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19 abril 2011

5 pasos para evitar sorpresas en el cálculo de fechas con Microsoft Project












Buen día Dr.
Tengo la siguiente consulta, en un proyecto tengo una tarea específica con fecha de inicio el lunes y con una duración de 2 días, Project me arroja que termina el miércoles, pero en realidad debería terminar el día martes, la tarea se lleva a cabo en dos días (lunes y martes), como hago para corregir esta situación de la duración y fin de la tarea,

muy amable por su atención prestada.

Cordialmente
Ing. Juan Carlos Lopez

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Juan Carlos,

Comprueba con los siguientes 5 pasos la configuración correcta de la Jornada de trabajo del proyecto, porque un desajuste de 1 hora pueda llevar al día siguiente del esperado.












1/ Formato de fecha = día y hora, para mostrar temporalmente los valores de las fechas programadas, es decir elige el tipo “28/01/02 12:33” en Menú/Herramientas/Opciones/Vista… ó en Archivo/Opciones de Project/General en la versión Project 2010.

Nota.- Es posible que tengas que ampliar el ancho de las columnas de fecha si se muestra celdillas en su interior.












2/ Hora predeterminada de Entrada y Hora predeterminada de Salida que coincida con el Calendario del Proyecto 9h y 18h por ejemplo (hay 1 hora de parada) en Menú/Herramientas/Opciones/Calendario ó en Archivo/Opciones/Programación en Project 2010.

3/ Jornada de 1 día = 8hs por ejemplo (la misma que en el Calendario), en Menú/Herramientas/Opciones/ Calendario...Jornada laboral ó en Archivo/Opciones/Programación en la versión Project 2010.


















4/ En el Calendario del proyecto todos los días laborables de 8h, por ejemplo empezando a las 9h y acabando a las 18h con una hora de parada, es decir de 9h a 14h y de 15h a 18h por ejemplo, en Menú/ Herramientas/ Cambiar Calendario laboral ó en Proyecto/Cambiar tiempo de trabajo para la versión Project 2010.














5/ Comprobar que el proyecto comienza a las 9h y si no es así cambiarlo sobrescribiendo en Menú/Proyecto/información del proyecto...Fecha de Comienzo del Proyecto.


Nota.- Como ves todo tiene que ser consistente y coherente en fechas, horas y duraciones relativas a la jornada de trabajo, por cierto no todos estos ajustes tienen carácter retroactivo, como es el caso de la definición de la Jornada de trabajo del paso 3/, que afectará únicamente a las nuevas tareas y estimaciones, no así a las duraciones que ya se introdujeron, aunque podrían reescribirse encima para resolverlo. Así pues estos 5 pasos es mejor realizarlos al inicio de la entrada del proyecto. Finalmente ya puedes volver a dejar el formato de fecha del punto 1/ en dd/mm/aa por ejemplo, que es más corto.

...espero te sirva para corregir las diferencias de fechas que planteas.

un saludo

42 comentarios:

  1. GRACIAS A MI SI ME SIRVIO!!!! THANKS!!!!

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  2. quiero hacer una jornada laboral de 365 dias laborales y de 24 horas de trabajo. Como lo hago?

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  3. Elige para el proyecto el calendario 24h, en Menú/ Proyecto/ Información del proyecto/ calendario...24horas. Además modifica en Menú/ Proyecto/ Cambiar tiempo de trabajo (V.2010) ó Menú/ Herramientas/ Cambiar calendario laboral (V.2007-2003...Opciones..., los siguientes valores: Jornada laboral=24; Semana laboral=168 :Días por mes=30. N.-Esto no es retroactivo para duraciones escritas anteriormente. Lo importante es que a partir de ahora, debes de considerar que cuando introduces 1 día de duración son 24h para ese proyecto, 1 semana 168h y un mes 30d.ç

    Espero te sirva la aclaración.

    Un saludo.

