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Sobreasignación del Recurso Supervisor en Microsoft Project
Saludos, por favor necesito ayuda con la asignación de recursos, estoy realizando la asignación de recurso humano, el proyecto ya terminó por ejemplo en tres tareas y se terminaron en 8 horas, pero de esas tres o más bien en las tres estuvo la misma persona supervisando, y en cada una tenía ayudantes. Al asignar los porcentajes y obtener el informe de costos me toma como si las 8 horas hubiese trabajado esa persona y por lo tanto aparece una sobreasignación cuando no es así,¿cómo configuro eso?
Cindy M.
Respuesta [Ignacio Martín]: Hola Cindy, en el siguiente video se explica como resolver es sobreasignación del supervisor
Si no se ve el video puedes intentarlo a través de este enlace:
Ignacio; Le agradecería si fuera tan amable de despejarme algunas dudas puntuales sobre las que no encuentro información precisa.
1- Estoy haciendo el seguimiento de un proyecto, actualizo tareas finalizadas indicando fechas de comienzo y de fin. Para estas tareas finalizadas se ha realizado trabajo fuera del calendario laboral. El problema es que no puedo incluir el trabajo realizado en horas “Extras” sin que aumente el trabajo previsto para la tarea y varíe automáticamente la fecha de comienzo y la fecha de fin. ¿Cómo debería hacer para adicionar este trabajo en la tarea?
2- Existe alguna forma de insertar columnas comunes a las vistas de tareas y recursos. La idea es dar a cada tarea información adicional, permitiendo que la misma esté visible en diferentes vistas de Project. He insertado diversos campos como “Notas”, “Número”, “Trabajo Previsto”, etc. Todos ellos, aunque se llamen igual son independientes entre vistas y, una vez completados si se cambia de vista y se agrega la columna homónima a la misma, el campo aparece vacío o en 0.
3- Por último. Durante el seguimiento, si una tarea se ejecuta más lento de lo planeado, no encuentro la forma de fijar de manera separada el trabajo real y el % de avance. Cuando modifico uno de los campos se modifica automáticamente el otro, por ejemplo, si ingreso el trabajo transcurrido se estima un % de avance superior al real cuando en realidad lo que quiero es que dado el % de avance y el trabajo transcurrido se recalcule el trabajo total necesario para finalizar la tarea.
Desde ya agradezco su respuesta. Muy interesante el blog.
Project organiza los datos del proyecto en diferentes tablas, siendo las más importantes la de Tareas, Recursos y Asignaciones(tareas con sus recursos asignados). Algo similar a lo que sería las diferentes hojas de cálculo que forman un libro Excel.
Aunque algunas columnas de las diferentes tablas tienen el mismo nombre (Id, Notas, Texto 1, Número 1, etc.) la información que contienen es normalmente diferente como es lógico al ser campos distintos. El Id o el campo Texto 1 por ejemplo, de una vista de tareas como Diagrama Gantt no tiene nada que ver con el Id y campo Texto 1 de la vista Hoja de recursos. Son entes independientes.
Los únicos campos que siendo de recursos pueden mostrarse en una vista de tareas son el Nombre de recursos y Grupo.
La inclusión de datos de unas tablas en otras requeriría pequeñas programaciones complementarias a desarrollar.
Para poder introducir el % completado de la duración de una tarea y las horas de Trabajo real consumidas por los recursos como valores independientes entre sí, hay que desmarcar la opción: Actualizar el estado de la tarea actualiza el estado del recurso, en Archivo > Opciones > Programación > Opciones de cálculo.
De esta forma, al introducir los días reales (campo Duración real) consumidos a la Fecha de actualización, o lo que es lo mismo el campo % completado, por un lado y el Trabajo real de los recursos, o lo que es lo mismo el campo % de trabajo completado, podemos encontrarnos que ambos avances o porcentajes pueden tener valores diferentes.
Nota.- El usuario dispone de la función Reprogramar el trabajo retrasado a la fecha de estado o actualización en:
Proyecto > Estado > Actualizar proyecto > Reprogramar trabajo restante para que empiece después de...(Fecha de estado o actualización). /Proyecto completo o Tareas seleccionadas
De esta forma se aconseja reprogramar las tareas una vez actualizado el proyecto a la Fecha de estado, independiente del % completado de la Duración de la tarea, de forma que la tarea se alargará o acortará en función del trabajo restante pendiente de realizar.
