Asignar colores a las barras según el recurso

Antes de nada comentar que no existe una forma automática de mostrar un color característico en las barras del diagrama de Gantt según el recurso asignado, entre otras razones porque puede haber varios en la misma tarea.

Además en las versiones de Ms Project 2007 y anteriores como máximo solo se puede llegar a definir 17 colores distintos. Afortunadamente en la versión 2010 la gama de colores es casi ilimitada. No obstante explicaré a continuación una forma un poco artesana de jugar con los colores en las barras, quizás para salir del paso.



En el ejemplo de proyecto que se adjunta denominado Barras de colores.mpp y que se puede descargar pinchando aquí se incluye un diseño de Vista también llamado Barras de colores, al que se puede acudir para seleccionar el color deseado sin más que escribir S o Sí sobre la columna del color, para cada tarea, y si previamente hemos aplicado un filtro en la cabecera de la columna Nombre de los recursos, podemos ir pintando a nuestro gusto las barras del gantt de manera más fácil.



Para poder aplicar esta vista en nuestro ordenador para cualquier proyecto existente o futuro utilizaremos la opción Organizador, a través de Menú/ Herramientas/ Organizador, buscando tanto la Vista como la Tabla y copiando barras de colores del proyecto cargado en Project Barras de Colores.mpp a la plantilla Global.MPT. Esto hará que se encuentre disponible para cualquier proyecto.

Un saludo.

PD.- Hazte seguidor de este foro ahora y recibirás un correo automáticamente cuando haya novedades. Es muy sencillo.

Información global de empresa en Project Server 2007

Hola,

Realice modificaciones en la plantilla global de la empresa en el apartado Herramientas Opciones, ahora cada vez que abro un proyecto del Project Server 2007 me dice que “El proyecto que está abriendo contiene o bien una vista o una tabla que tiene el mismo nombre que el elemento de la plantilla de la información global de la empresa” regresé la plantilla global de la empresa a como estaba originalmente y el mensaje sigue…

¿tienes alguna opción para revertir el impacto?

Saludos

América Méndez

Respuesta [Ignacio Martín]:


Hola América:

Lo primero es conocer los “entresijos” del Project Server respecto a las plantillas Global del Server y Global del usuario, porque las combinaciones que generan conflictos en relación a esto son inmensas y desconozco en detalle tu sistema y configuración, pero con algunas pistas igual te puedo ayudar.

Al instalar Project en una máquina de un usuario se genera un archivo denominado Global.mpt (Microsoft Project Template), que recoge la definición por defecto de las Tablas, Campos, Vistas, Filtros, Grupos, Informes, Calendarios, Formularios, Grupos, Macros, Barras de herramientas y Equivalencias de importación-exportación del Project. Las nuevas definiciones de cualquiera de estos entes que el usuario cree, o incluso las que trae por defecto y el usuario modifica mínimamente quedan archivadas únicamente en el proyecto activo (.mpp), salvo que se use una herramienta denominada Organizador que permite transferir entes entre un proyecto (.mpp) y la plantilla Global local (.mpt) y viceversa, lo que reemplazaría determinados diseños por otros si se llamaran igual.

Lo anterior se refiere fundamentalmente a un usuario trabajando sin conexión al Server.

Cuando el usuario entra a formar parte de las cuentas de dominio del Project Server hay que considerar un nuevo archivo Global denominado Plantilla Global de Empresa, que será la que prime sobre los usuarios de Project que trabajan bajo el dominio del Server y que se encuentra en el servidor. Es decir que las Tablas, Vistas, Calendario,…que se le propone al usuario son las que figuran en el Global de Empresa, lo que supone estandarizar la información de los usuarios del sistema.

¿Qué ocurre si un usuario modifica una tabla en su pc sin abrir la Plantilla Global de Empresa (requiere ser administrador) y publica o guarda el proyecto? Si está modificando algún ente que figura con el mismo nombre en la Plantilla Global de Empresa, Project le avisará que existe una y que la guarde con otro nombre como diseño local. En resumen, los diseños personales del usuario deberá guardarlos en su plantilla Global local de su pc y con un nombre que no coincida con alguno de los existentes en la plantilla Global de Empresa que está en el servidor.

