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03 septiembre 2011

Análisis del Valor Acumulado (VA) o Valor Ganado (VG) o Earned Value (EV) con Microsoft Project


El análisis del valor acumulado es un método para medir el rendimiento del proyecto.
En este artículo se incluye un ejemplo sencillo que espero ayude a interpretar el conjunto de campos incluidos en Microsoft Project sobre este método. Además se muestra en paralelo el proceso de cálculo llevado a una hoja Excel, junto a una gráfica de Curvas S de las 3 variables principales. Para completar la ficha Resumen de usuario que se adjunta, he incluido los acrónimos o abreviaturas más comunes y su equivalencia en inglés. Te animo a que calcules los diferentes campos y compruebes los resultados del fichero resuelto de Project que incluye además una Tabla personalizada denominada Valor Acumulado – VA con todos los campos ordenados del VA, puedes descargarla más abajo junto al de Excel. El caso de ejemplo es el siguiente,

Línea de Base o Planificación inicial:
1.       La Tarea A se estima en 5 días seguidos de duración, de Lunes a Viernes, considerando el día de 8h de trabajo.

2.       Se asigna Juan a la Tarea A con una dedicación de 8h/día (100%). La tasa de Juan es de 20€/h.

La realidad de lo que pasó hasta el Jueves incluido fue la siguiente:
3.       Juan trabajó 8h el Lunes pero no pudo asistir el Martes y el Miércoles por estar enfermo, incorporándose el  Jueves con normalidad.

4.       El trabajo de 8h  del miércoles lo realizó Rosa, cuya Tasa es de 25€/h


 Descargas:
                FichaValor Acumulado  - Earned Value png

               LibroInforme Valor Acumulado  xls

               Diagrama Curvas Sdel Valor Acumulado jpg

               Proyecto EjemploValor Acumulado – VA mpp


El análisis del Valor Acumulado (VA) o Valor Ganado o  Earned Value (EV)
Indica la cantidad del presupuesto que debería haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado (trabajo real) hasta el momento (fecha de estado)  y el costo previsto de las tareas cuyo origen como es sabido puede provenir de:  un costo fijo y una asignación de recursos en base a su precio hora o unidad material.

N.- Ms Project no considera en el cálculo del Valor Acumulado los costes de asignación de recursos del tipo coste.

El análisis del valor acumulado  se centra en tres valores principales:
 
-          El costo presupuestado de las tareas individuales tal y como se programan en el plan del proyecto, en función de los costos de los recursos tipo trabajo o materiales asignados, más cualquier costo fijo asociado con las tareas. Esto se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Programado (CPTP) también llamado Valor Programado (VP). El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida. Los valores de costos presupuestados se almacenan en los campos de líneas de base o, si ha guardado varias líneas de base, en los campos Línea de base 1 hasta Línea de base 10, aunque los cálculos de Project se hacen con los valores de la Línea de Base principal.
-          El costo real incurrido para completar todas o parte de las tareas, hasta la fecha de estado. Se trata del Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR) también denominado AC del inglés Actual Cost. Por regla general, Microsoft Project establece una correlación entre los costos reales y el trabajo real.
-          El valor del trabajo realizado hasta la fecha de estado, expresado en términos monetarios. Realmente es el Valor Acumulado  o VA del trabajo realizado y se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR), hay quien lo denomina Valor Ganado, Valor Alcanzado, Valor Satisfecho o Earned Value (EV). Este valor se calcula para cada tarea, pero se analiza en un nivel agregado (normalmente en el nivel de proyecto).
El análisis del valor acumulado siempre es específico de la fecha de estado elegida, que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual.

El método ayuda a tener una idea a nivel de proyecto de: I) el trabajo o esfuerzo realizado en relación al que se debería llevar a una fecha de estado II) el coste real gastado y su comparación con el que se debería llevar para los trabajos realizados  y III) se podría extrapolar de forma aproximada el coste del proyecto a su finalización (CEF) en base a lo ejecutado
Existen 3 tablas en Microsoft Project relacionadas con el Valor Acumulado que se pueden consultar a través del Menú / Vista/ Datos/ Tablas/ Más tablas y son:
-          Valor acumulado
-          Indicadores de costo del valor acumulado
-          Indicadores de programación del valor acumulado
Aunque en el archivo adjunto : Proyecto Ejemplo Valor Acumulado – VA.mpp figura la  tabla personalizada de tareas denominada “Valor Acumulado – VA que incluye ¡todos los campos anteriores en un solo cuadro!
Resumiendo, el planificador debe tener claro algunas premisas en relación al análisis VA con Microsoft Project, como se describe a continuación:
-          La estimación inicial del trabajo para la realización de cada tarea se considera invariable durante el ciclo de vida del proyecto.
-          Si la estimación inicial del trabajo varía, se debe establecer una nueva Línea de Base o plan previsto para recoger dichos valores.
-          Igualmente ocurriría con la aparición de cambios de tasa de recurso, costo por uso de recurso y costo fijo de tarea, o cualquier otro costo,  que afecten al trabajo restante, es decir posterior a la fecha de estado. Especial influencia tendrían sobre los indicadores  CPF (Costo Previsto al Final o Coste Previsto Total), IRPC (Índice de Rendimiento para Completar), CEF (Costo Estimado a la Finalización) y VAF (Variación al Finalizar).

-           El método VA en Project requiere asignar a las tareas al menos un recurso trabajo o/y material o/y un costo fijo.


-          El recurso del tipo costo se ignora en el cálculo VA de Project y no se refleja en los valores CPTP, CPTR y CRTR...aunque sí en el Costo total de la tarea de la asignación.

