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23 septiembre 2011

Modificación automática del campo Duración en Microsoft Project


Buenos días,

habitualmente en los concursos de obra piden justificar las duraciones de las actividades a partir de los rendimientos de los equipos, además aplicamos otros coeficientes penalizadores o de seguridad por inclemencias meteorológicas, por dificultades especiales o simplemente como márgenes de seguridad.

Habitualmente opto por realizar los cálculos en un Excel y luego esas duraciones copiarlas en el Gantt, presentando los 2 archivos o formatos. He estado intentando unificarlo a base de insertar columnas con campos personalizados, y aunque llego a una columna que me calcula la duración, no se cómo hacer que el diagrama tome ese valor, ya que desconozco cómo modificar la fórmula o el campo de duración que tiene el proyect por defecto, por lo que al final tengo que copiar la columna que me calcula en la columna de duraciones, por lo que no resuelvo nada.

¿Se puede modificar el valor que toma Project de duración a través de una fórmula?

Gracias

Elva

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Elva,

lo siento pero la respuesta es no.

Los campos calculados por Project no se pueden definir por el usuario mediante fórmula. En el caso de la Duración, también es un campo que recalcula Project, pero se permite su edición manual. Aprovechando esta opción se podría crear una macro (programita) que pasara los valores al campo Duración, pero en principio se debería de pulsar el botón de esa macro cada vez que se hiciera un cambio de los datos iniciales del usuario.

Otra forma más sencilla pero frágil y delicada es hacer una Copia de los valores y luego un Pegado especial con vínculo. Esto que aparentemente es muy útil, requiere mucha atención del usuario, pues si insertamos, eliminamos o borramos una tarea o una celda con vínculo, se desvincula el resto de las tareas y hay que volver a pegar todas otra vez (?) al menos en la versión 2010. También hay que evitar el pegado en las tareas de resumen, ocultándolas temporalmente por ejemplo cuando se vaya a pegar. Finalmente, también hay que considerar que posterior al pegado, el valor que prevalecerá en el campo, Duración por ejemplo, será el que recalcule Project si incluimos algún cambio en los valores de la tarea propios de Project, como por ejemplo aumentar el número de recursos en una tarea condicionada por el esfuerzo.

Nota.- La fórmula empleada en el ejemplo de la imagen superior, que incluye un redondeo para el campo Númer4 (Días estimados) es la siguiente:  Round(([Número1]/[Número2])*[Número3])

Nota.- El pegado especial con vínculo (vínculo dinámico OLE) es una opción común entre todos los programas de Microsoft Office

Un saludo