% completado esperado según programación en Microsoft Project

Hola:

En el siguiente video se explica como obtener el % completado esperado según la programación a una Fecha de estado o de corte.

Si no ves el siguiente vídeo pincha Aquí

Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana.

Cuando queremos conocer el % completado que deberíamos llevar a una Fecha de estado o de corte, según el plan actualmente programado (no respecto al de la Línea de base, de una mayor complejidad, y que algún día contaré), podemos recurrir a las opciones de Project. Es el mismo caso que aplicaríamos si nuestra tarea o proyecto se desarrolla según lo programado, y queremos automatizar la entrada de los datos reales y evitarnos escribirlos manualmente.

Para ello, definimos la Fecha de estado o corte en PROYECTO > Estado > Fecha de estado y Aceptar.

El día de la Fecha de estado se considera por defecto incluido con toda su jornada, en el período de actualización.

En FORMATO > Formato > Cuadrícula > Cuadrícula podemos hacer que se muestre en el diagrama Gantt la línea correspondiente a la Fecha de estado, en este caso en rojo.

A continuación seleccionamos la tarea o conjunto de tareas a actualizar según el programa, bien eligiendo toda la fila, o posicionándonos en una columna cualquiera de la tarea.

Pulsamos la opción: PROYECTO > Actualizar proyecto > Actualizar trabajo completado al: > Por porcentaje completado …  Para: Tareas seleccionadas y Aceptar

De igual forma podríamos hacerlo para todas las tareas del proyecto de una sola vez al elegir

Para: Proyecto completo

Si no queremos todavía actualizar el campo del % completado, sino solamente tener la referencia del valor esperado a la Fecha de estado, podemos hacer el siguiente truco:

1. Copiamos toda la columna % completado con los datos obtenidos con la opción Actualizar proyecto en la memoria del portapapeles (Copiar desde el título gris de la columna).
2. Deshacemos hasta el paso anterior a la actualización.
3. Insertamos una columna de un campo personalizado de texto, Texto1 por ejemplo si está disponible.
        - Botón secundario del ratón sobre el título gris de la columna adjunta a la inserción.
        - Elegir opción Insertar columna del menú contextual desplegado.
        - Buscar Texto1
4.Pegar desde el título de la columna Texto1

Nota.- Esta opción asegura la fiabilidad del cálculo obtenido y sustituye a la introducción de complejas fórmulas que solo sirven en determinadas circunstancias: no ser tareas de resumen, no estar interrumpidas o divididas, no tener un calendario de tarea o de recurso asignado distinto al del proyecto, entre otras.

Evidentemente es recomendable la realización de copias de seguridad del archivo previo a estas operaciones automáticas que siempre conllevan algún pequeño riesgo de equivocarnos.

Y nada más, para el que no lo conocía espero le resulte de utilidad.

Saludos.

Fórmula para Calcular % Completado Previsto a una Fecha y ¡Cambios de Nombre de Campos en Project 2010!

Buenos Días.

Estoy tratando de utilizar la fórmula siguiente:

Str(IIf([Fin de línea base]<=[Fecha de estado],100,IIf([Comienzo de línea base]>[Fecha de estado],0,Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo de línea base],[Fecha de estado],"Calendario 1"))/[Duración])))))) & "%"

con algunos datos diferente a los que en un foro definiste, me ha servido mucho, pero no sé por qué ahora cuando ingreso a la fórmula me envía un error que dice “La fórmula contiene un error de sintaxis o una referencia a un nombre de campo o función desconocidos.”, y no puedo hacerle ningún cambio. La fórmula me calcula cuando hago cambios, pero me doy cuenta que cuando hago el seguimiento y varía la duración el porcentaje que calcula es en base a esa duración y no a la duración de la línea base, por lo tanto me envía un error en el porcentaje donde a veces me sube al 100%.

¿Sabrías la razón por la cual me envía este mensaje de error?

¿Cómo podría solucionarlo?

Saludos

Johanny

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Johanny,

antes de nada comentar que la denominación de algunos campos de Project 2010 y 2013 han cambiado respecto a versiones anteriores, por lo que tablas, fórmulas, macros, etc. diseñadas para versiones anteriores de Project 2010 y que incluyen alguno de esos campos, puede dar error. De manera recíproca, si fueron diseñadas para 2010, pueden dar error en Project 2007.