Para facilitar la gestión del mantenimiento de los diseños (copias, eliminaciones, cambios de nombre, pasar de una plantilla a otra, de un proyecto a una plantilla, entre proyectos y entre plantillas), se recomienda utilizar la opción-herramienta Organizador, que está entre otros sitios en Menú/Herramientas/Organizador. Si el usuario es administrador, y además abre previamente la Plantilla Global de Empresa, podrá hacer una depuración y gestión incluso en relación a la Plantilla Global al abrir el Organizador.

Imp.- Hay que ser consciente del riesgo y atención que se requiere en este último caso, pues las consecuencias son extendidas a toda la organización. Una buena medida de seguridad , además de las habituales de backups y copias es transferir todos los entes (Tablas, Vistas, Campos personalizados, etc.) a un proyecto local que nos sirva de backup. Así mismo se recomienda el uso de plantillas en el servidor para la iniciación de nuevos proyectos, lo que minimizará aún más los problemas de incompatibilidad y otros conflictos en el entorno de la base de datos compartida.

Por último hay que tener en cuenta que en Project, como es lógico, muchas acciones no se realizan con carácter retroactivo, aunque pudiera parecerlo. Por ejemplo, si definimos en la Plantilla Global de Empresa que el símbolo de moneda es el $ y anteriormente era el €, esto no significa que todos los proyectos automáticamente sustituyan este símbolo en sus tablas y vistas, es más posiblemente se tendrán que abrir y volver a guardar-publicar cada uno de ellos. Es posible que en una situación como la anterior, con proyectos publicados en el servidor con unos parámetros de configuración distintos a los que actualmente albergue la Plantilla Global de Empresa, al abrir esos proyectos Project saque mensajes del tipo de que ya existen diseños en el servidor con ese nombre, dado que podría interpretarse como que hay algo en el diseño de la vista-tabla que aun llamándose igual tiene el diseño diferente, pongamos por ejemplo el símbolo de moneda en la columna Costo, o días en lugar de horas en la columna trabajo.

Un saludo

Reprogramación

disculpen pero soy nuevo en el foro y nuevo en el uso del Ms Project, amigos ¿cómo reprogramo un proyecto y que el plazo se siga manteniendo en el plazo original?, es decir tengo un proyecto a 3 meses que inicia en enero.. pero por lluvias las tareas se retrasaron semanas, ¿cómo reprogramo el proyecto y que siga manteniendo el plazo de 3 meses, aunque en el diagrama de gantt se vea que termina semanas después de la terminación original ???

Gustavo Castillo


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Gustavo,

Si el proyecto se retrasa 3 semanas y se mantiene como fecha de comienzo del proyecto la original, al reprogramar, lo más probable es que tu proyecto se retrase (caso de que afecte a alguna tarea crítica -sin holgura-).

Hay al menos tres maneras de reprogramar el proyecto según el escenario,

1. RETRASAR LA FECHA DE COMIENZO DEL PROYECTO.
- Para proyectos sin comenzar
- Con todas las tareas vinculadas
- Sin delimitaciones de fechas que puedan generar conflicto

N.- Si se hizo redistribución de recursos por sobreasignación habrá que repetir la operación después de reprogramar.

--> En Menú/Proyecto/Información del proyecto...Escribir la nueva Fecha de comienzo y pulsar Aceptar

2. RETRASAR TODAS LAS TAREAS POR IGUAL
- Sin delimitaciones de fechas que puedan ser conflictivas (avisa el Project)
- Añadir a todas las tareas los días de retraso en días naturales

--> Insertar la columna "Retraso por redistr." en cualquier tabla de tareas y copiar la cifra de los días naturales de retraso en todas las que se desee retrasar

N.- Existía una macro en versiones anteriores de Project que hacía algo parecido y que ya no se adjunta al Project.

