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07 abril 2012

Doble turno en Microsoft Project


Hola,

estoy trabajando en una programación de mantenimiento de una planta, y tengo la siguiente duda:

se trabaja todos los días de la semana, dos turnos de 12 horas, el primer turno empieza a las 6:00 am, almuerza de 12:30 a 1:30, y finalizan a las 6:00 de la tarde. El otro turno empieza a la 6:00 de la tarde, toman su comida a la 2:30 de la madrugada y terminan a las 6:00 am. Como puedo configurar mi calendario para este proyecto, he tratado por todos los medios y no he podido, agradecería mucho su ayuda ,

Saludos,

Víctor
Ingeniero de proyectos


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Víctor

Premisas

Antes de nada vamos a suponer las siguientes premisas

- Cuando estimas (introduces) la Duración de una tarea en días, se supone que un día equivale a 22h de trabajo en tu ejemplo.

- Por defecto las tareas empiezan a las 6h a.m.

Configuración previa de Opciones

- El Formato de fecha conviene ponerlo provisionalmente con día y hora, es decir 28/01/09 12:33 en Opciones / Vista del proyecto, con la intención de comprobar y cambiar manualmente si es necesario la hora programada de la tarea.



- Un día o Jornada laboral son 22h en Opciones / Opciones de calendario para este proyecto.

- La Hora de Comienzo y de Fin predeterminada es las 6:00 h a.m. en Opciones / Opciones de calendario para este proyecto.

- La Semana laboral = 154 y Días por mes = 30, también en Opciones / Opciones de calendario para este proyecto, aunque estos parámetros suelen ser irrelevantes para la programación, salvo que se estime la Duración en semanas (sem) o meses (mss), cosa poco habitual y nada recomendable, mejor en días.

- Por defecto y sólo para la versión de Microsoft Project 2010, configurar “Las nuevas tareas creadas” son Programadas automáticamente en Opciones / Opciones de programación para este proyecto.

- Marcar “Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo” en Opciones / Opciones de programación para este proyecto. Con esto conseguiremos que el trabajo estimado en la Duración de la tarea se reparta entre los recursos laborales asignados. Esto no es retroactivo para las tareas existentes con anterioridad, por lo que se puede cambiar para cada tarea insertando la columna “Condicionada por el esfuerzo” para luego ocultarla, o bien en la ficha Avanzado de Información de la tarea, o incluso desde el formulario de Detalles de la tarea en la ventana inferior de la pantalla con Menú/ Ventana/ Dividir en la versión de Ms Project 2007 y anteriores o ficha Vista > grupo Vista en dos paneles > Opción Detalles para la versión 2010 de Ms Project.

Hora de comienzo del proyecto

En Proyecto > Información del proyecto, Fecha de comienzo, compruebe o introduzca las 6:00 como la hora de comienzo del proyecto, y por lo tanto de las nuevas tareas.

Calendario del proyecto


- Definir la semana laboral Predeterminada en el Calendario Estándar (Calendario del proyecto) como laborables de Lunes a Domingo con los siguientes períodos laborables específicos:

1 Desde 0:00 Hasta 2:30
2 Desde 3.30 Hasta 13:30
3 Desde 14:30 Hasta 0:00

Para ello se selecciona el Calendario estándar (Calendario del proyecto) en la ficha Proyecto > grupo Propiedades > opción Cambiar tiempo del proyecto (versión Ms Project 2010) ó en Menú > Herramientas > Cambiar calendario laboral (versión 2007 y anteriores de Ms Project). A continuación seleccionar [Predeterminado] en la ficha Semanas laborales y pulsar el botón Detalles…Seleccionar todos los días de la semana de Lunes a Domingo, pulsar el botón “Establecer días en estos períodos laborales específicos” e introducir los períodos 1, 2 y 3 descritos anteriormente. Pulsar Intro y/o Aceptar para salir y guardar los cambios.

