¡Bienvenido! al foro de consultas y comentarios de Ms Project

Envía a imartin@epmconsultores.com o a través de mi perfil tus consultas sobre Microsoft Project, Professional, Server, etc ... o bien añade respuestas y comentarios a los temas ya publicados. Ignacio Martín
http://www.epmconsultores.com/cursomicrosoftproject2013.html
http://www.epmconsultores.com/cursomsproject2013.html
http://www.epmconsultores.com/cursodeproject.html

02 julio 2012

¿Cómo se calcula el avance de una tarea de resumen en Microsoft Project?


El avance de una tarea de resumen en Microsoft Project puede referirse a la Duración o al Trabajo.


Si es respecto a la Duración se denomina % completado, y se calcula como la relación en tanto por ciento entre la suma de todas las Duraciones reales de las tareas que tiene subordinadas y la suma de todas las  Duraciones de esas mismas tareas.

Si el avance es respecto al Trabajo de los recursos asignados se denomina % trabajo completado, y se calcula como la relación en tanto por ciento entre la suma del Trabajo real (horas reales) de todas las asignaciones de recursos que tiene subordinada y la suma del Trabajo (horas programadas totales) de esas mismas asignaciones de recursos.

Estos mismos criterios se aplican al cálculo de avance de la tarea resumen del proyecto, ignorando tareas de resumen y considerando todas las tareas de último nivel.

En la imagen superior del ejemplo se puede apreciar como los resultados de los diferentes avances de la Duración o % completado, tanto de tareas de resumen como del proyecto se corresponden con las fórmulas anteriores.


Igualmente se puede comprobar los resultados a nivel del % completado del trabajo, teniendo en cuenta que la distribución de las horas en la tarea Programación módulo 2, no es lineal en el tiempo sino creciente, como se ve en la vista Uso de tareas. Es por esta última razón por la que en el ejemplo no coinciden a nivel de proyecto el % completado y el % de trabajo completado.


Saludos
Ignacio - MVP

27 comentarios:

  1. Señor
    Ignacio soy de Colombia Ing. civil más que una pregunta de Project (te del cual soy un apasionado) quisiera que me orientara quiero hacer un master en dirección y gerencia de obra virtual que universidad oficial o privada de España o de habla hispana me recomienda

    Gracias

    ResponderEliminar
  2. Hola Ignacio,
    Cuando ingreso el % de Trabajo Físico Completado en las tareas, no se actualiza en la tarea resumen (se mantiene en 0%) y no hay forma de ingresarlo manualmente. ¿Qué puede estar ocurriendo?
    Saludos
    Enrique

    ResponderEliminar
  3. ignacio MVP14 julio, 2012

    Lo siento pero no estoy muy puesto en esos master, así que no te puedo recomendar ninguno, en cualquier casp pienso que su existencia es muy escasa.

    Saludos

    ResponderEliminar
  4. Gracias señor ignacio

    ResponderEliminar
  5. Ignacio MVP17 julio, 2012

    Hola Enrique:
    Ms Project maneja el % físico completado en relación a la Técnica del Valor Acumulado o Earned Value. Según mis comprobaciones, el % físico completado de una tarea de resumen, lo calcula Project, siempre y cuando exista una línesa de base con los costos de las tareas. De manera que finalmente Ms Project calcula el % físico completado de la tarea de resumen como el % del costo del capítulo que supone la suma de cada uno de los % físicos completados introducidos y aplicados en el costo previsto de cada tarea.

    Así por ejemplo para 2 tareas con 1.000€ y 2.000€ de Costo previsto respectivamente y unos % físicos completados de 10% y 20% respectivamente, supondrán (100€+400€)/3.000€= 17%

    Nota.- Los Costos pueden venir básicamente de Tasas (€/hr) de recursos, por la vía de Costo fijo a la tarea o por ambas.

    IMP.- Es necesario que la opción Método predeterminado del Valor Acumulado de tarea, de la ficha Cálculo en Opciones, sea % físico completado. Dado que esto solo afecta a las nuevas tareas, si las tareas ya existen, hay que cambiar esta opción en la pestaña Avanzado de la tarea de su ficha de Información/Detalles.