3. REPROGRAMAR EL TRABAJO RETRASADO
- Con todas las tareas vinculadas
- Se configura previamente Opciones de Project
- Se elige previamente la fecha de reprogramación o Fecha de estado
- Se eligen las tareas a reprogramar

--> Menú/Herramientas/Opciones/Programación...Dividir tareas en curso marcado.
--> Menú/Proyecto/Información del proyecto...Fecha de estado=escribir la fecha de reprogramación a partir de la cual se programarán los trabajos retrasados
-->Seleccionar las unidades de la tabla arrastrando por encima con el ratón en la primera columna Id(gris) o todo el proyecto en la esquina superior izquierda de la tabla
-->Menú/Herramientas/Seguimiento/Actualizar proyecto...Reprogramar trabajo restante para que empiece después de... (Proyecto completo o tareas seleccionadas) y Aceptar.

Espero que alguna de estas alternativas te sirva.

Un saludo,

Curva S

Saludos Cordiales,

utilizo project para llevar un control de las actividades y tiempos de los proyectos que realizo, pero necesito poder mostrar esos datos como una gráfica de Excel que se le llama "Curva S" quisiera saber si usted conoce el tema.

Atentamente,

Carlos Cotiy De Leon
Guatemala.


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Carlos,

Las curvas S se llaman así porque frecuentemente la línea que describe su trayectoria está compuesta por diferentes formas de curva a lo largo del tiempo. Referido a gráficas de proyectos, en el eje horizontal se suele situar el tiempo y en el vertical cualquier valor acumulado y que habitualmente se refiere al coste o trabajo(horas de recursos). Menos frecuente es referirlo a días de duración de tareas o incluso unidades físicas producidas. También es interesante reemplazar los días completados o el trabajo completado por el porcentaje completado de la duración y el porcentaje completado del trabajo respectivamente. Es especialmente útil incluir en el mismo gráfico el plan actual junto a un plan previsto o línea de base para ver desviaciones.

Los requisitos para tener una gráfica–curva S del Coste acumulado de la programación, como es lógico, es haber valorado económicamente el proyecto a nivel de tareas, o también puede ser a un nivel superior de esquema como tareas de resumen o cabeceras. Este valor en Ms Project se puede introducir en el campo Costo fijo si queremos dar una cifra a partida alzada para la tarea o cabecera, siendo su reparto habitualmente lineal (prorrateado) en su duración, aunque también puede repercutirse al Inicio o al Fin de la tarea o cabecera (campo Prorrateo del costo fijo). Si además, o en lugar de, se están asignando Recursos a las tareas o cabeceras, es posible incluir la Tasa o precio/h de cada recurso, con lo que Project calculará el Costo (o costo total) de la tarea de la siguiente forma:

Costo total (de la tarea) = Costo fijo (de la tarea) + sumatorio por cada recurso asignado a la tarea: [(Trabajo recurso x Tasa recurso) + Costo por uso del recurso]

N.- El Costo por uso del recurso es poco habitual y de infrecuente aplicabilidad, y se define al igual que la Tasa para cada recurso en la vista Hoja de recursos.

De entre todas las posibilidades que conozco de obtener curvas S en Ms Project me quedo con la siguiente, que sin ser automática da más flexibilidad que el resto. Se trata de disponer a una fecha de revisión o estado de los datos programados y previstos del campo Costo a nivel de proyecto y con la periodificación deseada (por semanas, meses,…) y luego crear la gráfica en Excel.

Supongamos un proyecto con las siguientes tareas y recursos asignados que se muestra en la vista Diagrama de Gantt.



Las Tasas de los recursos, mostradas en la vista Hoja de recursos es la siguiente

Los costes generados por los recursos según la vista Uso de recursos es como sigue:

Los Costos fijos introducidos y los Costos totales (Fijo + Recursos) se han insertado en la tabla de la vista Diagrama de Gantt y queda como sigue:



N.- Para ver la tarea Resumen del proyecto en la fila superior marcamos Mostrar tarea resumen del proyecto en Menú/ Herramientas/ Opciones… ficha Vista.

