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04 febrero 2011

DUDAS PROJECT


Buenos días Ignacio y antes de nada gracias por tu ayuda a todos los que estamos perdidos con el Project. Paso a contarte mi duda.

Estoy empezando a manejar Project y me surgen diversas dudas.


He introducido las tareas y los recursos a partir de los datos que consigo del programa de presupuesto y mediciones. Mi primera duda es , donde se le asignan las cantidades de cada partida o esto es innecesario. Me refiero por ejemplo si tengo una unidad que se llama Limpieza de cunetas y que tiene como recuros un peón y una motonivelado, el programa de presupuestos estima pongamos 0.05 h. para cada metro lineal y la medición de esta partida serían 500 ml., entonces me pregunto, hay alguna manera de que en Project figuren esos 500 ml. Por otro lado me gustaría saber si es posible que el Project me indique los rendimientos por unidad de cada recurso, para así poder ir controlando según aumente o disminuya la duración de la tarea.


Por otro lado, una vez intoducidos los valores de rendimiento y costo de cada recurso según los datos del programa de presupuestos, Porject em calcula la duración si lo tengo en autoprogramar, el tema es que una vez realizado esto y según mi experiencia la unidad de obra se pordría hacer en menos tiempo, entonces cual es la manera para que yo le pueda decir que en vez de 10 días le lleva 7 t me cambie lógicamente los rendimientos de cada recurso. Y ya dentro de este tema, si uno de los recursos es un material como hago para que que al disminuir la duración no me reduzca el número de unidades de este material.


Por último y la más importante, al introducir dentro de la tarea las unidades de cada recurso me surge una duda. Que es mejor poner el número de unidades que necesito para una unidad de la tarea o para el projecto completo, es decir poner por ejemplo el rendimiento de una pala para excavacion de un m3 o el total para los 300 m3 que tiene mi obra.


En fin después de esto rollo espero puedas darme alguna pista porque tengo que entregar unalicitación la semana que viene y es mi primer trabajo así que me gustaría no defraudar a mis jefes.


Un saludo y gracias de antemano.
 
Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Javier,

me parece muy interesante lo que planteas, desde mi punto de vista hay mucho desacierto al respecto, y efectivamente la elección apropiada del E.D.T. o Esquema de Desagregación de Trabajos (el alcance) en la fase inicial de la planificación es lo más importante, fundamentalmente porque rediseñar el E.D.T.una vez avanzada la programación es más laborioso que cualquiera de los otros aspectos. Podríamos decir que si el E.D.T. no está bien enfocado ya vamos mal para el resto, o sea que más nos vale dedicarle el tiempo que sea necesario, sino enseguida aparecerán los primeros problemas: dificultad para estimar-cuantificar los trabajos, dificultad para definir las relaciones de precedencia, problemas para asignar recursos claramente identificados, e incluso penalización de tiempo-retrasos involuntarios al limitar la optimización de los enlaces por no haber desagregado adecuadamente algunas tareas, es increíble pero ocurre frecuentemente. Es decir “el mero hecho de la forma de definir el E.D.T. puede tener consecuencias de adelanto o retraso en la duración calculada del proyecto”. Gran parte de lo que planteas se puede responder en base a tener claro determinados principios y metodologías de la gestión de proyectos, más que por conocimiento profundo del Project. Como este tema da mucho de sí intentaré resumir mi experiencia a continuación en una relación de recomendaciones, aunque esa experiencia me halla llevado a enfrentarme a muchos tópicos que deambulan por ahí.

1. El E.D.T. debe incluir todos los trabajos del proyecto (más o menos agrupados).

2. El éxito en la gestión del proyecto (plazo, calidad, coste,...) se basa fundamentalmente en la optimización de la gestión de recursos.

3. Para gestionar óptimamente los recursos se requiere una programación y control de su trabajo lo más cuantificado posible.

4. El E.D.P. Esquema de Desagregación del Proyecto de los software de mediciones y presupuestos están orientados a facilitar la obtención del cálculo de costes y no al control de los trabajos de los recursos, por lo que aporta poca ayuda en la construcción del E.D.T., en muchas ocasiones desagregamos también por zonas, tramos, áreas, estructuras, bloques, portales, viviendas, etc. o incluso fases.

5. Salvo que seas el encargado de los recursos de una subcontrata y no el jefe del proyecto, recomiendo asignar un solo perfil de recurso por tarea-trabajo, para no morir en el empeño, por ejemplo:

Tarea: Limpieza de cunetas (configurada como Tipo=Unidades fijas y Condicionada por esfuerzo=marcado)

Recurso asignado: Eq. limpieza cunetas (1 inicialmente, cuantos menos equipos mejor, ya se verá al final si hay que subir los equipos, o el rendimiento, según como se interprete por el jefe de proyecto)

Duración: n días siendo n un valor que se mete a mano en Project y que se debería calcular si es posible como Medición/Rdto día de un equipo, si no es posible cuantificarlo, se “moja” el jefe de proyectos y le da un valor estimado a partida alzada, n días.