    Saludos

    ResponderEliminar
  6. HOLA SOY MUY NUEVA EN ESTO DEL PROJECT ME GUSTA Y LO TENGO QUE MANEJAR POR MI NUEVO TRABAJO, HE SEGUIDO LOS TUTORIALES SIN EMBRAGO ALGO VA MAL...EN MI TRABAJO NECESITO DAR SEGUIMIENTO A UNA OBTA CON FECHA DE INICIO Y FIN TEORICO, MISMO QUE YA NO SE CUMPLIO, PERO REQUIERO IR MARCANDOLE AL CLIENTE LO CRITICO EN %, LO QUE MAS QUE INCOMODA ES QUE HAGO LOS PASOS INICIALES HASTA EL CREAR CALENDARIO, COLOCO TAREAS Y DA LA FECHA DE INICIO, PERO SI LE PONGO EQUIS NUMERO DE DIAS DE DURACIÓN EN FINALIZAR ME MANDA 3 O 4 MESES DESPUES DEL PERIODO QUE MARCO... Y LOS SEGUIMIENTOS SEMANALES COMO LOS HAGO...AYUDA POR FAVOR.

    ResponderEliminar
  7. Buen día, en un proyecto que estoy trabajando quiero sacar el SPI, pero este proyectos no tiene costos por se una dependencia gubernamental y cuando quiero sacar e SPI me marca 0, que puedo hacer para que me de el porcentaje pero en base a días??

    ResponderEliminar
  8. Hola,

    el SPI en inglés o IRP en español (Índice del Rendimiento de la Programación) a una Fecha de estado o revisión, es el índice que relaciona el CPTR (Costo Presupuestado del Trabajo Realizado) con el CPTP (Costo Presupuestado del Trabajo Programado. Como bien dices hace falta asignar costos a las tareas para calcularlos. Además tiene que existir una Línea de base para poder calcular tanto el CPTR como el CPTP. Si no existen costos y dado que quieres obtener el SPI (IRP) en función de los días de duración de las tareas podrías asignar por ejemplo, un recurso material denominado "Costo por día" con una Tasa de 1, y al asignarlo a todas las tareas tendrías que escribir en el campo Unidades de asignación "1/d", es decir una Unidad de Costo por día, calculando automáticamente Project el costo de la tarea y proyecto en función de las Duraciones. Evidentemente se requiere que exista la Línea base inicial con sus asignaciones de recurso material de costo y hacer el seguimiento o actualización correspondiente con fechas reales de comienzo y fin y % completado a la fecha de estado,

    Otra opción para calcular el SPI en base a duraciones de las tareas de la Línea de base y del plan actual a una fecha de estado, sería relacionar el % completado con el % completado que se debería llevar según la Línea de base. En principio el resultado debería coincidir con el de los costos anteriores. El problema sería obtener este segundo % completado de la línea de base.

    Nota.- Próximamente publicaré una entrada sobre la obtención de la Curva S de avances en base a Duración en la que se explicará como obtener el % completado esperado a una fecha respecto la Línea de base.

    Saludos

    ResponderEliminar
  9. Hola Ignacio, gracias por tu respuesta para que pueda sacar el SPI en base al tiempo (días) y no a costo, pero como te decía, apenas me estoy relacionando con el project. Así que podrías apoyarme al decirme paso, por paso como podria hacer lo del "Costo por dia" y asignar "1/d"
    Gracias.

    ResponderEliminar
  10. Hola,

    ciertamente la consulta es más propia de un usuario experimentado con Project que de uno que está iniciándose. Los pasos que tienen que ver con esto sería:

    1. Crear un recurso de Tipo Material en la vista Hoja de recursos, cuyo nombre podría ser "Costo por día". En la misma hoja escribir 1 en la Tasa o precio unitario.

    2. Asignar a todas las tareas del proyecto, incluso a la vez, (no a tareas de resumen) el recurso material creado "Costo por día" y escribir "1/d" (1 unidad por día de duración) en el campo Unidades cuando se asigna.

    3. Insertar si se quiere la columna Costo para ver los valores generados.

    4. Crear la línea de Base en Proyecto > Programación > Establecer Línea de base

    ...ya puedes consultar el índice o campo IRP (SPI en inglés)insertándolo en la tabla.

    IMP.- Dependiendo de la Fecha de estado o revisión introducida (Proyecto > Información del proyecto) y los % completados de las tareas a la Fecha de estado, se mostrarán los índices IRP de cada tarea, que vendrán a reflejar el grado de cumplimiento del avance real con el previsto de la línea de base a la fecha de estado
    . Si IRP = 1 la tarea avanza según el plan previsto, si IRP <1 la tarea va retrasada respecto la línea base y si IRP>1 va adelantada.

