Microsoft Project


Vídeo explicativo a continuación, sobre cómo mostrar subtareas secuenciales (enlazadas fin-comienzo) en una única barra de Gantt - Resumida, similar a como se ve en la imagen superior.


Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y aumentar su resolución a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.

Saludos.