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25 mayo 2012

Personalizar la Cinta de opciones (Ribbon) de Microsoft Project 2010

Estimado Ignacio,

desde hace algún tiempo desarrollo macros que me permiten automatizar ciertos procedimientos de mi quehacer diario; sin embargo no consigo que los mismos estén disponibles en la cinta de opciones "Ribbon" de Project 2010 así como en cualquier archivo de Project que sea abierto. En un video subido recientemente (Seguimiento de un proyecto Formulas e Indicadores Gráficos) me percaté que lo conseguiste, mi inquietud es ¿como podría hacer lo mismo?

De antemano le agradezco la atención prestada.
 

Andrés Vera
Ing. Civil



Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Andrés, en el video siguiente se explica cómo personalizar la Cinta de opciones (Ribbon) y la Barra de herramientas de acceso rápido en Microsoft Project 2010. Espero te sea de utilidad. Duración aproximada 6 minutos.


Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.


Saludos
Ignacio MVP

15 mayo 2012

Semáforos en Microsoft Project


Estimado, el otro día me ayudo con una consulta de fechas y lo mencionado por usted me resulto muy bien. Ahora quiero aplicar semáforos en una consulta de fechas igual, los he podido realizar en base a números es decir cantidades mayor que o igual que y con ello despliego el semáforo con el color correspondiente. Pero con el tema de las fechas se me complica, por ejemplo le cuento lo que necesito:

Tengo una Fecha2 y necesito saber de acuerdo al dia actual los dias que faltan para llegar a esa Fecha2, por ejemplo :

Fecha2=25.05.2012 
Fecha Actual del dia = 10.05.2012, entonces estoy a 15 dias de la fecha Fecha2 y quiero que cuando este a 6 dias de la fecha colocar semaforo amarillo, si es menos de 4 dias semaforo rojo y cualquier cantidad de dias antes de los 6 dis, semaforo verde, me entiende?

He averiguado y me dicen que lo puedo hacer con minutos, pero no logro definir como hacer la formula consultando esto. Crees que me puedas ayudar para ver como hacerlo.

Desde ya muchas gracias  
Ali B.C.


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Ali

En el ejemplo que se muestra en la imagen superior se ha insertado una columna del campo numérico personalizable Número4 (podía ser cualquier otro de los disponibles) que muestra unos semáforos de colores en función de la proximidad de la Fecha de finalización de la tarea a la Fecha actual que tenga el ordenador en cada momento. Para su realización se ha seguido los siguientes pasos:

1. Insertar la columna Número4 en la posición deseada de una tabla de tareas, como por ejemplo la de Entrada. Para insertar este campo numérico personalizable por el usuario: botón secundario del ratón sobre el título de fondo gris de la columna de la tabla que quedará a la derecha del nuevo campo, y a continuación elegir Insertar columna del menú contextual, seleccionando el campo Número4 por ejemplo en este caso.

2. Botón secundario del ratón sobre el título de la nueva columna Número4 y elegir del menú contextual: Campos personalizados. Cambiar el nombre a Próximo a finalizar, por ejemplo, para que se muestre con ese título en cualquier tabla de tareas.


3. Introducir la fórmula: [Fin]-[Fecha actual]
aceptando los mensajes y aplicándola también opcionalmente a las Filas de resumen de grupo y tarea.



4.En Indicadores gráficos del formulario anterior de campos personalizados Número4, introducir los siguientes Criterios y por este orden:

- Menor o igual que 4 (en rojo)
- Menor o igual que 6 (en naranja)
- Mayor que 6 (en verde)

tal como se muestra en la imagen siguiente


Importante: Ms Project aplica los criterios de la lista para cada fila de tareas empezando por el de más abajo y terminando por el de más arriba.

Nota.- Se puede marcar la opción que Las filas de resumen hereden los criterios de las filas que no son de resumen, si queremos que también se muestren semáforos en las cabeceras o tareas de resumen.


Y esto es todo.

Saludos,

07 mayo 2012

Seguimiento de un proyecto, fórmulas e indicadores gráficos de retraso en Microsoft Project


Estimado Ignacio,

necesito implementar una formula con el siguiente requerimiento:

- Cuando un proyecto tiene un retraso menor al 25%  en verde.
- Cuando un proyecto tiene un retraso entre 25% y 35% en amarillo.
- Cuando un proyecto tiene un retraso mayor a 35% en rojo.

Me puedes ayudar en realizar la formula por favor... recién estoy empezando a utilizar el Project.

Muchas Gracias
Felix J. Huachaca


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Félix,  antes de nada permíteme recordar que al menos en Microsoft Project podemos encontrar 6 ámbitos significativos relacionados con el Retraso de un proyecto

  • Retraso en la Duración (días completados de la tarea)
  • Retraso en la fecha de Comienzo
  • Retraso en la fecha de Fin 
  • Retraso en el Trabajo (horas de recurso  completadas)
  • Retraso en el consumo del Presupuesto (costo completado)
  • Retraso en la producción de unidades Físicas (medición ejecutada, no gestionada en MsProject)


Lógicamente el concepto retraso requiere una comparación, que en Microsoft Project es entre lo Actual vs lo Previsto (línea de base) a una Fecha de estado o actualización.

En el siguiente vídeo se describe como incluir un Indicador gráfico en una tabla que muestre un color distinto en base al retraso de la fecha de fin actual del proyecto y sus tareas, respecto a la prevista de la línea de base. Además se explica de manera breve el proceso de seguimiento aplicado previamente al proyecto en cuestión.

En este video :

Parte primera: Seguimiento

  1. Creación de la Línea de base o plan previsto
  2. Configurar las Vistas para el Seguimiento
  3. Tarea Resumen del proyecto
  4. Gantt de seguimiento
  5. Barra Línea de base Resumen del proyecto
  6. Cuadrícula de la Fecha de estado
  7. Introducir los Datos reales
  8. Reprogramar el Trabajo retrasado

Parte segunda: Indicadores gráficos de retraso
  • Creación de Fórmulas
  • Creación de Indicadores gráficos

Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.

Un saludo