Calendario Turno de Día

Mediante el botón Crear Calendario… dentro del formulario Cambiar calendario laboral, crear el calendario “Turno de día”, seleccionando cualquiera de los 2 botones (Crear nuevo… ó Hacer una copia…) que se muestran, y a continuación seguiremos los mismos pasos que para el Calendario del proyecto anterior , asignando los siguientes períodos laborables de Lunes a Domingo para este nuevo calendario “Turno de día”:

1 Desde 6 Hasta 13.30
 2 Desde 14:30 Hasta 18

Calendario Turno de Noche

Crear el calendario Turno de Noche igual que con el Turno de Día salvo con los siguientes turnos laborables:

1 Desde 0 Hasta 2:30
2 Desde 3.30 Hasta 6
3 Desde 18 Hasta 0

 Hoja de recursos


Cree los recursos con nombres que hagan referencia al perfil y turno al que pertenecen para facilitar su asignación, y evitar errores como en el ejemplo que se muestra en la imagen superior. Además en ocasiones puede ser útil escribir el Grupo al que pertenece el recurso (Mecánico Turno de Día – MTD por ejemplo), ya que a la hora de asignar o sacar informes permitirá hacer filtros según perfiles de recursos de manera más sencilla. Finalmente y en lo que se refiere al recurso es fundamental elegir en la columna Calendario base, el calendario Turno de Día o de Noche al que pertenece.

Asignar los recursos de dos turnos

Una vez estimada la duración de la tarea en días (22h/día) y comprobado que la tarea tiene la opción “Condicionado por esfuerzo” marcada, asignamos el primer recurso a la tarea, ¡pulsamos Aceptar! y después asignamos el segundo recursos del otro turno.

Importante.- Es necesario que entre asignaciones de recursos de tareas Condicionadas por el esfuerzo, y en las que se pretende que Ms Project reparta el trabajo o esfuerzo se pulse el botón Aceptar tras cada asignación, es decir 1ª asignación > Aceptar > 2ª asignación > Aceptar

De esta manera se consigue asignar a una tarea recursos de 2 turnos, repartiéndose el esfuerzo o trabajo estimado para su realización.

Nota.- Es posible que las opciones y características definidas anteriormente no produzcan el efecto esperado en proyectos creados con anterioridad, ya que muchas de esas funciones no se aplican con carácter retroactivo, por lo que en ocasiones el usuario tendrá que rescribir o volver a crear la información existente.

Saludos

31 comentarios:

  1. Muchas gracias Ignacio, excelente la explicación logre despejar mi duda.

    Victor

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  2. Conoces la manera de Exportar las tareas Divididas a Excel, para cuando se use el archivo de Excel en Project, las tareas se muestren así (divididas)

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  3. Ignacio MVP21 junio, 2012

    Hola Álvaro:

    las tareas divididas en Project tienen el hándicap de que prácticamente no pueden ser tratadas de forma independiente, tampoco exportando ni importando.
    Particularmente no las uso ni las recomiendo, como alternativa se puede crear una tarea que se subdivide en otras subtareas, y así si se puede tener mayor control incluso para exportar e importar a Excel.

    Saludos

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  4. excelente pude programar una parada de mantenimiento hora a hora, Sr Ignacio me podria ayudar a conseguir mas informacion de programacion por horas para programar paradas de mantenimiento.

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  5. No se si existe tal información, normalmente para esos casos se solicitans servicios profesionales. Si quieres enviarme una descripción del proyecto puedo darte mi opinión al respecto en relación a Project.

    Saludos

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  6. Hola Ignacio, estoy leyendo este post pues estaba buscando la manera de añadir dos turnos de trabajo en un mismo calendario. Lo que no veo es el horario del calendario del proyecto:
    Desde 0:00 Hasta 2:30
    2 Desde 3.30 Hasta 13:30
    3 Desde 14:30 Hasta 0:00
    Muchas gracias

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  7. Hola Ignacio, estaba buscando este tipo de información , como crear dos turnos de trabajo.
    Lo que no acabo de entender es el calendario del proyecto con los horarios:
    Desde 0:00 Hasta 2:30
    2 Desde 3.30 Hasta 13:30
    3 Desde 14:30 Hasta 0:00
    y luego también lo aplicas al turno de tarde.
    Muchas gracias

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  8. Hola Marina,

    el Calendario del recurso prevalece sobre el calendario del proyecto.