Para introducir el Trabajo real de horas extra de una tarea finalizada:
A) Escribe primero la fecha de Comienzo real y Fin real en dichos campos, insertándolos en la tabla o cargando la tabla Seguimiento.
B) Posteriormente carga la vista Uso de tareas (aquí también podrías insertar Comienzo real y Fin real si cargas la tabla Seguimiento o si insertas dichas columnas). Inserta en la tabla izquierda de dicha vista los campos Trabajo, Trabajo real y Trabajo real de horas extra, con finalidad únicamente informativa.
C) Finalmente, muestra en la zona derecha de la vista o Fase temporal los campos anteriores, es decir: Trabajo, Trabajo real y Trabajo real de horas extra. Para ello pulsa el botón secundario del ratón(derecho para diestros) sobre la Fase temporal y en Estilos de detalle > Detalles de uso, elige Mostrar los 3 campos (o más sencillo solo Trabajo real de horas extra) pasando los campos de la lista izquierda a la derecha. Puedes cambiar el Fondo de celda en Estilos de detalle del campo Trabajo real de horas extra y Aceptar.
Al introducir las horas extras reales del recurso para cada tarea en la celda correspondiente de la fase temporal (fondo blanco), comprobarás que se suman a las horas reales anteriores, incrementando el total del campo Trabajo y manteniendo las fechas reales de comienzo y fin de la tarea.
Nota.- Si no se desea introducir las horas extras reales por días, se puede reducir la escala con zoom (-)menos o Vista > Zoom > Escala=Años por ejemplo, e introducir entonces el Total de las horas extras reales de la asignación de cada recurso en la tarea.
3. RECÁLCULO DE LA DURACIÓN EN FUNCIÓN DEL RENDIMIENTO REAL.
Respecto el punto 3, desde la vista Uso de tareas o Uso de recursos, si se hace doble clic sobre la asignación, Project mostrará un formulario en el que precisamente recoge tu solicitud. De manera simultánea, antes de pulsar Aceptar se introduce las horas de Trabajo real y el % de trabajo completado, para que de esa manera Project devuelva el Trabajo total y restante de la asignación.
De forma similar, y en base a la Duración de la tarea en lugar del Trabajo, desde la vista Diagrama de Gantt, pulsando Tarea > Programación > Actualizar según programación > Actualizar tareas, se puede introducir también simultáneamente % completado y Duración real, devolviendo Project la nueva Duración de la tarea.
Dado que la anterior opción está un poco escondida en la Barra de herramientas, recomiendo sacar ese botón a otra zona de la barra más accesible, como por ejemplo en la Barra de acceso rápido.
Amigos, buenos días. Quisiera saber cómo hago para ver el Avance que debería tener a una fecha y en comparación con el Avance que tengo a esa fecha? Ejemplo: Debería llevar un 80% pero llevo sólo un 50%.
Además de esa diferencia del 30% hay alguna forma de ver cuánto representa ese porcentaje en tiempo y costo?
Si te refieres al avance o % completado actualmente programado a una Fecha de estado, puedes obtenerlo a través de la opción Proyecto > Estado > Actualizar proyecto > Actualizar trabajo completado al: Fecha elegida de actualización...Por porcentaje completado... Para el proyecto completo o Tarea seleccionada. Copias esos valores en Excel por ejemplo, deshaces los cambios y le restas los resultados que tenías anteriormente. Te recomiendo una copia de seguridad previamente, con la que poder hacer las simulaciones.
Si fuera la previsión, sobre el plan inicial o línea de base, la cuestión sería más difícil, salvo que guardaras un archivo inicial igual al que se copio la línea de base. En ese caso, se utilizaría dicho archivo para extraer el avance previsto o % completado a la Fecha de estado, tal como se comenta en el párrafo anterior.
El % completado se refiere a la Duración, y respecto al Costo el análisis es más complejo debido que puede haber variación de precios en las tareas a comparar. Para el análisis del estado del presupuesto se puede utilizar el método del Valor acumulado, ganado o Earned Value.