    Saludos

    ResponderEliminar
  11. Hola Ignacio Martin, quiero aprovechar de comentar algo respecto al %Completado respecto a un proyecto consolidado, es decir proyecto maestro que tiene subproyectos, bueno resulta que en un ejercicio encontre que el calculo para el proyecto maestro da un valor superior al, por ejemplo sumando cada proyecto individualmente con 3 proyectos sus tareas resumenes (duración real/duracion) me da un % de 68%, pero el consolidado me muestra 73%. No se me di antender, yo presumo que para los proyectos consolidados hay un algoritmo diferente.
    Saludos
    Sergio

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola,

      una razón bastante probable por lo que ocurre eso que describes en el proyecto consolidado, es porque la definición de la jornada, es decir las Horas/día que que se fijan en las Opciones > programación no sea igual para todos los subproyectos.

      Si fuera este el caso, haz el cálculo en horas en vez de en días, considerando la equivalencia de las horas/día de cada proyecto.

      Ya nos contarás.

      Saludos

      Eliminar
    2. Buenos días Ignacio, se me presenta este mismo problema y no se soluciona con el ajuste en las opciones de programación pasandolas a horas.

      Eliminar
    3. Hola Diana.

      Recordemos primero que el % completado de una tarea resumen es la proporción entre la suma de todas las duraciones reales de las tareas que agrupa respecto la suma de las duraciones de esas mismas tareas, multiplicado por cien.

      Por otro lado, hay que tener en cuenta que en un archivo de proyecto, que incluye a su vez proyectos, se considera como tareas únicamente las tareas de resumen de los proyectos insertados. Por lo que el cálculo del % completado de dicho proyecto maestro, se aplica sobre las tareas resúmenes de los subproyectos.

      Para que exista consonancia en los cálculos sería necesario que las opciones que afectan a los calendarios del proyecto maestro y de los subproyectos (horas por jornada por ejemplo), así como los propios calendarios (horarios y no laborables), fueran coincidentes.

      Saludos.

      Eliminar
  12. Saludos

    Una vez leido el tema del % completado entiendo mas o menos lo que me esta pasando con mis reportes de avances.

    Me toca dar seguimiento a tres proyectos de mantenimiento que se manejan como un consolidado en un unico proyecto. Me dan todo el input de la planificacion inicial y los avances mensuales en excel. Las tareas las he relacionado con start-start por que realmente todas estas labores en ubicaciones distintas no tienen nada que ver las unas con las otras.

    He notado que mis porcentajes de avances reportado se distorsionan debido a que cuando algunas tareas con una duracion prevista x se ejecutan con duraciones reales x +y . el % completado que presento en la tareas sumarias del proyecto me arroja un valor que no expresa realmente el avance real.

    Segun lo leido mas arriba esta claro que al computar sumatorias de horas reales (duracion real) vs horas programadas (duracion) me pase este fenomeno. La pregunta: que alternativa o forma de presentar el avance obtenido real del proyecto puedo utilizar para evitar esto.

    Ejemplo practico:

    Tarea AB
    Tarea A duracion prevista 5d
    Tarea B duracion prevista 5d
    Al completar A en 5 dias al 100% obtengo un 50% de la tarea sumaria, pero al completar A en 8 dias obtengo un 80% del proyecto. Lo cual no es real.

    Agradeceria mucho tu opinion o sugerencia al respecto.

    Saludos
    Antonio Garcia

    ResponderEliminar
  13. freddy vargas06 febrero, 2016

    cordial saludo Emilio
    soy seguidor de su blog.
    tengo la siguiente inquietud..
    por donde hago el cambio de tal manera que Project me calcule en la terea resumen el porcentaje de duración completado, o el porcentaje de trabajo completado...
    cual viene por defecto
    mi correo favtol@gmail.com

    ResponderEliminar
  14. hola tengo un project para el ingenio donde laboro pero el cual me arroja en numeros enteros el porcentaje pero en mi caso necesito que contenga decimales me pueden apoyar y pasarme la formula para que se pueda generar este porcentaje con decimales o donde puedo acceder al tutorial.

    omarglezv@hotmail.com
    les agradezco la atencion prestada

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola Paul.

      Si te refieres por ejemplo al % completado, podrías hacer lo siguiente.

      En un campo numérico personalizado como Número1 y a través de Proyecto > Propiedades > Campos personalizados, defines en Fórmula que es igual al campo [Duración real]. Y en Cálculo de las filas de resumen de grupo y tarea, tienes que seleccionar Resumen: Suma y Aceptar.

      Exactamente lo mismo para otro campo numérico personalizado, como por ejemplo Número2, pero esta vez en lugar del campo [Duración real], escribes [Duración]....Resumen:Suma y Aceptar.