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  4. y como hago cuando el dia sabado cambia el horario, por decir de lunes aviernes el horario es de 7:30 am a 17:00 pm y los dias sabados de 7:30 am a 13:00 Gracias

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  5. La forma depende ligeramente de la versión, hasta la versión 2003. A través de Menú / Herramientas / Cambiar calendario laboral, simplemente te sitúas con el ratón en la zona de título de las columnas sábado que están en gris y a continuación seleccionas el botón Período laborable no predeterminado, y el horario Desde Hasta de la jornada que que tu quieras.

    Si usamos la versión 2007 o 2010, en Proyecto > Propiedades > Cambiar tiempo de trabajo, hay que seleccionar la ficha Semanas laborales y luego el botón Detalles...y seleccionar por ejemplo Sábado y luego Establecer días en estos períodos laborables específicos y la definición de jornada laboral en Desde Hasta...y luego Aceptar hasta salir...y ya está.

    Saludos

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  6. hola su ayuda en la cantidades de duracion del proyecto me sale en decimales como hago para que salga en numeros enteros.

    MERLY

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  7. ignaciomvp23 mayo, 2012

    Hola Merly,

    las razones por las que la Duración del proyecto sale con decimales pueden ser múltiples y reflejan o que alguna tarea tiene una duración con decimales, o que no hay coherencia entre los horarios, calendarios, opciones etc. que intervienen en el cálculo. En el caso de una tarea con decimales puede ser debido a que no comienza o termina en las horas de inicio y fin prefijadas en el calendario del proyecto, que es el que se toma como base para calcular las duraciones. Los decimales no se pueden redondear, ni quitar, únicamente asegurarse que se cumplen los 5 pasos de coherencia en la configuración del proyecto que se explican en este post, y quizás se minimicen. Pero como es lógico, una tarea continua que comienza a las 9am y termina a las 13am, debe mostrarse con 0,5 días de duración si la jornada es de 8h.

    Saludos.

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  8. Cuando escribo las fechas del 01/01/2012 al 31/12/2012, por ejemplo, me sale que la duración es 2 mss (2 meses)¿Cómo hago para que salgan 12 meses?

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  9. Hola:

    - Quizás tengas un número muy elevado de Días por mes en Opciones de Calendario y tengas que reducirlo a la sexta parte aproximadamente.

    - Quizás tengas una definición de Jornada laboral u horas por día muy alta y tengas que escribir la sexta parte aproximadamente, en Opciones de Calendario.

    - Quizás en tu calendario del proyecto sólo se trabaja aproximadamente 1 día a la semana y el resto son No laborables.

    Si quieres mantener todo como está, entonces debes de insertar una columna personalizada con una fórmula que te calcule en meses la diferencia de fechas entre Fin y Comienzo ya que la columna Duración no se puede adaptar a lo que buscas.

    Saludos

    Ignacio MVP

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  10. Buenos dias, con respecto a mi última duda, utilicé la configuración que mencionó anteriormente: "los siguientes valores: Jornada laboral=24; Semana laboral=168 :Días por mes=30." de todas no da la duración correcta. Tendrá algo que ver con que tampoco puedo cambiar el tipo de calendario, es decir, por mas que ponga "24 horas y aceptar", regreso y la configuración se mantiene en Estandar.

    Saludos cordiales

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  11. Hola de nuevo,

    la asignación de un Calendario al proyecto, como el denominado 24 horas u otro, se realiza en la opción Información del proyecto.

    N.- Sale 12,14 meses y no 12 por no ser todos los meses del año de 30 días.

    Saludos

    Ignacio MVP

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  12. Muchas gracias, ahora todo esta mejor.
    Saludos cordiales,

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  13. Estimado Ignacio, programe según lo leído. mi consulta es que si por ejemplo una actividad dura 2 días, pero el comienzo sale lunes 01 9:00a.m y el termino miércoles 3 9:00a.m (se va al dia siguiente) programado 24 horas como indico. (solo es la parte textual) . la pregunta es quisiera que salga martes y no miércoles. ya que el Gantt si esta ok. gracias por su enseñanzas. saludos desde Lima - Peru.