Microsoft Most Valuable Professional 2010, 2011, 2012, 2013 y 2014. Microsoft Active professional 2013. Consultor experto en Microsoft Project y Project Server (EPM). Most Valuable Player Microsoft Project 98. Microsoft Project Certified Specialist. Formador y desarrollador en software de gestión de proyectos.
Ignacio; Le agradecería si fuera tan amable de despejarme algunas dudas puntuales sobre las que no encuentro información precisa.
ResponderEliminar1- Estoy haciendo el seguimiento de un proyecto, actualizo tareas finalizadas indicando fechas de comienzo y de fin. Para estas tareas finalizadas se ha realizado trabajo fuera del calendario laboral. El problema es que no puedo incluir el trabajo realizado en horas “Extras” sin que aumente el trabajo previsto para la tarea y varíe automáticamente la fecha de comienzo y la fecha de fin. ¿Cómo debería hacer para adicionar este trabajo en la tarea?
2- Existe alguna forma de insertar columnas comunes a las vistas de tareas y recursos. La idea es dar a cada tarea información adicional, permitiendo que la misma esté visible en diferentes vistas de Project. He insertado diversos campos como “Notas”, “Número”, “Trabajo Previsto”, etc. Todos ellos, aunque se llamen igual son independientes entre vistas y, una vez completados si se cambia de vista y se agrega la columna homónima a la misma, el campo aparece vacío o en 0.
3- Por último. Durante el seguimiento, si una tarea se ejecuta más lento de lo planeado, no encuentro la forma de fijar de manera separada el trabajo real y el % de avance. Cuando modifico uno de los campos se modifica automáticamente el otro, por ejemplo, si ingreso el trabajo transcurrido se estima un % de avance superior al real cuando en realidad lo que quiero es que dado el % de avance y el trabajo transcurrido se recalcule el trabajo total necesario para finalizar la tarea.
Desde ya agradezco su respuesta. Muy interesante el blog.
2.- CAMPOS COMUNES DE RECURSOS Y TAREAS
EliminarProject organiza los datos del proyecto en diferentes tablas, siendo las más importantes la de Tareas, Recursos y Asignaciones(tareas con sus recursos asignados). Algo similar a lo que sería las diferentes hojas de cálculo que forman un libro Excel.
Aunque algunas columnas de las diferentes tablas tienen el mismo nombre (Id, Notas, Texto 1, Número 1, etc.) la información que contienen es normalmente diferente como es lógico al ser campos distintos. El Id o el campo Texto 1 por ejemplo, de una vista de tareas como Diagrama Gantt no tiene nada que ver con el Id y campo Texto 1 de la vista Hoja de recursos. Son entes independientes.
Los únicos campos que siendo de recursos pueden mostrarse en una vista de tareas son el Nombre de recursos y Grupo.
La inclusión de datos de unas tablas en otras requeriría pequeñas programaciones complementarias a desarrollar.
Saludos
3.- % COMPLETADO INDEPENDIENTE DEL TRABAJO REAL
EliminarPara poder introducir el % completado de la duración de una tarea y las horas de Trabajo real consumidas por los recursos como valores independientes entre sí, hay que desmarcar la opción: Actualizar el estado de la tarea actualiza el estado del recurso, en Archivo > Opciones > Programación > Opciones de cálculo.
De esta forma, al introducir los días reales (campo Duración real) consumidos a la Fecha de actualización, o lo que es lo mismo el campo % completado, por un lado y el Trabajo real de los recursos, o lo que es lo mismo el campo % de trabajo completado, podemos encontrarnos que ambos avances o porcentajes pueden tener valores diferentes.
Nota.- El usuario dispone de la función Reprogramar el trabajo retrasado a la fecha de estado o actualización en:
Proyecto > Estado > Actualizar proyecto > Reprogramar trabajo restante para que empiece después de...(Fecha de estado o actualización). /Proyecto completo o Tareas seleccionadas
De esta forma se aconseja reprogramar las tareas una vez actualizado el proyecto a la Fecha de estado, independiente del % completado de la Duración de la tarea, de forma que la tarea se alargará o acortará en función del trabajo restante pendiente de realizar.