      A continuación, y en un campo personalizado de texto, como Texto1, por ejemplo, insertas(pegas) la siguiente fórmula en el que el porcentaje se redondea a 2 decimales.

      round([Número1]*100/[Número2];2) & "%"

      Nota.- Puedes cambiar a más o menos decimales sustituyendo el 2 de la fórmula por otra cifra.

      Finalmente, inserta la columna Texto1, donde aparecerá el % completado recién calculado con 2 decimales. Si lo deseas puedes cambiar el título de la columna o renombrarlo a través del formulario de Campos personalizados.

      Saludos.




      Eliminar
  15. Estimado Ignacio

    Estoy trabajando un project y no me hace match el porcentaje completado contra un campo personalizado de porcentaje planeado a que puede deberse esto

    ResponderEliminar
  16. Hola Ana.

    ¿Podrías explicar un poco más lo que ocurre?

    Saludos

    ResponderEliminar
  17. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

    ResponderEliminar
  18. Buenas tardes,
    Tengo una duda.
    he comenzado una tarea el dia 1 de enero. Se supone que el 31 de enero deberia estar completado al 100%, pero el 15 de nero solo se ha ejecutado el 15%. La tarea siguiente me sucede lo mismo pero se ha ejecutado el 30% al 15 de enero.
    Cuando hago el seguimiento de gantt, mi fecha de estado es el 15 de enero. Como hago para meter el 15% y que me aparezca la línea de avance el 15 de nero

    ResponderEliminar
  19. hola mi nombre es paulo torres soy arquitecto tengo una pregunta porque al introducir las duraciones reales de comienzo y fin de cada tarea y asi establecer mi duracion real no me cambia la duracion de la tarea resumen

    ResponderEliminar
  20. Hola.

    Confirma que el Modo de la tarea resumen esté en Programación automática, en lugar de Programación manual, porque de ser esta última, no recogerá(calculará) el resultado de las subtareas que agrupa.

    Saludos.

    ResponderEliminar
  21. Hola Ignacio:
    Cömo le puedo actualizar en project el SPI y el CPI cuando han sido actualizadas las actividades(eliminar o agregrar, en este caso lo pone en 0 los indicadores y ya no lo calcula correctamente.

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola.

      Antes de nada, para los que usais la versión de Ms Project en castellano, estos son los acrónimos a los que se refiere la consulta, en relación al método de gestión del Valor Acumulado(Valor Ganado) o "Earned Value".

      SPI(Schedule Performance Index) = IRP(Índice del Rendimiento de la Programación)
      CPI(Cost performance Index) = IRC(Índice del Rendimiento del Costo)

      Supongo que te refieres a que si creas una nueva tarea los indicadores anteriores se muestran a 0. Para que esto no ocurra y se calcule convenientemente, debes: I/introducir un Costo a la nueva tarea, II/incorporarla a la Línea de base actual, III/actualizar el avance de dicha tarea con su Costo real, por este orden. Y por supuesto, tener definida la Fecha de estado.

      Respecto a eliminar una tarea del proyecto, no veo que se requiera ninguna acción por parte del usuario, simplemente desaparecen todos sus datos, como es lógico.

      Para incluir la nueva tarea en la Línea de base actual, que por cierto, siempre ha de ser la principal(primera de la lista) para estos cálculos del Valor acumulado:

      0. Haz una copia de seguridad de tu proyecto.
      1. Selecciona las tareas nuevas en la tabla de tareas.
      2. (En Project 2007): Menú/ Herramientas/ Seguimiento/ Establecer línea de base...Para Tareas seleccionadas y Aceptar sobreescribiendo.
      2. (En Project 2010-16): Proyecto/ Programación/ Establecer línea de base... Para Tareas seleccionadas.
      3. Marcar Resumir líneas de base...Para todas las tareas de resumen, si queremos que la nueva tarea impacte en los resultados de resumen, como suele ser habitual.
      4. Aceptar sobreescribiendo.

      Nota.- Otro usuario planteó una cuestión similar en la siguiente entrada:

      http://forodeproject.blogspot.com.es/search?q=cpi

      Espero haberte ayudado.

      Saludos.



      Eliminar
  22. se calcula el porcentaje con base en la programación. es decir la duración real de una tarea hija se convierte en duración (del programa) y la proporción de la sumatoria de las tareas con avances sobre la sumatoria de todas las duraciones de las tareas incluidas bajo la tarea resumen es el porcentaje de avance. osea que si tu plan original no se desvie nada respecto a tu línea base estarás reportando bien, de lo contrario estas indicando el porcentaje del tiempo utilizado con respecto al resto de las tareas. Saludos

    ResponderEliminar

Introduce aquí tu comentario;