    Lo importante respecto al calendario del proyecto es que sume 22 horas laborables. El horario del calendario del proyecto es de 0:00 a 0:00 pero con las paradas de 1 hora de descanso de cada turno, a las 2:30 el de noche y a las 13:30 el de día.
    Este calendario es una fusión del de mañana y del de tarde, no solo del de tarde.

    Espero haberte aclarado algo.

    Saludos

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  9. Hola Ignacio.

    Mi problema radica en que quiero crear un calendario con 3 turnos de trabajo de 8 horas para toda la semana, que serían de 6 a 14, de 14 a 22 y de 22 a 6, y no se como configurarlo.

    Te estaría muy agradecida si pudieras indicarme cómo solucionarlo.

    Un saludo y gracias.

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    1. Hola Sara,

      me ha surgido exactamente la misma duda. Te estaría muy agradecida si pudieras comentarme cómo lo solucionaste.

      Un saludo y muchas gracias

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    2. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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  10. Hola Ignacio.

    B.Noches tengo un problema con project 2013, como configurar los calendarios para los trabajos de 7:00 am / 7:00 pm y para 7:00 pm / 7:00 am como podria solucionarlo

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    1. Hola Alberto,

      tienes que crear 2 calendarios, Calendario día y Calendario noche, por ejemplo.

      El Calendario día tiene horario de 7:00h a 19:00h

      El Calendario noche tiene horario de 00:00h a 7:00h, y en otra línea de 19:00h a 0:00h

      Además debes especificar los días de la semana que sean no laborables (sábados y domingos por defecto)

      Posteriormente asignas el calendario que corresponda a cada tarea. Lo puedes hacer cómodamente insertando la columna Calendario de tareas en tu vista de Project.

      Nota.- Recuerda que has de meter como Horas por día, en opciones 12h en este ejemplo.

      Saludos

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  11. Necesito crear 4 calendarios los cuales tiene tareas semanales que son repetitivas para una semana y finalmente añadir los recursos a cada tarea repetitiva

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  12. Hola JC:

    En los Calendarios se define la duración(horario) de la jornada de trabajo para cada día de la semana y período, así como los días laborables y no laborables. A una tarea se le puede asignar un calendario, pero no al revés, a un calendario una tarea.

    ¿Podrías explicar con más detalle a que te refieres?

    Saludos

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  13. Ingeniero estoy documentando el proceso de respaldo y seguridad de TI, tengo varios procesos y he definido por cada uno un cronograma en msproject asismo existe un calendario para la tarea de respaldo que se realiza dos veces al dia con horario de Lunes a Dom, de 3h de proceso,luego debere documentar para el proceso de restauración y otros, asimismo debo designar recursos de trabajo del personal del Area con sus sueldos que realiza cada proceso y subproceso, mi objetivo es medir la eficiencia tanto en costo como en horas para poder realizar una mejor planificación y luego implementar la parte tecnica de cada proceso.Agradecere su consejo Ingeniero mi email es jcgcom7@gmail.com

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  14. Asimismo debo implementar los materiales es decir la infraestructura.Es decir medir costo de operación costo de infraestructura y costo de recurso humano; para luego poder optimizarlo.Finalmente implementar semaforos para este proceso.Gracias por su ayuda Ingeniero

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  15. Ingeniero debo optimizar los procesos y subprocesos los cuales tienen calendarios respectivos y algunos procesos
    se superponen.Finalmente la asignacion de recursos:humano, infraestructura y material tienen horas de operaciónFinalmente genera informes,y reportes estadisticos.Para determinar en base a ello las estrategias de mejora.Gracias

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    1. Hola JC:

      Desconozco los detalles de esos procesos y subprocesos, pero deduzco por tu explicación que son procesos diarios repetitivos, lo que difiere del concepto de proyecto como ente único y limitado en el tiempo

      Quizás deberías tomar como proyecto el conjunto de trabajos del día, con el fin de analizar los aspectos que mencionas de trabajo y costo de los recursos, así como de su programación diaria.