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  14. de la consulta anterior el horario es 24 horas. gracias dr.!

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    1. Hola,

      si la tarea dura 2 días de 24h/día y empieza el lunes 1 a las 9:00a.m. lógicamente acabará el miércoles 3 a las 9:00a.m.

      Ciertamente en el Gantt aparece como que termina el martes 2 si tienes una escala temporal de días, pero si la amplías a horas verás que acaba el miércoles 3 a las 9:00a.m.

      Podríamos decir que hay un pequeño fallo gráfico al respecto.

      Saludos

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  15. Gracias! Ignacio por la interrogante y la rápida consulta. tu blog es un libro de consultas muy importante. un saludos desde Lima.
    LA

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  16. Hola.. su ayuda por favor. tengo un proyecto que tiene dos jornadas laborales, en la ciudad de 8 a 5pm y en el campo jornada de 6 a 6pm, pero las actividades en ciudad duran de Enero a junio y las actividades en campo de marzo a diciembre, por lo que creando la excepcion en cambiar horario laboral me afecta (para campo) me afectó también el horario ciudad y empecé a obtener duracones con días decimales. como puedo solucionar esto.. Gracias

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  17. Hola Jonathan,

    vaya por delante que si usas la Duración en días, en Project es lógico que puedan salir decimales si hay diferentes jornadas en el proyecto.

    Project requiere en las Opciones que se especifique el número de horas que se considera para 1 día de proyecto. Este valor es único y necesario, por defecto está en 8.

    En el ejemplo que comentas podría ser quizás también 8 hs, ya que hablas de una jornada de 8:00h a 17:00h con 1 hora de parada(?) para tareas de ciudad. Entonces ocurre que si una tarea se desarrolla con horario de campo, por ejemplo: de 6:00h a 18:00h con 1,5h de parada, supondrá 10,5h o lo que es lo mismo 1,31 días de 8 horas(10,5/8), y por supuesto, si la tarea es de ciudad y se desarrolla de 8:00h a 17:00h con 1 hora de parada, Project mostrará 1 día de Duración.

    La otra cuestión que te sugiero es que crees esos 2 calendarios en tu proyecto,
    - Calendario ciudad .... y
    - Calendario campo ....
    con sus horarios y paradas de jornadas y días incluso festivos (excepciones) correspondientes.

    Una vez creados los puedes asignar a las tareas en la ficha avanzada de información de la tarea, o si lo prefieres insertando el campo Calendario de tareas en cualquier tabla de tareas. Aunque también puede ser más sencillo según tu punto de vista, que el calendario del proyecto sea como el de ciudad, y sólo asignas el calendario campo a las tareas de campo.

    Espero haberte ayudado,

    saludos

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    1. Jonathan:

      pensando en términos de estimación del esfuerzo que se debe de introducir en el campo Duración de la tarea, en relación al caso anterior, cuando sean tareas de ciudad puedes introducir días o incluso horas, pero si son de campo debes de escribir el valor de la duración teniendo en cuenta lo dicho, que 1 día=8h. Por lo que al ser de campo, una tarea de 2 días en tu cabeza (y en la mía) son 2,32d en Project o si lo prefieres más exacto y entero 21h, que es lo que tendrías que escribir en la columna Duración.

      Resumiendo, una cosa es el calendario con los horarios de las jornadas, y otra la estimación en base 8h/d que tienes que introducir en la Duración de la tarea.

      Saludos

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  18. Que tal Ignacio, tengo una pregunta: En un proyecto tengo programadas actividades en Noviembre y Diciembre, luego en Enero y Febrero no programo nada, para vovler con esa tarea en Marzo y Abril; no encuentro la forma de romper una tarea (dividirla en dos periodos. Me podrias apoyar en la forma coorecta o no es posible?
    Gracias

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  19. Hola,

    si todas las tareas del proyecto se paran en un período, te recomiendo especifiques como no laborables esos días en el calendario del proyecto.