Creamos un Plan previsto o línea de base copia de la programación actual antes de empezar a ejecutar el proyecto en Menú/ Herramientas/ Seguimiento/ Establecer línea de base.

Supongamos que hace un mes que empezó a ejecutarse el proyecto y la tarea Diseño comenzó en plazo pero duró una semana más, según muestran las dos fechas reales que aparecen en la tabla de Seguimiento, por lo que el proyecto actualmente se ha retrasado una semana respecto al plan previsto (barras rayadas)

Desde la Vista Uso de tareas seleccionamos los campos Costo y Costo previsto con el botón derecho del ratón encima de la zona amarilla de fase temporal. Utilizamos la opción Estilos de detalle para mostrar el Costo previsto, eliminando el resto de campos innecesarios para el diagrama. A continuación ampliamos o reducimos con el zoom la escala de tiempos, es decir los períodos que nos interesen, en este caso semanas y copiamos a Excel los valores de las dos primeras filas que se corresponden con el Costo actual y previsto del proyecto seleccionando las celdas con el ratón y Ctr+C.



Pegamos en Excel y calculamos con fórmulas los valores acumulados por semanas. Finalmente definimos un gráfico de líneas con las Curvas S del Coste acumulado previsto y actual por semanas como se muestra a continuación, y esto es todo.

Duración natural en calendario

Saludos Ignacio

Normalmente la duración me muestra los días efectivos laborables, pero necesito en otro campo o columna que me muestre la duración en la que también contabilice a los sábados o domingos, también los dias feriados si los tuviera (considerando que mi calendario tiene sábados, domingos y feriados no laborables)

Gracias por tus respuestas.

Veronika R.


Respuesta [Ignacio Martín]

Hola Veronika:

1. Crea un calendario base llamado Natural por ejemplo, con el mismo horario que el del proyecto y sábados y domingos laborables.

2. Inserta en tu tabla el campo Duración1 por ejemplo, con la siguiente fórmula:

ProjDateDiff([Comienzo];[Fin];"Natural")

...y ya lo tienes.

Saludos

Campo calculado de Project

Estimado Ignacio

Cuando se agregan campos en la tabla costo y se crea un campo calculado en base a otros dos, por ejemplo METRADO y PRECIO y como resultado en el campo TOTAL, hay alguna forma que de manera automática este total vaya al costo sin tener que copiarlo manualmente.

Gracias por tu atención.

Saludos

José Li Gavidia


Respuesta [Ignacio Martín]

Hola José,

no conozco otros métodos que el pegado y por programación de una macro, no obstante al ser un campo calculado por Project y suponiendo que el pegado sea posible (no en todos los campos se permite)en algún momento podría aflorar el resultado que calcula Project.

Una facilidad podría ser pegar el dato con vínculo sobre el campo destino Menú/ Edición/ pegado especial...Pegar vínculo...como datos de texto, de esta manera cuando cambias en el origen se refleja en el destino. Esto tiene el riesgo que se olvide repetir la operación de vincular al crear nuevas tareas. Además en el ejemplo que mencionas del Coste, tiene el inconveniente de que cuando la tarea esté finalizada, si introduces el Coste real tienes que eliminar el vínculo al Coste porque si no no se actualiza con ese nuevo dato, digamos prevalece el vínculo.

Un saludo.

Condicionada por el esfuerzo

Estimado Ignacio

Acerca de la programación de tareas , cuál es la mejor forma de programar las tareas, esto debido a que cuando se asignan recursos, la duración disminuye.

Cuando es recomendado la opción CONDICIONADA POR EL ESFUERZO ya sea en tareas individuales o en todas las nuevas que se agreguen.

Gracias por tu atención.

Saludos

José Li Gavidia


Respuesta [Ignacio Martín]

Hola José:

Efectivamente este parámetro sólo es aplicable si hay algún recurso asignado a la tarea, si no da igual lo que pongas.

