GASTOS COMUNES A TODO EL PROYECTO

Es posible incluir el total de los gastos generales de todo el proyecto en la columna Costo fijo de Microsoft Project, a nivel de la Tarea resumen del proyecto (Id=0). La Tarea resumen del proyecto se activa en FORMATO > Mostrar u ocultar.

En la columna Costo se mostrará el Total de los costos, incluyendo tanto el Costo fijo de las tareas, como el costo del trabajo de las asignaciones de los recursos (Horas x Tasa) para recursos tipo Trabajo, y/o (Unidades x Tasa) para recursos tipo Material, si los hubiere. A lo anterior se le añadirá automáticamente el Costo por uso del recurso si existiera, aunque no suele ser frecuente.

El Costo fijo se reparte por defecto linealmente a lo largo de la duración de la tarea (Prorrateado), aunque también se puede configurar al principio ó al fin.

Saludos

Presupuesto con Mediciones en Microsoft Project

Estimado sr.

Un saludo cordial desde la ciudad de Santiago de Chile.
Le consulto por : ¿cómo se ingresaría un presupuesto ya confeccionado al Ms Project?, como por ejemplo el que le adjunto en formato Excel.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Heriberto:

Microsoft Project no incluye tratamiento (campos predefinidos) para el concepto Cantidad, Ud Medición y Precio unitario de la Medición, aunque pueden incluirse columnas para mostar en la tabla de tareas de campos personalizables libres para el usuario como Número1 (para Cantidad) , Texto1 (para Unidad) y Costo1 (para Precio unitario) por ejemplo.

El campo que recomiendo para introducir el importe total a nivel de la tarea es el denominado Costo fijo. El valor de este campo puede ser repartido de tres formas a elegir una: al inicio de la tarea, al final, o prorrateado (por defecto y el más común). Esta elección se hace a través del campo Acumulación de costos fijos. Finalmente el campo Costo nos muestra de nuevo los importes introducidos en el Costo fijo de cada tarea y suma en las Tareas de resumen los valores de las subtareas. El campo Costo fijo no totaliza en las tareas de resumen, pero en cambio nos da la posibilidad de introducir un valor en la propia tarea de cabecera o resumen, independiente de las subtareas.

Aunque se podría incluir una fórmula que calculara el Costo(Costo2) = Número1(Cantidad) x Costo1(Precio unitario) tal como se muestra en la imagen anterior, lamentablemente no es posible pasar de forma automática el valor de este campo, ni de ningún otro a un campo denominado calculado por Project, únicamente se puede hacer un copiado y pegado de la columna, incluso pegado especial con vínculo dinámico, pero esta última opción no la considero recomendable por no ser una solución segura.

La tabla Costo ya trae consigo la mayoría de los campos comentados anteriormente, y en cualquier caso siempre se puede insertar columnas en la tabla con los campos que desee el usuario, a través del botón secundario del ratón sobre el título gris de la columna contigua, similar a la operativa de Excel.

Para ver el importe total del Costo del proyecto se recomienda activar la opción de Mostrar la tarea resumen del proyecto.

Nota.- Hay que tener en cuenta que en Microsoft Project el Costo es la suma de Costo fijo + Costo de recursos (horas ó uds materiales x Tasa(precio hora ó ud material) + Costo por uso del recurso. Es decir que en el caso del presupuesto de la obra de ejemplo se está considerando que no hay recursos asignados a tareas o si los hubiera su Tasa debe de ser 0.


Saludos

Gantt valorado mensualmente

Hola,

en un pliego me piden un programa de trabajos con valoración mensual, a presentar todo en una sola tabla.Habitualmente hago un programa de trabajos con Microsoft Project y a parte una tabla excel con la valoración mensual y la acumulada, y quisiera saber si es posible hacer esto en Project y obtener una valoración mensual en la vista del diagrama de Gantt. Hasta donde he llegado, es a insertar una columna con los costos de cada tarea, pero sólo he logrado que me aparezca en la barra para la duración completa de la tarea, ¿se puede al menos distribuir el coste en la barra por meses?


Gracias y un saludo.


