Seguimiento de tarea en Microsoft Project

Buenas tardes, me he decidido a escribirte porque tengo una duda que no se me resuelve por más que busco en todos lados.Tenía una tarea que comenzaba el 28/02/2014 con una duración de 30 días, es decir, se acababa aproximadamente el 10 de abril. A día de hoy (23/04/2014) se ha completado el 90% de la tarea y lo que me gustaría saber es, según el avance que  lleva, como puedo determinar la nueva fecha de final de mi tarea.

Gracias

Javier Moya

Ingeniero Agrónomo 

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Javier,

supongamos que te refieres a que la tarea tiene una Duración de 30 días laborables y que a la Fecha de estado o revisión (23/04/2014) se ha completado el 90%. Para Project, esto supone que a esa Fecha de estado, la Duración real es 30x90/100 = 27 d laborables, y la Duración restante = 30 – 27 =3 días laborables.

Puedes introducir previamente la Fecha de estado o actualización en Menú > Proyecto > Información del proyecto.

También puedes mostrar opcionalmente una línea, roja por ejemplo, en el diagrama de Gantt que muestre la Fecha de estado en Menú > Formato > Cuadrícula

Así pues, el siguiente paso que yo recomiendo es reprogramar la Duración restante a partir de la Fecha de estado, con lo cual los 3 días restantes se sitúan a partir del 23/4/14.

Si usas la versión 2003 o 2007 está en Menú > Herramientas > Seguimiento > Actualizar proyecto           

Si usas la versión 2010 o 2013 se hace en   Proyecto > Estado > Actualizar proyecto.

En cualquiera de los casos se ha de elegir las opciones que se muestran en el cuadro superior y Aceptar.

Finalmente, se debería reestimar la Duración restante, en el caso en que el usuario crea que el tiempo que falta será superior o inferior al supuesto inicialmente. Esto se hace simplemente modificando la celda Duración restante.

 Supongamos que en vez de 3 días restantes, sean 6 días, la Fecha final programada será el 1/5/2014.

Espero haberte aclarado tus dudas.

  

Saludos

Reprogramación

Hola Ignacio!

tengo en el Project las formulas de % planeado y Desviación del Programa que como tu sabes se maneja con la fecha de estado: Mi pregunta es la siguiente hice una replanificación pero en las partidas que no han comenzando me sigue dando el % con las fechas iniciales y no con las replanificadas. Por ejemplo tengo una partida que es colocación de tableros y Breakers que con las fechas iniciales debía estar en 100% culminadas, pero no se ejecuto y se replanifico y me sigue saliendo en % planeado 100%. Se puede poner una formula que de el % planeado y Desviación del Programa sean con el plan inicial o si se replanifica?

Muchas Gracias!

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola José Francisco,

Efectivamente depende de la metodología de seguimiento que quieras utilizar. Me explico, puedes por ejemplo estar comparándote siempre con la línea de base inicial (plan previsto inicial), en cuyo caso aunque reprogrames y aceptes ese nuevo calendario de trabajos seguirá manteniéndose la desviación negativa, como al parecer te está pasando, incluso acrecentarse. Una alternativa es que se apruebe una nueva línea de base del restante por ejecutar sobre el proyecto reprogramado a la fecha de estado. Esto es habitual en el mundo de la Gestión de Proyectos, en la reunión de seguimiento periódica, se acepta como nuevo plan objetivo a cumplir el proyecto reprogramado, y el plan de referencia para compararse es el allí acordado, podríamos decir “borrón y cuenta nueva”, y no el de hace un montón de tiempo con otras circunstancias, posiblemente comparase con aquél ya no tendrá mucho sentido (depende del ámbito de negocio), algo así como “¡al salir por esa puerta el nuevo plan a cumplir hasta la próxima reunión será esta nueva línea de base!”, quedó muy serio pero esa es la idea que importa. No obstante, y para no perder el plan inicial, incluido a veces en un contrato, se puede ir salvando diferentes líneas de base, como ofrece Project al crearlas, y además y lo que es más interesante, hacerlo sólo sobre aquellas tareas que están sin finalizar a la fecha de estado para mantener la parte existente de la línea de base correspondiente a las tareas terminadas, y eso se consigue seleccionándolas previamente mediante un filtro o visualmente, ya que Project nos da la opción a la hora de establecer la línea de base de hacerlo ¡sobre las Tareas seleccionadas! en lugar del Proyecto completo. Finalmente hay que tener en cuenta que las desviaciones que él hace o representa en el Gantt, incluso tus fórmulas, son por defecto los campos: Inicio previsto, Fin Previsto, Duración prevista, Coste previsto, Trabajo previsto, etc. y que se refieren a los datos de la Línea de base principal (la primera de la lista que se muestra en Ms Project al establecerla). Para gestionar estos campos y las diferentes Líneas de base que se vayan creando, de manera que en cualquier momento carguemos en el Previsto cualquiera de las líneas de base almacenadas, puedes consultar el artículo del Foro Línea de base y Reprogramación.