Saludos
Hola Mariano:
Eliminar1.- TRABAJO REALIZADO EN HORAS EXTRAS
Para introducir el Trabajo real de horas extra de una tarea finalizada:
A) Escribe primero la fecha de Comienzo real y Fin real en dichos campos, insertándolos en la tabla o cargando la tabla Seguimiento.
B) Posteriormente carga la vista Uso de tareas (aquí también podrías insertar Comienzo real y Fin real si cargas la tabla Seguimiento o si insertas dichas columnas). Inserta en la tabla izquierda de dicha vista los campos Trabajo, Trabajo real y Trabajo real de horas extra, con finalidad únicamente informativa.
C) Finalmente, muestra en la zona derecha de la vista o Fase temporal los campos anteriores, es decir: Trabajo, Trabajo real y Trabajo real de horas extra. Para ello pulsa el botón secundario del ratón(derecho para diestros) sobre la Fase temporal y en Estilos de detalle > Detalles de uso, elige Mostrar los 3 campos (o más sencillo solo Trabajo real de horas extra) pasando los campos de la lista izquierda a la derecha. Puedes cambiar el Fondo de celda en Estilos de detalle del campo Trabajo real de horas extra y Aceptar.
Al introducir las horas extras reales del recurso para cada tarea en la celda correspondiente de la fase temporal (fondo blanco), comprobarás que se suman a las horas reales anteriores, incrementando el total del campo Trabajo y manteniendo las fechas reales de comienzo y fin de la tarea.
Nota.- Si no se desea introducir las horas extras reales por días, se puede reducir la escala con zoom (-)menos o Vista > Zoom > Escala=Años por ejemplo, e introducir entonces el Total de las horas extras reales de la asignación de cada recurso en la tarea.
3. RECÁLCULO DE LA DURACIÓN EN FUNCIÓN DEL RENDIMIENTO REAL.
EliminarRespecto el punto 3, desde la vista Uso de tareas o Uso de recursos, si se hace doble clic sobre la asignación, Project mostrará un formulario en el que precisamente recoge tu solicitud. De manera simultánea, antes de pulsar Aceptar se introduce las horas de Trabajo real y el % de trabajo completado, para que de esa manera Project devuelva el Trabajo total y restante de la asignación.
De forma similar, y en base a la Duración de la tarea en lugar del Trabajo, desde la vista Diagrama de Gantt, pulsando Tarea > Programación > Actualizar según programación > Actualizar tareas, se puede introducir también simultáneamente % completado y Duración real, devolviendo Project la nueva Duración de la tarea.
Dado que la anterior opción está un poco escondida en la Barra de herramientas, recomiendo sacar ese botón a otra zona de la barra más accesible, como por ejemplo en la Barra de acceso rápido.
Saludos.
Amigos, buenos días.
ResponderEliminarQuisiera saber cómo hago para ver el Avance que debería tener a una fecha y en comparación con el Avance que tengo a esa fecha?
Ejemplo: Debería llevar un 80% pero llevo sólo un 50%.
Además de esa diferencia del 30% hay alguna forma de ver cuánto representa ese porcentaje en tiempo y costo?
Gracias de antemano!
Hola Jose:
EliminarSi te refieres al avance o % completado actualmente programado a una Fecha de estado, puedes obtenerlo a través de la opción Proyecto > Estado > Actualizar proyecto > Actualizar trabajo completado al: Fecha elegida de actualización...Por porcentaje completado... Para el proyecto completo o Tarea seleccionada. Copias esos valores en Excel por ejemplo, deshaces los cambios y le restas los resultados que tenías anteriormente. Te recomiendo una copia de seguridad previamente, con la que poder hacer las simulaciones.
Si fuera la previsión, sobre el plan inicial o línea de base, la cuestión sería más difícil, salvo que guardaras un archivo inicial igual al que se copio la línea de base. En ese caso, se utilizaría dicho archivo para extraer el avance previsto o % completado a la Fecha de estado, tal como se comenta en el párrafo anterior.
El % completado se refiere a la Duración, y respecto al Costo el análisis es más complejo debido que puede haber variación de precios en las tareas a comparar. Para el análisis del estado del presupuesto se puede utilizar el método del Valor acumulado, ganado o Earned Value.
Saludos.
En caso que mi proyecto o las treas salgan sobreasignacion luego al redistribuir en que cambios o en que afecta al proyecto ..que modificacion abra??
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