    Si el período de inactividad es para determinadas tareas, te recomiendo copies el calendario del proyecto, le pongas un nombre, especifiques el período de inactividad con días no laborables y se lo asignes a las tareas en cuestión en la pestaña Avanzado al hacer doble clic sobre la tarea, o si lo prefieres, insertando la columna Calendario en la tabla.

    Las tareas se alargarán automáticamente en cuanto a su fecha de fin, pero no aparecerá la discontinuidad, salvo que sea para todas las tareas y cambies el formato del Gantt.

    La otra opción es que descompongas la tarea en otras 2 subtareas como si fueran fases de una tarea de resumen.

    Nota.- La opción de Dividir tarea mediante un icono que hay por ahí no te lo recomiendo, salvo que sea para pintar un Gantt sin mayor transcendencia.

    Saludos

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  20. Ignacio Martín,
    muchas gracias por las indicaciones, antes de ahora había utilizado Project para tareas relativamente cortas, pero ahora debo realizar un proyecto que tomará meses y este tema de la duración era un problema, pero con la revisión de los cinco pasos que mencionas el problema se solucionó. Sin embargo todavía no logro dar con la razón de por qué si mi tarea A dura del 1 al 2 del mes, y mi tarea B del 3 al 4, cuando cambio la duración de A de 1 al 3, la tarea B se reprograma manteniendo 3 al 4, en vez de 4 a 5.

    Orlando desde La Paz, Bolivia

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    1. Hola Orlando,

      me imagino que la tarea A y B están vinculadas con un enlace Fin a Comienzo, ya que supones que la B tiene que programarse al fin de la A. Si esto no ocurre puede ser por varias razones, pero una bastante probable es que tengas una restricción del tipo No finalizar después de, o No comenzar después de.

      Lo puedes comprobar con doble clic sobre la tarea B, ficha Avanzada de información de la tarea. Si fuera este el caso déjalo en Lo antes posible y Aceptar.

      Ya nos contarás.

      Saludos

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  21. Hola,

    Tengo un problema, en el project 2010 en la parte de programacion anote un horario que va desde las 08:30 am hasta las 04:30 pm y puse 7 horas de trabajo por dia, ya que habra una hora para almorzar. Seguido fui a la informacion del proyecto/Cambiar Tiempo de trabajo/Semanas laborales y alli puse el horario en dos partes: 08:30 a 12:30 y 01:30 pm a 04:30 pm. Cuando voy al gantt y anoto directamente la fecha de finalización de tarea, automaticamente la columna dias sale en decimales, por que? como puedo solucionarlo?.

    Atte. Dante

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  22. Hola Dante,

    si te he entendido bien, después de hacer esa configuración que considero acertada, escribes una Fecha de fin, quizás en la columna Fin real(?). Si fuera este el caso, Project calcula las horas que transcurren entre el Comienzo real y el Fin contando en el calendario del proyecto para posteriormente, dividir esa cifra entre 7 horas/día en este caso, y lo que de se muestra en la columna Duración.

    Te recomiendo pongas un formato provisional de fecha con hora para ver y modificar los datos si fuera necesario.

    Espero haberte ayudado, sino coméntanoslo.

    Saludos

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  23. Hola Ignacio.
    Tengo unas actividades, algunas con predecesoras fc+4d y no hay problemas con ellas, puesto que deben empezar 4 días después de terminada la actividad predecesora. Sin embargo tengo otras que deben iniciar 4 días calendarios después. La pregunta es como coloco esta diferencia? Si la actividad termina un lunes, la otra empieza el sábado, pero si termina el jueves, la otra debe empezar el Martes, sin importar si fue domingo o hubo festivo.