Nuria

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Nuria, lamento decirte que nunca he conseguido obtener un Gantt en Project con el coste distribuido por meses en las barras de manera directa. Quizás más adelante publique una macro que lo haga, o a lo mejor alguien se le ocurre alguna alternativa y lo comenta en este foro. No obstante te recomiendo mires una consulta anterior que hace referencia al  Cálculo de los costos y su distribución mensual que si te permite conocer esos valores mensuales de manera aautomática, aunque no en el propio Gantt.

Un saludo,

Duda sobre recursos

Estimado Sr:

He llegado hasta su blog buscando una información que no consigo terminar de tenerla clara, así que me dirijo a ud. a ver si me pudiera ayudar.

Aunque no tengo mucha experiencia en Project, he hecho algún proyecto sencillo (siempre hablando de construcción), pero me veo en la necesidad de hacer las cosas mejor y entrar en proyectos mas grandes.

Le concreto mi duda:

Me gustaría ver cómo puedo relacionar los rendimientos de una partida de obra con una programación y a su vez poder modificarlos.

Parto de un proyecto al cual me he de atener en cuanto a precios y rendimientos por ud. de obra. Así, por ejemplo, una partida me dice:

m3 TRANSPORTE TIERRAS, DIST. MÁX 5km CARGA M. MEC.

El cual tiene el siguiente descompuesto:

0,016 h de Pala cargadora
0,079 h de Camion Basculante

El total de m3 a transportar son 2.945,72

Y los precios son:

Pala cargadora: 25,30 €/h
Camion Basculante: 27,14 €/h

Los cuales introduzco en la Hoja de Recursos.

Todo esto son los datos.

Entonces yo creo la tarea m3 TRANSPORTE TIERRAS
y le asigno los recursos Pala Cargadora y Camion Basculante

Mis dudas son:

1.- Si -por ejemplo- asigno al recurso Pala Cargadora la cantidad 0,016, me lo redondea a 0,02, lo cual me desvirtúa el rendimiento. ¿Cómo lo puedo arreglar?

2.- Si no quiero tener a la Pala parada, necesitaría 0,079/0,016= 4,9375 Camiones por Pala para garantizar un rendimiento contínuo. Entonces...¿Cómo puedo reflejar eso en el Project?

3.- Suponiendo superado éste asunto, calculo que para transportar toda la cantidad haría falta 0,016 h/m3 x 2945,72 m3 = 47,13 h = 5,89 dias. Si quisiera reducirlo a la mitad...¿Cómo podría ahcerlo?

Como ve, mi nivel es muy básico y entendería que no considerase mi duda, pero por si acaso, le agradezco por adelantado cualquier tipo de ayuda.

Saludos

David de las Heras Moreno
Respuesta [Ignacio Martín]:
Hola David.



1. Crea los recursos de tipo trabajo Pala Cargadora y Camión Basculante en la vista Hoja de recursos con la Tasa (€/h) correspondiente, y una Capacidad máxima opcional si quieres que Project te advierta de posibles sobreasignaciones de recursos en base a su máximo disponible.




2. Creas la tarea m3 TRANSPORTE TIERRAS en la vista Diagrama de gantt (se crea con 1 día de duración por defecto), y la configuras con los siguientes parámetros en el formulario Recurso-predecesora que se muestra al dividir la pantalla en Menú/ Ventana/ Dividir ( ó Ficha Vista/ Grupo Vista en dos partes... Detalles marcado para la versión de Project 2010).

Nota: Hay que seleccionar la tarea en la ventana superior para que se muestre sus datos en el formulario inferior:

- Tipo de tarea: Unidades fijas

- C. por el esfuerzo: deseleccionado

- Programada manualmente: deseleccionado (solo disponible para usuarios versión 2010)

... y Aceptar

3. Asignas la Pala y el Camión a la tarea m3 TRANSPORTE TIERRAS



4. Introduces las horas de Trabajo de cada recurso según el rendimiento m3/h de cada recurso y el total de m3 que se estima para esta tarea, es decir 47,13h y 232,72h respectivamente y pulsa Aceptar.




5. Como el tiempo programado del Camión es aproximadamente 5 veces el de la Pala asignaremos 5 camiones en lugar de 1 con el fin de que empiecen y acaben a la vez. Para ello, ¡ previamente ! cambiaremos el Tipo de tarea a Trabajo fijo y pulsaremos Aceptar, para posteriormente incrementar hasta 5 el número de Unidades de Camiones, con lo que al dar a Aceptar se muestra una Duración de la tarea de 5,89 días. Si con el botón derecho del ratón cliqueamos sobre la ventana inferior, podemos seleccionar el formulario Programación que nos indicará las fechas de Comienzo y Fin de cada asignación, que vienen a ser muy próximas.




