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29 julio 2011

Fórmula para Calcular % Completado Previsto a una Fecha y ¡Cambios de Nombre de Campos en Project 2010!


Buenos Días.

Estoy tratando de utilizar la fórmula siguiente:

Str(IIf([Fin de línea base]<=[Fecha de estado],100,IIf([Comienzo de línea base]>[Fecha de estado],0,Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo de línea base],[Fecha de estado],"Calendario 1"))/[Duración])))))) & "%"

con algunos datos diferente a los que en un foro definiste, me ha servido mucho, pero no sé por qué ahora cuando ingreso a la fórmula me envía un error que dice “La fórmula contiene un error de sintaxis o una referencia a un nombre de campo o función desconocidos.”, y no puedo hacerle ningún cambio. La fórmula me calcula cuando hago cambios, pero me doy cuenta que cuando hago el seguimiento y varía la duración el porcentaje que calcula es en base a esa duración y no a la duración de la línea base, por lo tanto me envía un error en el porcentaje donde a veces me sube al 100%.

¿Sabrías la razón por la cual me envía este mensaje de error?

¿Cómo podría solucionarlo?

Saludos
Johanny

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Johanny,

antes de nada comentar que la denominación de algunos campos de Project 2010 y 2013 han cambiado respecto a versiones anteriores, por lo que tablas, fórmulas, macros, etc. diseñadas para versiones anteriores de Project 2010 y que incluyen alguno de esos campos, puede dar error. De manera recíproca, si fueron diseñadas para 2010, pueden dar error en Project 2007.

En concreto:

Antes de Project 2010       Project 2010
---------------------------      -----------------------------
Duración prevista           Duración de línea base
Comienzo previsto          Comienzo de línea base
Fin previsto                     Fin de línea base

También es distinto el separador dentro de una fórmula personalizada,

Antes de Project 2010       Project 2010
---------------------------      -----------------------------
 ;  (punto y coma)               ,  (coma)

Respecto a tu consulta de error y optimización de la fórmula para calcular el % completado del plan previsto o Línea de base a una Fecha de estado, incluida en un campo personalizado de Texto de tarea, siendo la que originalmente me envías la siguiente:

Str(IIf([Fin de línea base]<=[Fecha de estado],100,IIf([Comienzo de línea base]>[Fecha de estado],0,Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo de línea base],[Fecha de estado],"Calendario 1"))/[Duración])))))) & "%"

debes considerar y revisar estos puntos,

1. ¿Existe el “Calendario 1” en el proyecto al que se hace referencia en la fórmula?, de lo contrario se muestra #ERROR en el resultado, y si no crearlo o cambiarlo por otro, el del proyecto es el “Estándar”. Si no se pone nada (borrar “;Calendario...” en la fórmula), la función (ProjDateDiff) usa el calendario asignado al proyecto (por defecto Estándar).

2. En la fórmula, para calcular el % completado previsto de una tarea a la fecha de estado (último condicionante de los tres que considera la fórmula) aparece el campo “Duración”, pero como tu bien apuntas, lo correcto es hacer referencia a la “Duración prevista” ó “Duración de línea base” según la versión.

3. Así pues, dependiendo de la versión de Project la fórmula es distinta en lo referente a los campos Comienzo, Fin y Duración prevista, y los separadores entre campos, estando correctas las siguientes:

Anterior Project 2010 (2007, 2003, 2002, 2000):

Str(IIf([Fin previsto]<=[Fecha de estado],100,IIf([Comienzo previsto]>[Fecha de estado],0,Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo previsto],[Fecha de estado],"Calendario 1"))/[Duración prevista])))))) & "%"

Project 2010:

Str(IIf([Fin de línea base]<=[Fecha de estado];100;IIf([Comienzo de línea base]>[Fecha de estado];0;Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo de línea base];[Fecha de estado];"Calendario 1"))/[Duración de línea base])))))) & "%"

Project 2013:

IIf(ProjDateValue("NOD")=[Comienzo previsto];"";Str(IIf([Fin de línea base]<=[Fecha de estado];100;IIf([Comienzo previsto]>[Fecha de estado];0;Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo previsto];[Fecha de estado]))/[Duración de línea base])))))) & "%")

Nota.- En esta última fórmula para la versión de Project 2013 se ha incluido la condición de que el campo % completado vacío se muestre en blanco si no existe valor en el campo Comienzo de línea base, que por cierto, sorprendentemente y quizás por un error en esta versión 2013 ¡aparece como Comienzo previsto! y no como Comienzo de línea base!

4. Podría ocurrir un error debido a una función desconocida cuando el ordenador no tiene instalado los complementos Visual Basic para Aplicaciones de Office. En este caso la función Round incluida en las fórmulas es desconocida para Ms Project y dará un error. Como alternativa se podría sustituir por la función Int (integer o parte entera) que si reconoce Project, aunque asumiendo un pequeño error de truncamiento en la parte decimal.