      Para hacerlo más funcional, y dado que uno de los puntos principales, sino el que más, es la optimización de los recursos, te recomendaría en principio incluir todos los procesos en el mismo archivo, ya que facilitaría la compartición de los recursos y su análisis.

      Una vez definido el esquema de tareas de los procesos y subprocesos, se estimaría el esfuerzo, trabajo o duración de cada tarea.

      Si las tareas deben comenzar en horas concretas, se deben reflejar esas restricciones de la programación, insertando por ejemplo la columna Tipo de restricción y Fecha de restricción en la tabla de tareas. Por supuesto, tiene que estar seleccionado el formato de fecha con hora: dd/mm/aa hh:mm en ARCHIVO > Opciones > General.

      Si adicionalmente las tareas solo se pueden desarrollar en determinados horarios, se deben de crear los calendarios correspondientes, y asignarlos a la tarea insertando por ejemplo la columna Calendario de tarea. Previamente se habrá editado el Calendario del proyecto.

      A continuación, se debe incluir todos los vínculos de cada tarea con sus predecesoras.

      En cuanto a los recursos, se deben crear en la vista Hoja de recursos, especificando la cantidad o Capacidad de la que se dispone en un día normal, así como su Tasa o precio/hora.

      Se puede crear también recursos de Tipo Material (elementos que se consumen, son ilimitados y no dependen de calendarios). Se especifica también en la columna Tipo de recurso de la Hoja de recursos. Igualmente, se puede definir una Tasa que es el precio de la Unidad material.

      Otro tipo de recursos como infraestructura se puede crear con el Tipo Costo, asignando un importe a cada tarea.

      La Redistribución de recursos sobreasignados(solapamientos de trabajos superiores a la capacidad máxima) es una posibilidad que se debería ejecutar finalmente como opción de resolución de conflictos.

      Finalmente, podría ser de interés la utilización de Fechas límite, indicadoras de alertas tanto en el Gantt como en la columna Indicadores.

      Nota.- Es recomendable "a priori" que todas las tareas estén programadas en Modo Automático.
      Nota.- En el Gantt se puede elegir una escala de horas para el proyecto de 1 día.
      Nota.- La posible aparición de holguras negativas al insertar la columna Margen de demora total(Holgura) en la tabla de tareas, nos dará una idea del tiempo que hay que acortar para cumplir con las restricciones y fechas límite. Es recomendable utilizar la opciónde Mostrar Duración en Horas o minutos, en ARCHIVO > Opciones > Programación.

      El ajuste consistirá en hacer desaparecer esas holguras negativas.

      La columna Costo y la ventana inferior al activar TAREA > Propiedades > Detalles nos muestra información relacionada con cada tarea.

      Creo que los resultados mensuales o anuales, pueden ser extrapolables del análisis de 1 día.

      De cara al seguimiento de la ejecución del plan, previo ajuste y obtención de la línea base, se trataría de rellenar las columnas Comienzo real, Fin real, horas de Trabajo real y Costo real(si difiere al calculado por Project).

      A partir de ahí se obtendrán los valores de Variación de Trabajo, Costo, Fecha de comienzo, Fecha de fin y Duración para cada día. Este sistema de registro de los datos reales y sus Variaciones, sería posiblemente más efectivo registrándolo en una Hoja Excel, obteniendo y analizando los datos estadísticos de forma más eficaz.

      Espero haberte ayudado.

      Saludos.

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  16. Muchas gracias Ingeniero avanzare con sus indicaciones puesto que para probar funcionalidad he hecho testeos de tiempo con la actual infraestructura que contamos en la Oficina de TI, a fin de que lo estimado sea real y me permita a futuro tomar decisiones reales eso conlleva a hacer analisis de recursos: humano, equipos, softwares que se utilizan actualmente puesto que he encontrado muchos procesos con holguras negativas, asimismo he evaluado la seguridad de la base de datos, servidores de forma actual esto me permitira es decir el desempeño en respaldo y seguridad actual en TI, sea en Gestores de Base de Datos, Sistemas de información, Servidores Blade, Soluciones virtualizadas tanto en DR(Disaster recovery)como en HA(high availability), bajo arreglos RAID, y posteriormente implementar mejoras reales, cuantificables y asi determinar tecnologia que se utilice pueda extrapolarse la eficiencia de la misma y poder plantear mejoras sustanciales.Agradecer por este medio su consejo y me permita comunicarme con usted por correo.Gracias Ingeniero.