Un saludo,

Dudas reprogramación

Buen día.

Encontre su pagina en la red, debido a que estoy tratando de consultar como hacer una reprogramación de un programa de trabajo y me tome la molestia de escribir para solicitar su ayuda.

Estoy controlando un proyecto el cual ya tiene un desfase en programación del 42%, me están pidiendo hacer una reporgramacion.

¿Esto se debe hacer sobre la línea base o sobre una versión anterior a la definición de la línea base?

¿Que lineamientos me recomienda debo seguir para hacer la reprogramación?

Quedo muy agradecido si me puede ayudar

Cordialmente,

Ing. Carlos Eduardo Rivera
Bogotá (Colombia)


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Carlos,

no es una cuestión simple de explicar de manera breve lo que estás planteando. Primero habría que conocer como está realizada esa programación, si es “dinámica”, como digo yo, es decir si cumple con las buenas prácticas del uso de la herramienta: incluye dependencias entre tareas, no existen fechas obligadas o delimitadas más que las realmente necesarias, se le ha hecho un seguimiento al proyecto y sus tareas introduciendo las fechas de comienzo y fin real y % completado,...fundamentalmente. Si esto fuera así, todo es más fácil y explicable. Existirá un camino crítico calculado por Project que nos informará de por donde se puede acortar plazo hasta llegar al objetivo buscado. Se podrá “reprogramar el trabajo no realizado a la fecha de estado o control después de esa fecha de estado”, y los adelantos o retrasos de una tarea adelantarán o empujarán automáticamente al resto que tenga vinculadas. La línea de base poco importa para este fin, simplemente es una copia/foto de nuestra programación tomada antes de “despegar”, para que al final del período de revisión/actualización/ejecución... podamos ver lo que nos hemos desviado respecto a ella, para bien o para mal. Puede haber una línea de base inicial, o se puede volver a crear reemplazando la existente, o manteniendo varias con distintos nombres a lo largo del ciclo del proyecto, podríamos decir que no es necesario que exista, solo para análisis de variaciones.

Nota.- Puedes consultar también el post "Reprogramación" en este mismo FORO DE PROJECT.

Un saludo

Proyección nueva fecha de fin (II) / Fórmulas

Estimado Ignacio.

¿Cómo puedo hacer a través de una fórmula que me muestre la nueva fecha de Fin, si en lugar de un 30% de Trabajo Completado tengo un 10%, el cual significa un 20% de atraso? Abusando de tu paciencia, también quisiera expresar lo mismo pero con horas de trabajo.

Saludos.

Veronika.


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Veronika.

Empezando por la última pregunta, Project supone que aunque una tarea se retrase en su fecha de fin, no tiene porque variar las horas de trabajo inicialmente estimadas para llevarla a cabo, es decir que no tienes por qué calcular "a priori" una nueva estimación proyectada del esfuerzo (Trabajo) de la tarea aunque se haya retrasado.

En la imagen superior se muestra los diferentes estados en los que se puede encontrar una tarea en el proyecto respecto la fecha de seguimiento (Fecha de estado en Project), y que se ha representado en el Gantt como una línea roja vertical (Formato/ Cuadrícula).

Puedes insertar 2 columnas de campos personalizados, Fecha1 y Fecha2 por ejemplo, en tu tabla de tareas, titulándolos "Fin proyectado" y "Fin proyectado según realizado" respectivamente. En el segundo campo se multiplicará la duración restante de la tarea, por un factor corrector que relaciona la Duración del tiempo transcurrido desde el Comienzo real de la tarea a la fecha de seguimiento (Fecha de estado), con la Duración real (%completado).