Importante.- Como he comentado en otras ocasiones, estas fórmulas que calculan el avance previsto o % completado de la línea de base a una fecha de estado, son aproximaciones que pueden no coincidir con los valores esperados cuando por ejemplo los calendarios de los recursos asignados si los hubiera, no coinciden con el calendario del proyecto y sus jornadas de trabajo, o la línea de base se estableció sobre tareas divididas, discontinuas o interrumpidas, y quizás en algún otro caso relativamente infrecuente.

Nota.- Al abrir un proyecto 2007 o anterior con campos personalizados y fórmulas, en Project 2010 y 2013, estos últimos lo convierten automáticamente a sus nuevas características, sin necesidad de editarlo, no así a la inversa de 2010 o 2013 a 2007, en cuyo caso Project 2007 no podrá siquiera abrir el archivo 2010 o 2013.

Espero haberte ayudado,

un saludo.

27 julio 2011

Parada y Ajuste de Obra

Hola,

estoy en una obra en construcción cuyo inicio fué el 4 de abril, el cronograma esta montado pero apenas va siendo revisado por el ing. residente; el asunto es que la la obra fue paralizada por organismos públicos durante varias semanas. El ing va a revisar duraciones y prelaciones del cronograma para ver si hay cambios. El asunto es que de no haber cambios y de mantener oficialmente la fecha de inicio del proyecto al 4 de abril, serian muchas las partidas retrasadas. si se llega a tomar en cuenta el lapso de paralización ¿hay alguna manera de reflejar eso en Project o hay que reprogramar a partir del reinicio?. El otro problema es que si no se puede variar la fecha fin del proyecto  ¿qué puedo hacer?.

Gracias nuevamente.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Jose Francisco:

Lo primero es que puedes crear opcionalmente una línea de base o plan inicial antes de actualizar el proyecto, que es una copia del plan programado (como una foto), y que sirve para comparar variaciones entre previsto y programado actualmente, después de introducidos los datos reales de ejecución. Esto se hace con Menú/ Proyecto/ Programación/ Establecer línea de base en la versión 2010 o Menú/ Herramientas/ Seguimiento/ Establecer Línea de base, en versiones anteriores. En la vista Gantt de seguimiento se muestra las barras del Plan previsto o Línea de base y en paralelo para cada tarea las del plan programado actualmente.

Una manera recomendable y sencilla de incluir el tiempo de parada del proyecto es modificar su Calendario incluyendo esos días no laborables. De esta forma quedará una sombra en el Gantt por detrás de las tareas que indicará los días no trabajados. Además se desplazará automáticamente todas las tareas que no han podido hacerse, a partir del último día no laborable, manteniendo la lógica de precedencias existente. El Calendario se modifica creando un período de excepciones (días no laborables) en Menú/ Proyecto/ Propiedades/ Cambiar tiempo de trabajo en la versión 2010 o Cambiar Calendario laboral en las versiones anteriores.

Las posibilidades que propone Project para acortar el plazo de un proyecto son prácticamente las mismas que las que se nos pueden ocurrir en la vida real, con la ventaja de que al disponer de una herramienta informática podemos comprobar de manera inmediata el impacto que tendría cada una de las hipótesis en el proyecto. Lo ideal es que el usuario sea buen conocedor de la herramienta y de las buenas prácticas, de manera que por ejemplo su proyecto reflejara el camino crítico, es decir, el conjunto de tareas que están interviniendo en la duración del proyecto, y que normalmente ¡son sólo algunas! Para ello, principalmente hay que tener una correcta red de precedencias y ausencia de fechas delimitadas o restrictivas, error muy corriente por escribir las fechas programadas de las tareas en lugar de dejar que calcule Project. Otra cuestión importante es considerar la disponibilidad de los recursos. Dicho esto, para acortar el plazo se trataría de ir reduciendo la duración del camino crítico (tareas críticas) hasta nuestro objetivo:

- Incluyendo más recursos (rendimiento) en tareas del camino crítico de tipo esfuerzo, equivalente a reducir su duración.

- Revisar los enlaces entre tareas del camino crítico, por si pudieran solaparse y empezar o terminar antes.

- Trabajar en días no laborables, convirtiéndolos en el calendario del proyecto o recurso, para aquellos días en que están programadas tareas del camino crítico.

- Desagregar tareas que puedan liberar recursos para ser usados en otras tareas del camino crítico, o simplemente para que empiecen antes sus sucesoras.

...y como no, dejar de hacer algún trabajo, eliminar del proyecto...aunque esto suele ser más difícil en la realidad.

Espero haberte ayudado,

un saludo

08 julio 2011

Zoom del Gantt Manteniendo la Escala Temporal en días


Hola Ignacio, como siempre mi gratitud a la ayuda que nos presta, quería trasmitirle dos consultas del software MSProject.

Primero: ¿Es posible modificar el ZOOM en la vista Diagrama de Gantt sin que la Escala Temporal se modifique?., le ejemplifico, esta es una vista con la escala temporal a dos niveles (días – meses),

 pero yo quisiera poder ahora aumentar el tamaño del esquema desde project, para verlo como le muestro a continuación, pero que no me varíe la escala temporal. ¿Es posible?