Las tareas marcadas como condicionada por el esfuerzo supone que la duración de una tarea disminuye o aumenta a medida que se agregan o quitan recursos de la tarea (unidades), mientras que la cantidad de esfuerzo (trabajo)necesaria para completar dicha tarea permanece sin cambios.

Si la mayoría de las tareas del proyecto pueden acortarse al asignar más recursos, marca "Las nuevas tareas están condicionadas por el esfuerzo" en menú/ Herramientas/ Opciones/ Programación, como valor por defecto de las nuevas tareas que se creen (no es retroactivo). Esto no quita que se pueda cambiar a posteriori en la ficha de información de la tarea/ pestaña avanzado si no fuera de este tipo.

Yo recomiendo el siguiente método de programación al respecto:

1. Estimar la duración de cada tarea suponiendo que la realizara un único recurso (ó equipo) con dedicación completa (100% o 1 en unidades de la asignación).

2. Asignar un único recurso o equipo a la tarea y pulsar Aceptar para recoger los cambios.

3. Si la tarea no es de esfuerzo desmarcar el parámetro y Aceptar los cambios

4. Añadir más recursos hasta alcanzar la duración deseada.

N.- La tarea no se acortará si el Tipo de tarea figura como de Duración fija. Es recomendable dividir la pantalla con Menú/ Ventana/ Dividir para ver los cálculos que realiza Project en cada campo.

Un saludo.

% completado acumulado con dos decimales

Hola Ignacio

Le agradecería me ayudara si es posible, para lograr hacer en Project lo siguiente: personalizar un campo para la fase de escala temporal, el objetivo es obtener el % completado acumulado con dos lugares decimales, igual que lo hago en la vista diagrama de gantt. Lo he intentado pero no veo que Project 2007 me lo permita. Saludos Dulcinea


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Dulcinea,

no creo que exista la opción en Project de mostrar el porcentaje completado acumulado con dos decimales en la fase temporal, aunque sí es posible mostralo sin decimales de manera relativamente sencilla.

Si lo deseas puedes intentar obtener una tabla como la mostrada en la imagen superior correspondiente a una vista de Uso de tareas, pero suponiendo que no vas a utilizar el campo Costo, o si fuera así tendrías que pasar sus valores a otro campo para recuperarlos posteriormente.

En este caso lo primero será poner el símbolo de moneda a % y con 2 decimales en Menú/ Herramientas/ Opciones/ Vista.

A continuación rellenaremos la columna Costo con el valor 100 en todas las unidades.

Finalmente, desde la vista Uso de tareas elegiremos con el botón derecho sobre la zona de fase temporal el campo Costo acumulado, ocultando la columna que menciona el campo Costo.

Espero te sirva, un saludo.

Informes visuales

Saludos Ignacio.

Tengo dificultades en utilizar los Informes Visuales, quisiera saber cuál es el orden para utilizarlos, si tienes alguna guía o manual para utilizar con mas detalle los botones te agradecería me indicaras el link o alguna recomendación para usarlo apropiadamente.

Hasta ahora veo que siempre termina en una tabla dinámica en excel.

Veronika.


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Veronika.

La idea de los informes visuales es finalizar en Excel (o Visio) con los datos seleccionados de Project.

Puedes consultar el siguiente artículo de Microsoft que creo es bastante completo.

Crear un informe visual en Microsoft Project 2007 - http://office.microsoft.com/es-mx/project-help/crear-un-informe-visual-HA010163709.aspx

Un saludo

Contraseña de seguridad

Saludos Ignacio.

Tengo un problema ahora para poner password a un archivo project 2007, yo tengo el ms office project 2007, cuando le asigno una contraseña y lo vuelvo a abrir no me pide la contraseña como debiera solicitar al abrir el archivo, he cambiado los niveles de seguridad del project pero igual no me pide cuando abro el archivo, por ultimo, guarde hace poco un archivo con password, y ahora cuando intento abrir me pide contraseña y no me acepta, es contradictorio, los otros a pesar que tienen password no me piden.

Gracias por tu ayuda.

Veronika.