Las Fórmulas correspondientes a estas dos columnas que se introducen a través de la opción Campos personalizados, y que puedes copiar desde aquí, y pegar en la definición de la fórmula en Project, son las siguientes:

Fin proyectado (Fecha1):

IIf(([% completado]>0 And [% completado]<100) Or ([% completado]=0 And [Comienzo]<[Fecha de estado]);ProjDateAdd([Fecha de estado];[Duración restante];[Calendario del proyecto]);[Fin])



Nota.- Al aplicar esta fórmula se obtienen las mismas fechas de fin que si se utilizara la opción de seguimiento de Project Reprogramar trabajo retrasado a partir de la Fecha de estado, pero sin considerar la lógica de precedencias en cuanto a las predecesoras o sucesoras que pudieran aceptarle, y que en este ejemplo no existen.


Fin proyectado según realizado (Fecha2):

IIf(([% completado]>0 And [% completado]<100) Or ([% completado]=0 And [Comienzo]<[Fecha de estado]);ProjDateAdd([Fecha de estado];[Duración restante]*(IIf([% completado]>0 And [% completado]<100;ProjDateDiff([Comienzo];[Fecha de estado];[Calendario del proyecto])/Val([Duración real]);1));[Calendario del proyecto]);[Fin])

Importante: Es necesario escribir la Fecha de estado en la que se ha hecho el seguimiento del proyecto, en Menú/ Proyecto/ Información del proyecto. De lo contrario el cáculo de las fechas proyectadas será erróneo.

Espero te sirva y Feliz 2011 para todos

Reprogramación

disculpen pero soy nuevo en el foro y nuevo en el uso del Ms Project, amigos ¿cómo reprogramo un proyecto y que el plazo se siga manteniendo en el plazo original?, es decir tengo un proyecto a 3 meses que inicia en enero.. pero por lluvias las tareas se retrasaron semanas, ¿cómo reprogramo el proyecto y que siga manteniendo el plazo de 3 meses, aunque en el diagrama de gantt se vea que termina semanas después de la terminación original ???

Gustavo Castillo


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Gustavo,

Si el proyecto se retrasa 3 semanas y se mantiene como fecha de comienzo del proyecto la original, al reprogramar, lo más probable es que tu proyecto se retrase (caso de que afecte a alguna tarea crítica -sin holgura-).

Hay al menos tres maneras de reprogramar el proyecto según el escenario,

1. RETRASAR LA FECHA DE COMIENZO DEL PROYECTO.
- Para proyectos sin comenzar
- Con todas las tareas vinculadas
- Sin delimitaciones de fechas que puedan generar conflicto

N.- Si se hizo redistribución de recursos por sobreasignación habrá que repetir la operación después de reprogramar.

--> En Menú/Proyecto/Información del proyecto...Escribir la nueva Fecha de comienzo y pulsar Aceptar

2. RETRASAR TODAS LAS TAREAS POR IGUAL
- Sin delimitaciones de fechas que puedan ser conflictivas (avisa el Project)
- Añadir a todas las tareas los días de retraso en días naturales

--> Insertar la columna "Retraso por redistr." en cualquier tabla de tareas y copiar la cifra de los días naturales de retraso en todas las que se desee retrasar

N.- Existía una macro en versiones anteriores de Project que hacía algo parecido y que ya no se adjunta al Project.

3. REPROGRAMAR EL TRABAJO RETRASADO
- Con todas las tareas vinculadas
- Se configura previamente Opciones de Project
- Se elige previamente la fecha de reprogramación o Fecha de estado
- Se eligen las tareas a reprogramar

--> Menú/Herramientas/Opciones/Programación...Dividir tareas en curso marcado.
--> Menú/Proyecto/Información del proyecto...Fecha de estado=escribir la fecha de reprogramación a partir de la cual se programarán los trabajos retrasados
-->Seleccionar las unidades de la tabla arrastrando por encima con el ratón en la primera columna Id(gris) o todo el proyecto en la esquina superior izquierda de la tabla
-->Menú/Herramientas/Seguimiento/Actualizar proyecto...Reprogramar trabajo restante para que empiece después de... (Proyecto completo o tareas seleccionadas) y Aceptar.

Espero que alguna de estas alternativas te sirva.

Un saludo,