-         Evidentemente hay que crear la Línea de base antes de introducir los datos de seguimiento.

-         Si se asigna costo fijo a la tarea hay que esperar a su finalización (100% completada) para poder introducir un costo real distinto al calculado (costo fijo total al finalizar)

-         Si se quiere dar el avance a la fecha de estado en base a la producción física, y que Project calcule el CPTR en lugar de por las horas de trabajo %completado, hay que introducirlo en el campo % físico completado a insertar en la tabla si no estuviera.

-            Para que Project active el cálculo de CPTR con el %físico completado en lugar de con %completado hay que habilitar en Archivo/Opciones/Avanzado...Método predeterminado del valor acumulado de tarea. Esto afectará a las nuevas tareas, pero a las que ya estuvieran creadas no las afectará y se debe cambiar también en la Ficha avanzado de información de la tarea.
Y esto es todo por ahora en cuanto al análisis del Valor Acumulado con Microsoft Project 
Un saludo

12 comentarios:

  1. Muy útil, quise trabajar con el valor ganado asignando el % físico completado pero al momento de pedir el informe de valor acumulado la curva de "valor acumulado" me sale con un costo inicial muy diferente al del valor planeado y costo actual, pero se supone que al inicio estos tres costos deben indicar lo mismo.

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  2. Ignacio MVP28 octubre, 2011

    Miguel, si quieres envíame tu archivo de ejemplo mpp a mi dirección de correo ignaciomvp@microsoftproject.es y le echo un vistazo.

    Saludos

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  3. Estimado, muchas gracias por la informacion, te molesto con un problema que tengo, el valor CPTP que me muestra Project con cuadra con el valor que espero, en mi caso tengo una tarea de 4 días, con costo diario de 40.000, estoy dejando la fecha de estado al tercer día, por lo cual espero un CPTP de 120.000, pero en Project me sale 115.000, he probado con varios valores, pero nunca me cuadra. Sabes a que se puede deber.

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    1. Hola:

      envíame el archivo si quieres.

      imartin@epmconsultores.com

      Saludos

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  4. Si se tiene una Tarea 1 programada como sigue:
    Costo Mes 1 Mes 2
    Tarea 1 $100 50% 50%

    y en el mes 1 se ejecuta el 90% ¿cuál es su valor ganado en el mes 1: $50 o $90?
    De antemano gracias por su respuesta, nos aclarará mucho.

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  5. Jeinderbrank Arias15 diciembre, 2016

    Cuando Ms Project calcula el valor acumulado de actividades que tiene un progreso mayor al planeado lo hace de manera errada, ya que el considera el valor acumulado solo hasta la fecha de estado. Y el valor acumulado o ganado nunca superará el valor planeado, cosa que es errada. En la vida real de los proyectos, las actividades pueden avanzar más de lo planeado inicialmente, ya que puedes tener una tasa de rendimiento mayor a la estimada.

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    1. Jeinderbrank Arias15 diciembre, 2016

      Para poder lograr calcular el valor ganado mayor al valor planeado, se debe establecer el tipo de seguimiento de las actividades en % Físico Completado

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  6. Buena Tarde, quizá mi comentario no tenga mucho que ver con project, pero usted por su experiencia me podría orientar en relación a las ventajas y desventajas de las metodologías ágiles o tradicionales como saber cual elegir para comenzar el levantamiento y realización de un proyecto?

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    1. Hola.

      Puedes consultar la siguiente entrada del blog de Gestión de Proyectos, donde se comenta estas dos metodologías:

      http://www.gestiondeproyectos.com.es/2017/05/metodologia-de-gestion-de-proyectos_67.html

      (copia y pega el enlace en tu navegador)

      Espero te sirva de ayuda.

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  7. Ignacio, una consulta. Entiendo que el método del valor ganado emplea el dato BAC o el total del presupuesto en la formulación de los indices de desempeño... qué ocurre cuando tengo obras extraordinarias que incrementen mi presupuesto original? debo incorporarlas en el BAC?

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    Respuestas
    1. Hola.

      Dado que las nuevas obras forman parte del proyecto, aunque sea posterior a su comienzo y por tanto a su programación inicial, parece lógico que deba incorporarse a dicha programación en cuanto se tenga conocimiento de su existencia. Adicionalmente y de manea inmediata, también debe de añadirse a la Línea de base existente (no crear una nueva).

      La forma de incluir las nuevas tareas en la Línea de base es seleccionándolas previamente en la lista de tareas, y a continuación en la ficha Proyecto > Programación > Establecer línea base > Establecer línea de base ... Para TAREAS SELECCIONADAS. Además marcaría la opción del cuadro de diálogo ... Para todas las tareas de resumen, con el fin de que también se vea reflejado en los totales, aunque esto es una elección del usuario.

      Saludos.

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  8. Muy buen artículo.
    Tengo una duda al respecto que me ha surgido en mi proyecto.
    En mi caso estoy negociando dos o tres partidas en la cuales tendré que comprar unos equipos y para ello durante la negociación voy a hacer un pago por adelantado, de un 30 0 40 % del valor total. Este equipo llegara 3 meses después porque es importado. En ese trascurso de tiempo hago mi informe de avance de obra en el cual calculo el valor ganado , coste real, variación de cronograma, variación de coste y sus índices.
    Mi duda es que si voy ver el resultado a través de los índices voy a trasmitir que la obra está mal ya que aparece un sobre costo debido al adelantamiento de dinero en la compra y el trabajo no realizado pero en verdad no es un sobre costo ni un atraso en obra.
    Como tengo que valorar esto? Como represento esos costos a la hora de hacer la curva S?
    Me podrías orientar en esta duda que tengo.
    Muchas gracias.

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