En concreto:

Antes de Project 2010       Project 2010

---------------------------      -----------------------------
Duración prevista           Duración de línea base
Comienzo previsto          Comienzo de línea base
Fin previsto                     Fin de línea base

También es distinto el separador dentro de una fórmula personalizada,

Antes de Project 2010       Project 2010

---------------------------      -----------------------------
 ;  (punto y coma)               ,  (coma)

Respecto a tu consulta de error y optimización de la fórmula para calcular el % completado del plan previsto o Línea de base a una Fecha de estado, incluida en un campo personalizado de Texto de tarea, siendo la que originalmente me envías la siguiente:

Str(IIf([Fin de línea base]<=[Fecha de estado],100,IIf([Comienzo de línea base]>[Fecha de estado],0,Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo de línea base],[Fecha de estado],"Calendario 1"))/[Duración])))))) & "%"

debes considerar y revisar estos puntos,

1. ¿Existe el “Calendario 1” en el proyecto al que se hace referencia en la fórmula?, de lo contrario se muestra #ERROR en el resultado, y si no crearlo o cambiarlo por otro, el del proyecto es el “Estándar”. Si no se pone nada (borrar “;Calendario...” en la fórmula), la función (ProjDateDiff) usa el calendario asignado al proyecto (por defecto Estándar).

2. En la fórmula, para calcular el % completado previsto de una tarea a la fecha de estado (último condicionante de los tres que considera la fórmula) aparece el campo “Duración”, pero como tu bien apuntas, lo correcto es hacer referencia a la “Duración prevista” ó “Duración de línea base” según la versión.

3. Así pues, dependiendo de la versión de Project la fórmula es distinta en lo referente a los campos Comienzo, Fin y Duración prevista, y los separadores entre campos, estando correctas las siguientes:

Anterior Project 2010 (2007, 2003, 2002, 2000):

Str(IIf([Fin previsto]<=[Fecha de estado],100,IIf([Comienzo previsto]>[Fecha de estado],0,Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo previsto],[Fecha de estado],"Calendario 1"))/[Duración prevista])))))) & "%"

Project 2010:

Str(IIf([Fin de línea base]<=[Fecha de estado];100;IIf([Comienzo de línea base]>[Fecha de estado];0;Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo de línea base];[Fecha de estado];"Calendario 1"))/[Duración de línea base])))))) & "%"

Project 2013:

IIf(ProjDateValue("NOD")=[Comienzo previsto];"";Str(IIf([Fin de línea base]<=[Fecha de estado];100;IIf([Comienzo previsto]>[Fecha de estado];0;Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo previsto];[Fecha de estado]))/[Duración de línea base])))))) & "%")

Nota.- En esta última fórmula para la versión de Project 2013 se ha incluido la condición de que el campo % completado vacío se muestre en blanco si no existe valor en el campo Comienzo de línea base, que por cierto, sorprendentemente y quizás por un error en esta versión 2013 ¡aparece como Comienzo previsto! y no como Comienzo de línea base!

4. Podría ocurrir un error debido a una función desconocida cuando el ordenador no tiene instalado los complementos Visual Basic para Aplicaciones de Office. En este caso la función Round incluida en las fórmulas es desconocida para Ms Project y dará un error. Como alternativa se podría sustituir por la función Int (integer o parte entera) que si reconoce Project, aunque asumiendo un pequeño error de truncamiento en la parte decimal.

Importante.- Como he comentado en otras ocasiones, estas fórmulas que calculan el avance previsto o % completado de la línea de base a una fecha de estado, son aproximaciones que pueden no coincidir con los valores esperados cuando por ejemplo los calendarios de los recursos asignados si los hubiera, no coinciden con el calendario del proyecto y sus jornadas de trabajo, o la línea de base se estableció sobre tareas divididas, discontinuas o interrumpidas, y quizás en algún otro caso relativamente infrecuente.

Nota.- Al abrir un proyecto 2007 o anterior con campos personalizados y fórmulas, en Project 2010 y 2013, estos últimos lo convierten automáticamente a sus nuevas características, sin necesidad de editarlo, no así a la inversa de 2010 o 2013 a 2007, en cuyo caso Project 2007 no podrá siquiera abrir el archivo 2010 o 2013.

Espero haberte ayudado,

un saludo.