¡Bienvenido! al foro de consultas y comentarios de Ms Project

Envía a imartin@epmconsultores.com o a través de mi perfil tus consultas sobre Microsoft Project, Professional, Server, etc ... o bien añade respuestas y comentarios a los temas ya publicados. Ignacio Martín
http://www.epmconsultores.com/cursomicrosoftproject2013.html
http://www.epmconsultores.com/cursomsproject2013.html
http://www.epmconsultores.com/cursodeproject.html

03 septiembre 2011

Análisis del Valor Acumulado (VA) o Valor Ganado (VG) o Earned Value (EV) con Microsoft Project


El análisis del valor acumulado es un método para medir el rendimiento del proyecto.
En este artículo se incluye un ejemplo sencillo que espero ayude a interpretar el conjunto de campos incluidos en Microsoft Project sobre este método. Además se muestra en paralelo el proceso de cálculo llevado a una hoja Excel, junto a una gráfica de Curvas S de las 3 variables principales. Para completar la ficha Resumen de usuario que se adjunta, he incluido los acrónimos o abreviaturas más comunes y su equivalencia en inglés. Te animo a que calcules los diferentes campos y compruebes los resultados del fichero resuelto de Project que incluye además una Tabla personalizada denominada Valor Acumulado – VA con todos los campos ordenados del VA, puedes descargarla más abajo junto al de Excel. El caso de ejemplo es el siguiente,

Línea de Base o Planificación inicial:
1.       La Tarea A se estima en 5 días seguidos de duración, de Lunes a Viernes, considerando el día de 8h de trabajo.

2.       Se asigna Juan a la Tarea A con una dedicación de 8h/día (100%). La tasa de Juan es de 20€/h.

La realidad de lo que pasó hasta el Jueves incluido fue la siguiente:
3.       Juan trabajó 8h el Lunes pero no pudo asistir el Martes y el Miércoles por estar enfermo, incorporándose el  Jueves con normalidad.

4.       El trabajo de 8h  del miércoles lo realizó Rosa, cuya Tasa es de 25€/h


 Descargas:
                FichaValor Acumulado  - Earned Value png

               LibroInforme Valor Acumulado  xls

               Diagrama Curvas Sdel Valor Acumulado jpg

               Proyecto EjemploValor Acumulado – VA mpp


El análisis del Valor Acumulado (VA) o Valor Ganado o  Earned Value (EV)
Indica la cantidad del presupuesto que debería haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado (trabajo real) hasta el momento (fecha de estado)  y el costo previsto de las tareas cuyo origen como es sabido puede provenir de:  un costo fijo y una asignación de recursos en base a su precio hora o unidad material.

N.- Ms Project no considera en el cálculo del Valor Acumulado los costes de asignación de recursos del tipo coste.

El análisis del valor acumulado  se centra en tres valores principales:
 
-          El costo presupuestado de las tareas individuales tal y como se programan en el plan del proyecto, en función de los costos de los recursos tipo trabajo o materiales asignados, más cualquier costo fijo asociado con las tareas. Esto se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Programado (CPTP) también llamado Valor Programado (VP). El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida. Los valores de costos presupuestados se almacenan en los campos de líneas de base o, si ha guardado varias líneas de base, en los campos Línea de base 1 hasta Línea de base 10, aunque los cálculos de Project se hacen con los valores de la Línea de Base principal.
-          El costo real incurrido para completar todas o parte de las tareas, hasta la fecha de estado. Se trata del Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR) también denominado AC del inglés Actual Cost. Por regla general, Microsoft Project establece una correlación entre los costos reales y el trabajo real.
-          El valor del trabajo realizado hasta la fecha de estado, expresado en términos monetarios. Realmente es el Valor Acumulado  o VA del trabajo realizado y se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR), hay quien lo denomina Valor Ganado, Valor Alcanzado, Valor Satisfecho o Earned Value (EV). Este valor se calcula para cada tarea, pero se analiza en un nivel agregado (normalmente en el nivel de proyecto).
El análisis del valor acumulado siempre es específico de la fecha de estado elegida, que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual.

El método ayuda a tener una idea a nivel de proyecto de: I) el trabajo o esfuerzo realizado en relación al que se debería llevar a una fecha de estado II) el coste real gastado y su comparación con el que se debería llevar para los trabajos realizados  y III) se podría extrapolar de forma aproximada el coste del proyecto a su finalización (CEF) en base a lo ejecutado
Existen 3 tablas en Microsoft Project relacionadas con el Valor Acumulado que se pueden consultar a través del Menú / Vista/ Datos/ Tablas/ Más tablas y son:
-          Valor acumulado
-          Indicadores de costo del valor acumulado
-          Indicadores de programación del valor acumulado
Aunque en el archivo adjunto : Proyecto Ejemplo Valor Acumulado – VA.mpp figura la  tabla personalizada de tareas denominada “Valor Acumulado – VA que incluye ¡todos los campos anteriores en un solo cuadro!
Resumiendo, el planificador debe tener claro algunas premisas en relación al análisis VA con Microsoft Project, como se describe a continuación:
-          La estimación inicial del trabajo para la realización de cada tarea se considera invariable durante el ciclo de vida del proyecto.
-          Si la estimación inicial del trabajo varía, se debe establecer una nueva Línea de Base o plan previsto para recoger dichos valores.
-          Igualmente ocurriría con la aparición de cambios de tasa de recurso, costo por uso de recurso y costo fijo de tarea, o cualquier otro costo,  que afecten al trabajo restante, es decir posterior a la fecha de estado. Especial influencia tendrían sobre los indicadores  CPF (Costo Previsto al Final o Coste Previsto Total), IRPC (Índice de Rendimiento para Completar), CEF (Costo Estimado a la Finalización) y VAF (Variación al Finalizar).

-           El método VA en Project requiere asignar a las tareas al menos un recurso trabajo o/y material o/y un costo fijo.


-          El recurso del tipo costo se ignora en el cálculo VA de Project y no se refleja en los valores CPTP, CPTR y CRTR...aunque sí en el Costo total de la tarea de la asignación.

-         Evidentemente hay que crear la Línea de base antes de introducir los datos de seguimiento.

-         Si se asigna costo fijo a la tarea hay que esperar a su finalización (100% completada) para poder introducir un costo real distinto al calculado (costo fijo total al finalizar)

-         Si se quiere dar el avance a la fecha de estado en base a la producción física, y que Project calcule el CPTR en lugar de por las horas de trabajo %completado, hay que introducirlo en el campo % físico completado a insertar en la tabla si no estuviera.

-            Para que Project active el cálculo de CPTR con el %físico completado en lugar de con %completado hay que habilitar en Archivo/Opciones/Avanzado...Método predeterminado del valor acumulado de tarea. Esto afectará a las nuevas tareas, pero a las que ya estuvieran creadas no las afectará y se debe cambiar también en la Ficha avanzado de información de la tarea.
Y esto es todo por ahora en cuanto al análisis del Valor Acumulado con Microsoft Project 
Un saludo