Nota.- Esta fórmula se puede definir en Project parecido a como se haría en Excel, pero su resultado no se transfiere a Project automáticamente, por lo que no tiene excesivo interés crearla en Project. Por otro lado, no está claro cuál es el rendimiento de una tarea por el hecho de conocer su descompuesto unitario de horas de mano de obra y maquinaria, porque se pueden solapar sus tiempos, salvo que hubiera un único recurso. Por eso recomiendo el recurso mix “Equipo” de algo que da un rendimiento día para esa tarea específica.

Por cierto, siempre se puede insertar campos personalizados por el usuario en tu tabla de Project, como por ejemplo la medición de los 500 ml, pero con carácter informativo o/y para usarlo como variable de una fórmula de otra columna, teniendo en cuenta que en Project no se puede definir fórmulas en campos calculados por él y sí en campos de usuario.

Si se asignan unidades materiales a una tarea, al cambiar la duración las unidades materiales permanecen constantes.

Si quieres acortar la duración de una unidad-tarea o asignas más unidades del recurso y/o directamente reduces a mano la duración, consciente que estás aumentando el rendimiento, porque eso Project de momento no lo sabe, ni se lo puedes decir, etc., etc., etc.

Un saludo,

22 comentarios:

  1. HOLA A TODOS, QUIERO HACERLES UNA PREGUNTA CON RESPECTO A MS PROJECT, COMO HAGO QUE EN LA HOJA DE RECURSO LE ASIGNE EL PORCENTAJE DE LA MANO DE OBRA (%MO) PORQUE CUANDO EXPORTO MI PRESUPUESTO AL MS PROJECT NO APARECE CORRECTO EL COSTO DEL PROJECTO, PORQUE EL (%MO) NO LE RECONOCE, ESPERO ME PUEDAN AYUDAR. GRACIAS. DEJO MI CORREO: richard_2036@ingenieros.com

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    1. TEngo el mismo problema. deseo indicar el costo de las herramientas manueles de una partida como porcentaje del costo de la mano de obra. Por el momento lo he solucionado creando un recurso tipo material para cada analisis que incluya herramientas, y calculando a mano el costo de dicho recurso como la suma de los costos de mano de obra multiplicado por el porcentaje correspondiente.

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    2. Hola.

      En Microsoft Project no es posible definir el costo de un recurso como porcentaje de otro.

      Saludos.

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  2. hola como podria dejar mi linea base en eso en base y mostrar el atrazo , por ejemplo mi proyecto empieza el 1ro de septiembre y tendria q acabar el 20 pero ya llevo retrazo como ver el retrazo?

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    1. El retraso o adelanto del proyecto o de cualquier tarea, respecto la línea de base, se puede mostrar insertando la columna Variación de fin.

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  3. Por lo que puedo observar, las tareas están orientadas a la Ingeniería Civil y debo decir que en ese caso se debe configurar el programa con tareas de "Duracion fija" y desmarcar la opción "condicinada por el esfuerzo". Si no lo haces, entonces con cada modificación de los recursos (ya sea que aumentes las unidades asignadas de un recurso o agregues un recurso nuevo a la tarea), el programa recalculará la Duración de la tarea. Lo que sería un pecado mortal para el ingeniero.

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    1. Si se desea acortar la duración de una tarea añadiendo recursos, Microsoft Project requiere que la tarea esté configurada como Condicionada por esfuerzo y deseleccionado Duración fija.

      Si lo que se desea es mostrar los recursos que intervienen en la tarea, sin que se repartan el esfuerzo o trabajo, y por lo tanto permanezcan el tiempo que se estima dura la tarea, deseleccionaremos el campo Condicionado por esfuerzo.

      Si queremos intentar que la tarea mantenga el mismo tiempo estimado de duración, independiente del número de recursos y trabajo que realicen los recursos asignados, seleccionaremos el Tipo de tarea Duración fija.

      Saludos.

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  4. Hola Buenos días a todos!!quisiera saber como visualizar mi EDT? tengo que descargar Visio u otro software necesariamente?

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    1. Hola Janett.

      Ciertamente, Microsoft Project no tiene opción de mostrar el EDT en estilo organigrama.

      Saludos

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  5. Hola Ignacio.

    Mi consulta es la siguiente:

    Estoy participando de un proyecto y mi tarea fundamentalmente es proyectar los costos en base a un cronograma que me es dado.

    Yo tengo que poder decirle a mis jefes, de acuerdo al cronograma cuanto en $ vamos a incurrir en hormigon, excavacion, etc de acuerdo a una lista de precios que tengo.