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    1. Hola,

      cuando se quiere significar una duración de tiempo transcurrido, es decir en días naturales sin considerar tiempo no laborable, se añade la letra t a la unidad de duración, en el caso que comentas debes de escribir 4dt.

      Saludos

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    2. Hola,

      cuando se quiere significar una duración de tiempo transcurrido, es decir en días naturales sin considerar tiempo no laborable, se añade la letra t a la unidad de duración, en el caso que comentas debes de escribir 4dt.

      Saludos

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    3. Mil Gracias por su información. Soy asiduo lector de su foro y de verdad me ha sido de gran ayuda.

      Alfonso Montalvo
      Ingeniero Civil.

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  24. Hola buenas noches

    Me gustaría si me puede apoyar en establacer un calendario de lunes a sábado con el detalle que solo el sábado el horario sea de 08:00 a 13:00 pm, de lunes a viernes de 8:00 a 4:00 pm. Porfavor.

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    1. - Debes seleccionar el Calendario estándar (Calendario del proyecto) en la ficha Proyecto > grupo Propiedades > opción Cambiar tiempo de trabajo (versión Ms Project 2010) ó en Menú > Herramientas > Cambiar calendario laboral (versión 2007 y anteriores de Ms Project). A continuación seleccionar [Predeterminado] en la ficha Semanas laborales y pulsar el botón Detalles…

      - Seleccionar los días de la semana de Lunes a viernes, pulsar el botón “Establecer días en estos períodos laborables específicos” e introducir Desde= 8:00 Hasta= 16:00 + Intro

      - Seleccionar el día de la semana Sábado, pulsar el botón “Establecer días en estos períodos laborables específicos” e introducir Desde= 8:00 Hasta= 13:00 + Intro

      Pulsar Intro y/o Aceptar para salir y guardar los cambios.

      Nota.- Te recuerdo que en las Opciones... a las que puedes acceder desde el botón inferior del cuadro de diálogo del propio Calendario (Cambiar tiempo de trabajo) debes escribir como Hora de comienzo predeterminada en este caso las 8:00 y de Fin las 16:00. las Horas por día:8 y el resto da un poco igual, salvo que introduzcas duraciones en lugar de en días, en semanas o meses, cosa esta que no te recomiendo normalmente. Se hace añadiendo sem o mes después del valor de la duración, en lugar de d de días. En estos casos Horas por semana:45 y Días por mes: 22 (por ejemplo). También comprueba en Información del proyecto, que la hora de la Fecha de comienzo (del proyecto) son las 8:00. Esto se comprueba provisionalmente seleccionando el formato de fecha en Opciones a dd/mm/aa hh:mm, y cambiando la hora si fuera necesario. Posteriormente puedes volver a dejar en opciones el formato sin hora, dd/mm/aa.

      Espero haberte ayudado.

      Saludos

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  25. Buenos días:

    Estoy ingresando unos costos fijos al proyecto, sin embargo quisiera dentro de una misma celda hacer una sumatoria, tal y como se hace en excel (+25000+35200) y que el programa me los totalice. Que más adeante cuando quiera mirarlos sepa que el resultado fue de la suma que se hizo.

    Mil Gracias

    Alfonso Montavo N
    Ing. Civil

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    Respuestas
    1. Hola Alfonso,

      dejar constancia de los sumandos en la propia celda no es posible en Project. Únicamente puedes dejar constancia en el campo Notas de la tarea, o en cualquier otro de tipo texto que quieras insertar en tu tabla de tareas.

      Saludos

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  26. Ignacio, buenos días, quiero hacerte una pregunta muy puntual, he configurado mi horario de trabajo de lunes a jueves de 8 am - 13 pm / 14 pm - 19 pm y viernes 8 am - 13 pm / 14 pm - 17 pm, sabado y domingo no laborable, en opciones se ha programado para que coincida hora de inicio y fin con este calendario (8am inicio 19 pm fin) la fecha y hora de inicio de proyecto tambien coincide (8am). La pregunta es la siguiente cuando inicio una tarea el jueves 8am y la tarea dura 2 días debería terminar el viernes 17 pm pero project me manda terminar el lunes 10 am, es decir considera todos los días duran 10 horas y no es así, según mi calendario el día viernes dura solo 8 horas y esto project lo debe considerar pero no lo está haciendo. Por favor aclarar esta situación, muchas gracias.

