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07 mayo 2012

Seguimiento de un proyecto, fórmulas e indicadores gráficos de retraso en Microsoft Project


Estimado Ignacio,

necesito implementar una formula con el siguiente requerimiento:

- Cuando un proyecto tiene un retraso menor al 25%  en verde.
- Cuando un proyecto tiene un retraso entre 25% y 35% en amarillo.
- Cuando un proyecto tiene un retraso mayor a 35% en rojo.

Me puedes ayudar en realizar la formula por favor... recién estoy empezando a utilizar el Project.

Muchas Gracias
Felix J. Huachaca


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Félix,  antes de nada permíteme recordar que al menos en Microsoft Project podemos encontrar 6 ámbitos significativos relacionados con el Retraso de un proyecto

  • Retraso en la Duración (días completados de la tarea)
  • Retraso en la fecha de Comienzo
  • Retraso en la fecha de Fin 
  • Retraso en el Trabajo (horas de recurso  completadas)
  • Retraso en el consumo del Presupuesto (costo completado)
  • Retraso en la producción de unidades Físicas (medición ejecutada, no gestionada en MsProject)


Lógicamente el concepto retraso requiere una comparación, que en Microsoft Project es entre lo Actual vs lo Previsto (línea de base) a una Fecha de estado o actualización.

En el siguiente vídeo se describe como incluir un Indicador gráfico en una tabla que muestre un color distinto en base al retraso de la fecha de fin actual del proyecto y sus tareas, respecto a la prevista de la línea de base. Además se explica de manera breve el proceso de seguimiento aplicado previamente al proyecto en cuestión.

En este video :

Parte primera: Seguimiento

  1. Creación de la Línea de base o plan previsto
  2. Configurar las Vistas para el Seguimiento
  3. Tarea Resumen del proyecto
  4. Gantt de seguimiento
  5. Barra Línea de base Resumen del proyecto
  6. Cuadrícula de la Fecha de estado
  7. Introducir los Datos reales
  8. Reprogramar el Trabajo retrasado

Parte segunda: Indicadores gráficos de retraso
  • Creación de Fórmulas
  • Creación de Indicadores gráficos

Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.

Un saludo

19 comentarios:

  1. Hola, con respecto a esta respuesta, se me presenta el caso de una tarea adelantada, cómo puedo actualizar la fecha de término de la tarea si según mi %completado, llevo más de lo previsto y mi tarea debería terminar antes.

    Toso el proceso de reprogramar el trabajo restante no resulta si se le da un % mayor al que debería llevar a la fecha de estado.

    Muchas gracias

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    Respuestas
    1. Hola Gabriel,

      efectivamente la reprogramación solamente actúa sobre el trabajo retrasado a la fecha de estado. Si la tarea va adelantada a la fecha de estado debes actuar sobre la Duración restante, modificando manualmente los días que estimes que faltan para su conclusión.

      Saludos,

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  2. Hola muy interesante el video pero tengo la version 2007 y hay campos que no aparecen, hay algun video con la version 2007 Gracias

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  3. Hola Jaime:

    prácticamente todos los campos de la versión 2010 están en la 2007 y a la inversa, aunque pueden haber cambiado de ubicación o incluso de nombre, pero son my pocos. ¿A qué campos te refieres?

    Saludos

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  4. Saludos Ignacio:

    Realize los pasos en el video creando columnas personalizadas en la informacion global de la empresa en Project Server 2003, las columnas que seleccione son de tipo Proyecto, funcionó todo correctamente, modifiqué una vista en el centro de proyecto para visualizar el campo indicador, se muestra el campo correctamente, pero al acceder al resúmen de tareas en el project server no se visualiza el campo agregado dado que es otra vista, quise modificar la vista para agregar el campo indicador pero me muestra el campo indicador creado.

    Mi pregunta es: Como hago para que se muestre el campo indicador en la Vista Resúmen de Tareas en PWA.

    Muchas Gracias Estimado...

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  5. Ignacio Martín28 mayo, 2012

    Hola Félix,

    no recuerdo muy bien y ahora no puedo comprobarlo, pero te tienes que cerciorar tanto en la definición de la fórmula como en el diseño de la vista del Centro de proyectos que se aplique las definiciones de las tareas también a las de resumen.

    Saludos

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  6. hago lo de lo indicadores pero no me resultan como quiero, quedan todos rojos o verdes,necesito indicar el desfase en días entre la línea base y la programada pero no me resultan, no se si te puedo enviar mi archivo y veas en que me equivoco, un saludo...

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  7. ignaciomvp07 agosto, 2012

    Envía el archivo a mi dirección, imartin@epmconsultores.com

    Saludos

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  8. Hola , ya el video no esta disponible .. y me gustaria verlo segun lo que explica el Sr. Ignacio alguien me puede ayudarrrrr gracias soy de Venezuela

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  9. Hola Solsiree,

    creo que el video sigue visible. ¿Qué problema tienes?

    Saludos

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  10. Buenos días Ignacio, sabría agradecer si me ayudaras con un indicador de color para las actividades que inicien retrasadas según la programación, resulta que cuando lo hago me salen en amarillo las actividades que aun no han iniciado, supongo que estoy haciendo algo mal, para las actividades que inician antes o igual al día de la programación requiero un indicador verde, y para las que iniciaron retrasadas color rojo, pero para las actividades que aun no han iniciado no quiero ningún indicador de color.
    Realmente sabría agradecer si pudieras ayudarme con esto.