6. Volviendo al formulario Recursos y predecesoras de la ventana inferior haciendo clic con el botón derecho sobre dicha ventana, podemos incrementar proporcionalmente entre ellos el número de recursos del Camión y la Pala para reducir proporcionalmente la duración de la tarea, en el ejemplo pondremos 2 Palas y 10 Camiones para obtener 2,95 días de Duración de la tarea.

P.D. En Project como máximo se puede utilizar 2 decimales y solo en determinados campos,

Espero te sirva.

Asignación de costos a tareas con Project

Buenos días,

Estoy preparando una licitación y dentro del apartado de Plan de Obras me puntuaran la coherencia en la asignación de costos/tareas, estoy haciendo la planeación en Project 2003 y no se como puedo obtener estas vistas.

Gracias

Camila García Burbano


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Camila:

Si te refieres a la distribución de los costos en el tiempo puedes preparar el siguiente informe. Otra cosa es justificar el precio de cada tarea (unidad) del Project, que no deja de ser un descompuesto a calcular mejor con otro software específico para eso (aplicaciones de mediciones y presupuestos).

1. Comprueba que tienes activada la opción Mostrar Tarea resumen del proyecto, en Menú/ Herramientas/ Opciones/ Vista
2. Inserta la columna Costo fijo y Costo en una tabla de tareas (Tabla Entrada del Diagrama Gantt por ejemplo, luego las puedes eliminar).
3. Valora en la columna Costo fijo el importe de la tarea o/y cabecera y observa los Costos de tu proyecto en la Columna Costo.

4. Ya puedes obtener un informe de inversiones valorado por meses por ejemplo, tanto a nivel de tareas, como de cabeceras y total del proyecto a través del Informe Flujo de Caja, en Menú/ Ver/ Informes/ Personalizados...Flujo de caja ..., eso sí modifícalo antes para elegir un período de Meses en vez de Semanas en el propio formulario que te aparece al seleccionar Modificar el informe.


5. Otra opción es cargar la vista Uso de Tareas, insertar en la tabla de la ventana izquierda la columna Costo y quitar las que no interesen. Por otro lado debes de insertar el campo Costo en la ventana derecha (Fase temporal amarilla) con el botón derecho del ratón, marcando Costo y desmarcando Trabajo. Finalmente aplica un zoom menos a la vista de manera que salgan períodos mensuales,...o lo que quieras.

Espero te sirva.

Un saludo

¿Cómo planificar las inversiones del proyecto con Microsoft Project y otras agrupaciones de costos?

Supongamos que queremos planificar y controlar las inversiones de un proyecto repartiéndolas linealmente (o personalizadamente) con Microsoft Project en el tiempo que dure todo el proyecto. Para ello imaginemos un proyecto como el siguiente.



Creamos una tarea auxiliar denominada “Lapso del proyecto” por ejemplo, que tendrá como duración la duración de todo el proyecto. Para ello Copiamos la celda Duración de la tarea “PROYECTO FABRICACIÓN” , que habremos insertado como cabecera previamente con la intención de englobar todas las tareas del proyecto (¡no sirve la denominada Tarea Resumen del Proyecto – Fila 0 – Menú/ Herramientas/ Opciones/ Vista/ Mostrar Tarea Resumen del Proyecto !”, y Pegado especial …Pegar vínculo/ Datos de texto y Aceptar.

A continuación creamos el recurso “Costo Inversiones” en la vista Hoja de recursos, con el Tipo Costo y el Grupo “Inversiones” por si en un futuro quisiéramos agrupar y totalizar todos los costos del proyecto por categoríaas.

Desde la vista Diagrama de Gantt asignamos el recurso Costo inversiones a la tarea Lapso fabricación con un importe de 12.000€

Finalmente vemos la agrupación de costos del proyecto y su distribución por categorías incluida la de Inversiones, considerando además que pueden ser personalizadas para cada período como muestra la imagen para las Inversiones (800€/día si lineal).

N.- Por supuesto se puede ir introduciendo el Costo real y Project muestra el Restante para cada asignación de costos.

Saludos

Ignacio Martín
MVP Project

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