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  27. Para aclarara la pregunta anterior, la configuración en opciones es de 10 horas por día 48 horas por semana y 20 días por mes.

    ALEX

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    1. Hola Alex,

      antes de nada, recalcar que lo que defines en Opciones y lo que defines en el Calendario no tienen ninguna vinculación-sincronización directa, cada cosa va por su lado, aunque para ser coherente se debe aproximar lo más posible. Project hace los cálculos internos en minutos. Cuando programas una tarea-trabajo, normalmente se espera que estimes el esfuerzo en tiempo necesario para realizarla. Esto se introduce habitualmente en la columna Duración. Esa estimación se puede introducir en minutos(min), horas(h), días(d), ó semanas(sem). Project necesita una equivalencia de cada una de las unidades anteriores para convertir el valor de la estimación en minutos, siendo ese el esfuerzo a realizar (tiempo). En resumen, lo que se introduce en la columna Duración es el esfuerzo de tiempo y en función de cuando empiece la tarea y el calendario laboral Project calcula cuando termina.

      Espero haberte ayudado.

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    2. N.- En la respuesta anterior, se me pasó que también se podría estimar en meses..."Esa estimación se puede introducir en minutos(min), horas(h), días(d), semanas(sem), ó meses(mes).

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  28. A ver si te entendí, esto quiere decir que para mi caso tengo 4 días que trabajo 10 h/dia y 1 dia 8h/ dia, para que no suceda una variación como la explicada anteriormente debo ajustar en el horario un promedio de horas diarias es decir a la semana son 48 horas, si trabajo 5 dias en opciones pondré que 9.6 horas me representen 1 día de trabajo?

    ALEX

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  29. Es decir que para ser más coherente se debe modificar el horario de trabajo para que todos los días se trabaje igual numero de horas? (es decir que coincidan todos los días trabajados con la cantidad de horas por dia que programamos en opciones)

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  30. Los dos comentarios anteriores son mios.

    ALEX

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  31. Alex,

    tu configuración está perfecta y es coherente, no creo que debas cambiar nada. Tu calendario de trabajo es el que es y debe reflejar esa realidad. Insisto, tú dices a Project cuál es el esfuerzo que hay que hacer, por ejemplo 2d=20h en tu proyecto ó 18h ó 3 sem,... y Project lo convierte internamente en minutos para hacer sus cálculos de fechas, y en función de la hora y día de comienzo y el calendario, te muestra la hora y día de fin, esa es realmente la ventaja que te da el Project. Hay que tener en cuenta que las tareas se pueden ir reprogramando por los vínculos, retrasos, etc y entonces puede cambiar el día de la semana en que comience.

    Si para ti todos los días de trabajo de la semana son iguales, tendrían que tener las mismas horas por jornada en tu calendario, cosa que creo no ocurre en tu proyecto.

    Finalmente, si tu tarea va a comenzar "impepinablemente" ese jueves en concreto a las 8 am y va a terminar el viernes a las 17 pm, sin posibilidad de retrasos ni adelantos, debes de poner una Duración de 18h o 0,9d y definir en la pestaña Avanzado de Información de la tarea (doble clic sobre la tarea):
    - Tipo de restricción: Debe comenzar el
    - Fecha de restricción: El jueves a las 8 am del día que elijas
    y Aceptar

    N.- Este tipo de programación es más excepcional y se dice que es rígida, descartando la influencia de vínculos entre tareas, calendarios de recursos, etc.

    Saludos

    Saludos

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  32. Ok, muchas gracias.

    ALEX

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