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    1. Hola Laura:

      para poder construir esa definición de colores es necesario disponer de la siguiente información,

      - Fecha de estado o monitorización, es decir la fecha en la que se actualizó el proyecto por última vez. Suele ser en Project la Fecha de estado o la Fecha actual. ¿Cuál es la que quieres considerar?

      - Para poder comparar a una fecha de revisión-monitorización si la tarea está retrasada en su comienzo es necesario comparar el Comienzo programado con el Comienzo previsto anteriormente o Comienzo de la Línea de base. Así pues se requiere que exista una Línea de base, que es una foto de la programación en un momento determinado. Se puede crear en cualquier fecha. Si no existe Línea de base todo lo que se puede confirmar a una fecha de estado es qué tareas tenían que haber comenzado y no han comenzado, y qué tareas son futuras, pero de las que hayan comenzado no sabremos si fue con retraso o no.

      Espero haberte aclarado un poco más los requisitos necesarios.

      Espero tus comentarios.

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  11. Hola Ignacio,

    Acabo de descubrir el blog y es genial. Muchas gracias de este aprendiz de MP.

    Estoy "jugando" con los indicadores y cuando tengo hitos en la programación siempre me aparece el indicador rojo (en mi caso, desviación de más del 35% de la variación con respecto a la línea base), incluso cuando están completados al 100%. ¿A qué se puede deber?

    Muchas gracias de antemano.

    Sergio

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    1. Hola:

      me alegro te ayude este Foro de Project.

      El indicador se muestra en rojo si la Variación de fin es mayor que el 35% de la duración de la línea de base. El caso es que al ser un hito, la duración de la línea de base es 0 días, y salvo que no haya variación de fin (diferencia entre fecha de fin programado,o real, y Fin de la línea de base), es decir 0 días, esa Variación de fin siempre será mayor que 0 días y saldrá en rojo.

      Saludos

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  12. Estimado Martín un gusto saludarte y a la vez solicitarte si me puedes confirmar si esta es la secuencia correcta para realizar el seguimiento a un determinado periodo del proyecto :

    filtrar las tareas .- establecer fecha de estado.- registrar los valores.- realizar informes

    Gracias por tu atención

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  13. Hola Juan:

    Antes de introducir los datos reales del período, puedes opcionalmente, establecer una Línea de base que te servirá para comparar y ver variaciones entre el plan antes y después de actualizar. A veces este paso se omite porque se prefiere comparar con la Línea de base que se creo al inicio del proyecto, aunque Project permite el establecimiento de varias líneas de base. En cualquier caso estamos hablando de una opción.

    También opcionalmente, aunque altamente recomendable, sería que después de registrar los valores reales, se Reprogramara el trabajo retrasado a la fecha de estado, situándolo a partir de la Fecha de estado. Esta es una opción que se encuentra por ejemplo en Proyecto > Estado > Actualizar proyecto.

    Resumiendo:

    1. Establecer Línea de base (opcional).

    2. Filtrar tareas del período (facilidad opcional)

    3. Establecer fecha de estado

    4. Registrar los valores reales (lo único necesario)

    5. Reprogramar trabajos pendientes a la fecha de estado (opcional recomendable)

    6. Informes de la nueva programación actualizada y de variaciones respecto a la línea de base (si existe)y otros indicadores de estado.

    Saludos

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    1. Estimado Martín muchas gracias por tu respuesta y atención a mi solicitud

      Que continúen los éxitos

      Saludos

      Juan

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  14. Hola Ignacio,

    He estado trabajando con una línea base que guardé hace un mes y medio y creé unos indicadores asociados. Ahora, y tras haber transcurrido algunas de las tareas y haberse desplazado en el tiempo (la duración se ha extendido y por tanto, hay indicadores que me lo indican en rojo), he guardado una nueva línea base.

    He intentado modificar los indicadores relacionándolos con la línea base nueva guardada (incluyendo en la fórmula la nueva línea base), pero los indicadores no cambian.

    ¿He de crear una nueva columna con nuevas fórmulas para la nueva línea base? ¿cómo podría hacer que automáticamente, cuando guarde una línea base a otra fecha más reciente, los indicadores se actualicen?

    Muchas gracias de nuevo y saludos.

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    Respuestas
    1. Hola:

      en principio no tienes que hacer nada nuevo, todo debe funcionar igual. Por lo que cuentas, inicialmente, los indicadores gráficos están referidos a campos de la Línea base (la principal). Si los valores de esa línea de base cambian, el resultado de tus fórmulas cambiarán, y quizas los indicadores a mostrar. Otra cuestión es que hayas establecido una nueva línea de base, no en la 0 o principal (la que no tiene número), que es donde definiste las comparaciones, sino en otra Línea de base como por ejemplo la Línea base 1, o la Línea base 2, etc. En este caso es lógico que no las tenga en cuenta, salvo que cambiaras los campos de la fórmula, como por ejemplo, poner Comienzo de línea base 1 en lugar de Comienzo de línea base, Fin de línea base 1 en lugar de Fin de línea base, etc.

      Espero haberte ayudado.

      Saludos.

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