    Mi estructura por ejemplo es la siguiente:

    1. Pozos de ataque
    1.1 Excavación de pozos
    1.2 Colocacion de malla
    1.3 hormigonado

    A modo de ejemplo por lista de precios yo tengo que la excavacion me la pagan por 100$/m3.
    La colocacion de malla, 50 $/m2
    Hormigonado 130 $/m3

    Basicamente la duración de los trabajos tanto no me importa, porque nos pagan por m3 o m2.

    Espero que se haya entendido.

    Gracias de antemano.

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    1. Hola.

      Una propuesta sería la siguiente.

      1. Creas los recursos materiales que mencionas en la vista Hoja de recursos (Hormigón, Excavación, ..como quieras llamarlo), del Tipo=Material, la Etiqueta material correspondiente a cada recurso (m2, m3, ...) y la Tasa, que es el precio de la unidad material.

      2. Asignas el recurso correspondiente a cada tarea, y su cantidad en el campo Unidades ó Trabajo (indiferente).

      y eso es todo.

      Para ver los resultados por recurso, carga la vista Uso de recursos, en la tabla de la izquierda muestra(inserta) la columna Trabajo y Costo. En la fase temporal de la derecha, muestra también el campo Costo y Trabajo, o solo uno, cliqueando con el botón derecho del ratón sobre la fase temporal eligiendo de la lista el campo a mostrar.

      Por último, elige la escala de tiempo que te interese (diario, semanal, mensual,...) en ficha Vista > Zoom > Escala temporal ...

      Puedes filtrar, ocultar las tareas, etc.

      Nota.- Si no tienes el archivo de Project con la programación de las tareas, tendrás que crearlo. Project reparte el costo a lo largo de la tarea prorrateadamente por defecto.

      Espero haberte ayudado.

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  6. Buena tarde Ignacio

    Tengo dos consultas de Project 2016 para realizarle espero pueda colaborarme

    1. Como se le asignan los rendimientos a los recursos de mano de obra en este caso soy de Colombia y aquí la mano de obra se le dice cuadrillas entonces teniendo en cuenta que son cuadrillas como y donde se colocarían, además estos rendimientos son los mismos que se manejarían en los análisis de precios unitarios o serian diferentes.

    2. Debo realizar una tabla donde se especifiquen cada una de las tareas y los nombres de los recursos que se usaran en las mismas diariamente e intentado realizarla, pero solo me salen las tareas y la cantidad de horas que se trabajan en cada día en uso de tareas pero no he podido una que me salgan los nombres de los recursos asignados que se usarían cada día por cada una de las tareas.

    Agradeciendo la atención prestada requiero esta ayuda con urgencia para una presentación de un proyecto.

    Muchas gracias.

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    1. Hola, a continuación te respondo a las 2 preguntas.

      R.-1 En Microsoft Project no existe campo, ni variable que haga referencia a rendimientos. El software espera que el usuario estime e introduzca inicialmente una Duración para cada tarea, que es el tiempo necesario para completarla, por defecto, en días laborables. Si opcionalmente se desea asignar recursos a la tarea, como por ejemplo Cuadrilla de albañilería, siendo una tarea del Tipo Unidades fijas o Trabajo fijo (no Duración fija), y además Condicionada por esfuerzo(seleccionado), al incrementar el número de Unidades de recurso(Cuadrillas en este caso) asignadas a la tarea, esta reducirá su Duración proporcional e inversamente a ese número de unidades. Así por ejemplo si se estima la tarea inicialmente con una Duración de 10 días, y se le asigna el recurso Cuadrilla de albañilería, la tarea durará normalmente lo mismo. Si a continuación, y bajo esas premisas anteriores, incrementamos en 2 el número de Unidades asignadas del recurso, la tarea pasará a durar 5 días, 3 unidades de recurso serán 3,33días,...

      Hay que recordar que salvo excepciones, las tareas deben estar programadas en Modo automático (no manual), pues de lo contrario, los cálculos que realiza Project pueden arrojar resultados inesperados.

      Existen diferentes formas y lugares del Project para asignar la Cuadrilla a la tarea. Lo primero y recomendable es crearla en la vista Hoja de recursos. Allí mismo escribiremos la Capacidad máxima o número de Cuadrillas de que se dispone para el proyecto. Después, desde la vista Diagrama de Gantt por ejemplo, dividiremos la pantalla, con Tarea > Propiedades > Detalles, y desde ese formulario que se habilita en la ventana inferior, comprobaremos y editaremos los campos y recursos asignados a la tarea seleccionada en la ventana superior.