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  17. Asimismo estoy analizando proceso bajo enfoque ISO 9001 y ISO 27001, a fin de que todas las tareas que se desprendan puedan ser controladas bajo el PHVA

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  18. Ingeniero Martin espero su consejo.Gracias

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  19. Agradezco muchos sus consejos Ingeniero...tendra usted alguna plantilla en ms project para la implementacion del sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI) podría enviarlo a mi correo es jcgcom7@gmail.com.Mi admiración por su guía Maestro.

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  20. Buenas Noches: como se puede asignar un recurso humano por solo tres días, a una tarea que tiene una duración de un mes?
    Mil gracias por su respuesta.

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  21. Hola.

    Debes configurar la tarea como del Tipo=Duración fija. Posteriormente modificas la asignación del recurso poniendo el valor de su Trabajo=3d.

    De esta forma, y para un proyecto cuya definición de la jornada=8h/día en Archivo > Opciones > Programacióno, Project reparte las 24 horas de trabajo del recurso a 2,4h/día durante los 10 días que dura la tarea.

    Un buen lugar para hacer estos ajustes es en el formulario denominado Recurso-Predecesora, que se muestra en la la ventana inferior de cualquier vista de tareas con Tarea > Propiedades > Detalles, o como atajo, botón derecho del ratón en una zona vacía del Diagrama de Ganttt > Mostrar división. Para cambiar de formulario puedes pulsar el botón derecho del ratón sobre una zona vacía del formulario activo.

    N.- La información que se muestra en el formulario de la ventana inferior, corresponderá a la tarea seleccionada en la tabla superior.

    Imp.- Siempre que se haga un cambio en el formulario inferior pulsar Aceptar antes de introducir el siguiente cambio. De lo contrario, Project puede devolver resultados inesperados.

    Si quisieras otra distribución del trabajo de forma manual(personalizada), puedes cargar la vista Uso de tareas o Uso de recursos, y escribir en la fila trabajo de la fase temporal de la derecha, las horas laborables para cada día, poniendo 0h cuando no trabaje.

    Saludos.

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  22. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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  23. Hola,

    Estoy trabajando en una programación de un proyecto minero y tengo la siguiente duda:

    Quisiera saber como programar un calendario en el cual se trabaja 12 horas diarias de Martes a Lunes, donde se comienza a trabajar desde las 8:30, almuerzo de 13:30 hasta 14:30, y finalizan a las 20:30, pero se trabaja en dos turnos de 7x7, como podría programar esta situación en project 2010?
    he tratado por todos los medios y no he podido, agradecería mucho su ayuda ,

    Saludos,

    Daryl Tapia
    Estudiante Ingeniería Civil Industrial
    Practica Profesional Área

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  24. Hola,
    Quisiera saber como crear un calendario para unos recursos en donde el horario de trabajo solo corresponde a medio turno, de 2 a 5 p.m.

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    Respuestas
    1. Hola.

      Debes seleccionar el Calendario estándar (Calendario del proyecto) en la ficha Proyecto > grupo Propiedades > opción Cambiar tiempo de trabajo, o bien crea uno nuevo pulsando en el botón superior derecho del cuadro de diálogo de Cambiar calendario laboral. Posteriormente, seleccionar [Predeterminado] en la ficha Semanas laborales y pulsar el botón Detalles…Seleccionar los días de la semana de Lunes a Viernes por ejemplo, pulsar el botón “Establecer días en estos períodos laborales específicos” e introducir únicamente el período correspondiente de 14:00 a 17:00, por ejemplo. Pulsar Intro y/o Aceptar para salir y guardar los cambios.

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