Respuesta [Ignacio Martín]:

Veronika:

En principio no he visto nada raro en cuanto a las contraseñas salvo que "Un archivo formato Project 2007 con contraseña, no permte abrirlo el 2003 aunque escribas la misma contraseña original", "sí se permite abrir en 2007 un archivo creado en 2003 con su contraseña original"

Espero te ayude.

Duración mensual

Saludos Ignacio.

Previo saludo cordial y agradeciendo por anticipado tu atención, tengo un problema con las duraciones mensuales de un plan anual, ocurre que mis actividades son mensuales.

El proyecto lo planifico a partir del 1 de enero del 2010 con enlaces fin comienzo consecutivos entre ellas, pero cuando veo las fechas de fin de cada mes estas no son correctas, estas fechas de fin la verdad no las comprendo, porque no finalizan a fin de cada mes?

Diagnóstico de necesidades capacitación 1ms 01/01/2010 28/01/2010
Módulos Escuela Líderes 3mss 29/01/2010 22/04/2010
Material educativo 5mss 23/04/2010 09/09/2010
Asesoría Comités Gestión 2mss 10/09/2010 04/11/2010
Propuestas metodológicas 3mss 05/11/2010 27/01/2011
Asesoría Gobiernos Locales 4mss 28/01/2011 19/05/2011
Sistematización de la escuela 3mss 20/05/2011 11/08/2011

Quisiera saber en donde esta mi error.

Gracias por anticipado por tus respuestas.

Veronika.


Respuesta [Ignacio Martín]

Hola Veronika.

Project requiere conocer los días laborables por mes en este proyecto, esto se define en Menú/ Herramientas/ Opciones/ Calendario...Días por mes.

En el ejemplo que se muestra está definido en 22, por lo que Project mutiplica por 22 la estimación de la duración en meses que has introducido.

Un saludo.

Holguras en Project

Estimado Ignacio:

¿Es posible ver las holguras en Project al igual que lo hace el primavera6?

Atento a sus comentarios.

Muchos saludos y agradecimientos de tu excelente disposición ayudar en este tema.

Patricio Silva (Chile)


Respuesta [Ignacio Martín]:

La Tabla Programación (Menú/Ver/Tablas/Programación), muestra las holguras y fechas límite de comienzo y fin, pero claro, como es lógico, para que esté bien hay que haber metido previamente las precedencias entre tareas, como lo harías con primavera6.

Un saludo.

Dias Transcurridos - dt

Tengo una inquietud, tengo una tarea con duracion 2dt, con un solo recurso, cuando ingreso a la hoja de uso de recursos observo que lo distribuye 15h, 24h y 9h, quisiera saber cual es la lógica del uso del dt.

Gracias por anticipado por tu respuesta.

Veronika.


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Verónika.

El sufijo t añadido a cualquier medida de tiempo en Project como duración, posposición de un anlace, etc. supone interpretar el tiempo de manera continua sin considerar el calendario, tanto en sus días festivos como en las horas no laborables de la jornada de trabajo, sería equivalente a hablar de días naturales o tiempo transcurrido (por eso la t).

Por ejemplo si tienes una tarea Pruebas mecánicas que va a estar funcionando sin parar durante 2 díast, comenzará a la hora de inicio del día en el calendario 9h p.ej. y acabará a las 9h del tercer día, total que cada día se programan 15h(9 a 24), 24h(0 a 24) y 9h(0 a 9).

Si asignas un recurso Project calcula estas mismas horas de trabajo independiente de como está definido el calendario del recurso, es una decisión discutible, pero lo hace así.

Por cierto este tiempo transcurrido, también suele ser útil para indicar en un enlace que la tarea sucesora no empezará por ej. hasta pasados xdíast (naturales), que es el tiempo necesario para completar un proceso natural, químico, etc (secado, fraguado, etc.).

Creo que no hay que abusar de este tipo de estimación, unicamente en estas situaciones menos corrientes y acudir a la estimación habitual de tiempo de trabajo(laborable).

Espero te haya resultado útil.

Pregúntame cuando quieras.

Saludos.

Ignacio Martín