      R.2- Efectivamente, desde la vista Uso de tareas, se puede consultar el número de recursos asignados a cada tarea, día a día, o con la escala (Zoom) temporal que se desee. Para ello, debes pulsar el botón derecho del ratón sobre la zona de la escala temporal(panel derecho de la vista) > Estilos de detalle y seleccionar el campo Unidades de recurso asignadas, de la lista de la izquierda, pasándola para mostrarse, a la lista de la derecha. Aceptar y eso es todo.

      Saludos, Felices fiestas para todos, y deseando que tengais un año 2018 lleno de magníficos y exitosos proyectos.

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    2. Buena noche

      1. Tengo Project 2016 pero no encontré esa opción para colocar los rendimientos a la cuadrilla, por lo demás perfecto lo entendí gracias

      2, Al seleccionar Campos de unidades de recursos asignadas aparecen los porcentajes de las cuadrillas por día, pero me deben de aparecer son el nombre de la cuadrilla o el nombre de los recursos Ignacio podría ayudarme con ello.
      Ignacio podríamos conversar este tema por correo electrónico ya que se me hace mas fácil que por el blog muchas gracias

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    3. Hola.

      1. Como he mencionado anteriormente, no existe rendimiento de recurso en Microsoft Project.

      2. En la vista Uso de tareas se muestra las unidades de recurso asignadas día a día correspondiente al recurso que se muestra en la tabla de la izquierda. En la celda de la derecha(fase temporal) solo se muestra una cantidad.

      También se puede utilizar la vista Uso de recursos, en la que se organizan las asignaciones y la cantidad, agrupándose sus tareas, para cada recurso.

      Puedes cambiar el valor de las Unidades de tanto por ciento a unidades decimales en Archivo > Opciones > Programación > Mostrar las unidades de asignación como:...

      Mi correo es: imartin@epmconsultores.com

      Saludos

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    4. Buena noche Ignacio

      Le envié un correo con la información que debo mostrar en Project mas no he podido conseguir un grafico que me muestre las cuadrillas o recursos que se utizarian diariamente

      Estaría muy agradecido si me pudiera colaborar con ello.

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    5. Hola.

      - La vista Calendario proporciona un informe sencillo con las tareas programadas para cada semana o mes.
      - La vista Gráfico de recursos muestra un histograma del Trabajo o de las Unidades programadas de cada recurso (botón derecho del ratón) para el proyecto.
      - La vista Uso de tareas o Uso de recursos no permite modificar las Unidades de asignación por días, ni por cualquier otro período. Solamente se puede cambiar el Trabajo(Hs) del recurso en la tarea, por días, semanas,...

      Saludos.

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    6. Muchas gracias ignacio, en vista calendario pude hacer lo que necesitaba

      Gracias

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  7. Hola Tengo una duda respecto a porcentaje completado, resulta que tengo un proyecto el cual ya tiene avances y me han solicitado asignarle los recursos, algunas de las tareas requieren de mas de un recurso, el problema es que cuando asigno dos recursos a una tarea el porcentaje completado de esta se reduce. Quisiera saber por que sucede esto y si hay forma de solucionarlo.

    Mucas Gracias

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    1. Lucas

      Define la tarea del Tipo=Duración fija, antes de asignar los recursos.

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  8. Buenas tardes tengo muchas dudas al asignar los costos , ya que las actividades tienen costos por ML o M2.
    Ejemplo instalación de tubería.
    ME de ductos
    ect.
    Cómo puedo manejar esto ?. Gracias.

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    1. Hola.

      Existen dos formas habituales de introducir costos a las tareas:

      1. Escribiendo en la columna Costo fijo, si se conoce el costo total de la tarea.

      2. Definiendo, en la vista Hoja de recursos, una Tasa, o precio unitario para recursos de Tipo Material, como es el caso que planteas, y un precio por hora, si es un recurso de Tipo Trabajo.

      Ej:

      Vista Hoja de recursos:

      Nombre rec /Tipo /Etiq material/Tasa estándar
      ----------------- ------- --------------------

      Tubería D50 / Material / ML / 50,00 €

      Posteriormente, cuando se asignan recursos de tipo material a una tarea, se debe de introducir la cantidad del recurso en el campo Unidades, con lo que Project calcula el Costo de la asignación, o asignaciones, y como resultado, automáticamente, el de la tarea.

      Nota.- Para acceder al campo de Unidades de la asignación, por ejemplo, puedes cliquear dos veces sobre la tarea, y en la Ficha de información, seleccionar la pestaña Recursos.

      Tambien en la vista Uso de tareas, insertando la columna Unidades en la tabla, o directamente en la columna Trabajo (es indiferente).

      También al seleccionar en la cinta de opciones Detalles, y se mostrará un formulario en la parte inferior de la pantalla, que se corresponderá con la tarea que se vaya seleccionando en la tabla superior.

      Nota.- El Costo total, o Costo de la tarea, se puede mostrar insertando la columna Costo en la tabla.

      Espero te haya resultado útil.

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