Segundo: ¿Sería posible que un día Microsoft nos permita migrar el formato de una vista a otra, así mismo como nos permite migrar las personalizaciones de un proyecto a otro usando la herramienta Organizador?, es que resulta muy incómodo dar formato a una vista y después hacer lo mismo en otra. Quizás exista la vía y yo no la he encontrado, le agradecería si así fuera me dijera cómo lograrlo.

Siempre agradecida por su atención

Delma

Respuesta [Ignacio Martín]:
Hola Delma

Primero: al aplicar el Zoom de Acercar(+) y Alejar (-) sólo se consigue aumentar o reducir la escala de la Fase Temporal. Podrías aumentar el tamaño de la fuente de la Escala Temporal y conseguirías aumentar la imagen manteniendo la escala de días, en Menú / Formato /  Estilos de texto / Cambiar Escala Temporal...

Adicionalmente puedes cambiar el ancho de la Escala modificando el campo Tamaño que aparece al editar la Escala Temporal: doble clic sobre la zona gris de la Escala Temporal en el Gantt o Menú / Formato / Escala temporal.


Finalmente es posible ampliar el grosor de las barras del Gantt con: Menú / Formato / Diseño / Alto de barras..., como creo ya estás aplicando en tu ejemplo.

Nota: para hacer lo anterior más operativo, se podría copiar la Vista inicial (sin aumento) y modificarla con las opciones descritas, de manera que se llamaría a una vista u otra en función del tamaño deseado. Tanto la nueva vista de ampliación como el conjunto de opciones también se podrían incluir en una macro asociada a un nuevo botón en la barra de herramientas.

Segundo: No conozco otra forma de migrar las personalizaciones de una vista que la de Copiarla previamente con otro nombre, y a partir de ella continuar con la entrada de la información, como me imagino ya conoces, a traves de Menú/ Ver/ Más vistas... Copiar...

Espero haberte ayudado.
Un saludo

07 julio 2011

Imprimir un Calendario con los Festivos del Recurso

Estimado Sr :

Estoy trabajando con MS Project 2010 Professional y tengo asignadas una serie de excepciones en el calendario laboral de cada uno de los recursos que intervienen en mi proyecto. En estas excepciones se plasman los periodos vacacionales de cada recurso. En el proyecto intervienen una serie de jefes de equipo que no tienen MS Project 2010 instalado en sus ordenadores, pero necesitan conocer estos periodos vacacionales. He estado intentando buscar algún Visor de Project libre pero los que he encontrado no muestran las excepciones de calendario. Otra opción sería exportar estás excepciones a un Excel y que los jefes de equipo puedan consultar esta Excel, pero no veo manera de exportar esta información. ¿Me puedes dar alguna orientación para resolver este problema?

Gracias

Nacho de la Mora

Miembro PMI
Gerente Proyectos

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola tocayo,

en el siguiente video se muestra como sacar calendarios de festivos recursos, espero te ayude.



Si no se ve el video puedes intentarlo a través de este enlace:

http://www.youtube.com/watch?v=LtnLlHTZFKI&feature=player_embedded

06 julio 2011

Dudas reprogramación

Buen día.
Encontre su pagina en la red, debido a que estoy tratando de consultar como hacer una reprogramación de un programa de trabajo y me tome la molestia de escribir para solicitar su ayuda.
Estoy controlando un proyecto el cual ya tiene un desfase en programación del 42%, me están pidiendo hacer una reporgramacion.
¿Esto se debe hacer sobre la línea base o sobre una versión anterior a la definición de la línea base?
¿Que lineamientos me recomienda debo seguir para hacer la reprogramación?

Quedo muy agradecido si me puede ayudar
Cordialmente,

Ing. Carlos Eduardo Rivera
Bogotá (Colombia)


Respuesta [Ignacio Martín]:
Hola Carlos,

no es una cuestión simple de explicar de manera breve lo que estás planteando. Primero habría que conocer como está realizada esa programación, si es “dinámica”, como digo yo, es decir si cumple con las buenas prácticas del uso de la herramienta: incluye dependencias entre tareas, no existen fechas obligadas o delimitadas más que las realmente necesarias, se le ha hecho un seguimiento al proyecto y sus tareas introduciendo las fechas de comienzo y fin real y % completado,...fundamentalmente. Si esto fuera así, todo es más fácil y explicable. Existirá un camino crítico calculado por Project que nos informará de por donde se puede acortar plazo hasta llegar al objetivo buscado. Se podrá “reprogramar el trabajo no realizado a la fecha de estado o control después de esa fecha de estado”, y los adelantos o retrasos de una tarea adelantarán o empujarán automáticamente al resto que tenga vinculadas. La línea de base poco importa para este fin, simplemente es una copia/foto de nuestra programación tomada antes de “despegar”, para que al final del período de revisión/actualización/ejecución... podamos ver lo que nos hemos desviado respecto a ella, para bien o para mal. Puede haber una línea de base inicial, o se puede volver a crear reemplazando la existente, o manteniendo varias con distintos nombres a lo largo del ciclo del proyecto, podríamos decir que no es necesario que exista, solo para análisis de variaciones.

Nota.- Puedes consultar también el post "Reprogramación" en este mismo FORO DE PROJECT.

Un saludo