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30 septiembre 2010

Información global de empresa en Project Server 2007



Hola,

Realice modificaciones en la plantilla global de la empresa en el apartado Herramientas Opciones, ahora cada vez que abro un proyecto del Project Server 2007 me dice que “El proyecto que está abriendo contiene o bien una vista o una tabla que tiene el mismo nombre que el elemento de la plantilla de la información global de la empresa” regresé la plantilla global de la empresa a como estaba originalmente y el mensaje sigue…

¿tienes alguna opción para revertir el impacto?

Saludos

América Méndez




Respuesta [Ignacio Martín]:


Hola América:

Lo primero es conocer los “entresijos” del Project Server respecto a las plantillas Global del Server y Global del usuario, porque las combinaciones que generan conflictos en relación a esto son inmensas y desconozco en detalle tu sistema y configuración, pero con algunas pistas igual te puedo ayudar.

Al instalar Project en una máquina de un usuario se genera un archivo denominado Global.mpt (Microsoft Project Template), que recoge la definición por defecto de las Tablas, Campos, Vistas, Filtros, Grupos, Informes, Calendarios, Formularios, Grupos, Macros, Barras de herramientas y Equivalencias de importación-exportación del Project. Las nuevas definiciones de cualquiera de estos entes que el usuario cree, o incluso las que trae por defecto y el usuario modifica mínimamente quedan archivadas únicamente en el proyecto activo (.mpp), salvo que se use una herramienta denominada Organizador que permite transferir entes entre un proyecto (.mpp) y la plantilla Global local (.mpt) y viceversa, lo que reemplazaría determinados diseños por otros si se llamaran igual.

Lo anterior se refiere fundamentalmente a un usuario trabajando sin conexión al Server.

Cuando el usuario entra a formar parte de las cuentas de dominio del Project Server hay que considerar un nuevo archivo Global denominado Plantilla Global de Empresa, que será la que prime sobre los usuarios de Project que trabajan bajo el dominio del Server y que se encuentra en el servidor. Es decir que las Tablas, Vistas, Calendario,…que se le propone al usuario son las que figuran en el Global de Empresa, lo que supone estandarizar la información de los usuarios del sistema.

¿Qué ocurre si un usuario modifica una tabla en su pc sin abrir la Plantilla Global de Empresa (requiere ser administrador) y publica o guarda el proyecto? Si está modificando algún ente que figura con el mismo nombre en la Plantilla Global de Empresa, Project le avisará que existe una y que la guarde con otro nombre como diseño local. En resumen, los diseños personales del usuario deberá guardarlos en su plantilla Global local de su pc y con un nombre que no coincida con alguno de los existentes en la plantilla Global de Empresa que está en el servidor.

Para facilitar la gestión del mantenimiento de los diseños (copias, eliminaciones, cambios de nombre, pasar de una plantilla a otra, de un proyecto a una plantilla, entre proyectos y entre plantillas), se recomienda utilizar la opción-herramienta Organizador, que está entre otros sitios en Menú/Herramientas/Organizador. Si el usuario es administrador, y además abre previamente la Plantilla Global de Empresa, podrá hacer una depuración y gestión incluso en relación a la Plantilla Global al abrir el Organizador.

Imp.- Hay que ser consciente del riesgo y atención que se requiere en este último caso, pues las consecuencias son extendidas a toda la organización. Una buena medida de seguridad , además de las habituales de backups y copias es transferir todos los entes (Tablas, Vistas, Campos personalizados, etc.) a un proyecto local que nos sirva de backup. Así mismo se recomienda el uso de plantillas en el servidor para la iniciación de nuevos proyectos, lo que minimizará aún más los problemas de incompatibilidad y otros conflictos en el entorno de la base de datos compartida.

Por último hay que tener en cuenta que en Project, como es lógico, muchas acciones no se realizan con carácter retroactivo, aunque pudiera parecerlo. Por ejemplo, si definimos en la Plantilla Global de Empresa que el símbolo de moneda es el $ y anteriormente era el €, esto no significa que todos los proyectos automáticamente sustituyan este símbolo en sus tablas y vistas, es más posiblemente se tendrán que abrir y volver a guardar-publicar cada uno de ellos. Es posible que en una situación como la anterior, con proyectos publicados en el servidor con unos parámetros de configuración distintos a los que actualmente albergue la Plantilla Global de Empresa, al abrir esos proyectos Project saque mensajes del tipo de que ya existen diseños en el servidor con ese nombre, dado que podría interpretarse como que hay algo en el diseño de la vista-tabla que aun llamándose igual tiene el diseño diferente, pongamos por ejemplo el símbolo de moneda en la columna Costo, o días en lugar de horas en la columna trabajo.

Un saludo

3 comentarios:

  1. Hola Ignacio, aún no utilizo Project server, pero pretendemos hacerlo dentro de muy pronto, leyendo la respuesta que le das a América, ¿crees entonces, que lo más recomendable es pensar antes, todas las posibles personalizaciones a usar por el conjunto de usuarios y preparar la plantilla global de empresa para esos fines, además de crear el buen hábito en los usuarios de utilizar plantillas previstas para evitar repeticiones y conflictos?. Este tema es nuevo para mí y me interesaría si tienes algunas buenas prácticas que puedas recomendarme. Saludos Delma.

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  2. Hola Delma:

    La Plantilla Global de Empresa debe recoger fundamentalmente

    - La configuración (opciones) del Project para todos los usuarios que vayan a manejar Microsoft Project Professional
    - El o los calendarios de empresa
    - Los campos personalizados de proyecto que nos pueden servir para gestionar el portfolio
    - Los campos personalizados de tarea que nos pueden ayudar a explotar y gestionar las tareas de forma estandar entre todos los proyectos
    - Los códigos de esquema de los recursos para explotar y gestionar mejor su información
    - Las tablas y vistas estandarizadas, con la apariencia y formato comnún para todos los usuarios
    - Otros informes personalizados
    - Las plantillas tipo con las que arrancar los nuevos proyectos
    Todo esto forma parte de una etapa previa de recogida de necesidades, análisis, diseño y personalización que lleva a la práctica el administrador, y que es anterior al acceso de los usuarios al Server.

    Saludos Delma

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  3. Hola Ignacio,

    He montado una infraestructura con project server 2010, en la cual, por ejemplo, he probado la sincronización entre sharepoint y la lista de tareas de un project. Pero si quiero conectarme al project server desde project professional 2010 no me lo permite, ya que me muestra el siguiente mensaje:
    Sin permisos para leer el archivo de información global de la empresa de Project Server. No se pudo tener acceso a la información global de la empresa de Project Server.
    En la lista de usuarios de sharepoint le he dado control total y en Active Directory he puesto al usuario como administrador, pero me sigue mostrando el mensaje.
    Sin embargo, si elijo la cuenta de "Equipo" que viene por defecto si me loga, pero me sigue saliendo en Project Professional que no estoy conectado al Project Server.
    No sé si me he sabido explicar. Si me pudieses orientar te lo agradecería.

    Un saludo,
    Mario

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