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06 junio 2014

% completado esperado según programación en Microsoft Project

Hola:

En el siguiente video se explica como obtener el % completado esperado según la programación a una Fecha de estado o de corte.

Si no ves el siguiente vídeo pincha Aquí
Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana.

Cuando queremos conocer el % completado que deberíamos llevar a una Fecha de estado o de corte, según el plan actualmente programado (no respecto al de la Línea de base, de una mayor complejidad, y que algún día contaré), podemos recurrir a las opciones de Project. Es el mismo caso que aplicaríamos si nuestra tarea o proyecto se desarrolla según lo programado, y queremos automatizar la entrada de los datos reales y evitarnos escribirlos manualmente.

Para ello, definimos la Fecha de estado o corte en PROYECTO > Estado > Fecha de estado y Aceptar.

El día de la Fecha de estado se considera por defecto incluido con toda su jornada, en el período de actualización.

En FORMATO > Formato > Cuadrícula > Cuadrícula podemos hacer que se muestre en el diagrama Gantt la línea correspondiente a la Fecha de estado, en este caso en rojo.
A continuación seleccionamos la tarea o conjunto de tareas a actualizar según el programa, bien eligiendo toda la fila, o posicionándonos en una columna cualquiera de la tarea.

Pulsamos la opción: PROYECTO > Actualizar proyecto > Actualizar trabajo completado al: > Por porcentaje completado …  Para: Tareas seleccionadas y Aceptar

De igual forma podríamos hacerlo para todas las tareas del proyecto de una sola vez al elegir
Para: Proyecto completo
Si no queremos todavía actualizar el campo del % completado, sino solamente tener la referencia del valor esperado a la Fecha de estado, podemos hacer el siguiente truco:

1. Copiamos toda la columna % completado con los datos obtenidos con la opción Actualizar proyecto en la memoria del portapapeles (Copiar desde el título gris de la columna).
2. Deshacemos hasta el paso anterior a la actualización.
3. Insertamos una columna de un campo personalizado de texto, Texto1 por ejemplo si está disponible.
        - Botón secundario del ratón sobre el título gris de la columna adjunta a la inserción.
        - Elegir opción Insertar columna del menú contextual desplegado.
        - Buscar Texto1
4.Pegar desde el título de la columna Texto1

Nota.- Esta opción asegura la fiabilidad del cálculo obtenido y sustituye a la introducción de complejas fórmulas que solo sirven en determinadas circunstancias: no ser tareas de resumen, no estar interrumpidas o divididas, no tener un calendario de tarea o de recurso asignado distinto al del proyecto, entre otras.

Evidentemente es recomendable la realización de copias de seguridad del archivo previo a estas operaciones automáticas que siempre conllevan algún pequeño riesgo de equivocarnos.

Y nada más, para el que no lo conocía espero le resulte de utilidad.

Saludos.

18 comentarios:

  1. Gracias por el video, presenta un forma clara de como comparar lo planeado con lo ejecutado.

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  2. Buenos dias

    Quisiera crear una columna que halle la diferencia entre lo completado y lo esperado, realizo la resta y el resultado que arroja es (# ERROR)

    Gracias por su ayuda en este proceso.

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    1. Hola Wiliam:

      este error es debido a que el campo Texto1(% completado esperado) hay que convertirlo a numérico, ya que el % completado es un campo numérico y Texto1 de texto.


      Así pues, se trataría de insertar un campo numérico cualquiera e incluir la fórmula siguiente, según el ejemplo anterior:

      [% completado]-Val([Texto1])

      Y ya está.

      Saludos

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    2. Gracias por la ayuda, dio resultado la formula.

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    3. Estimado Martín;

      Hice una modificación
      format(([% completado]-Val([Texto16]))/100,"###0.%")

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  3. Buenas tardes referente a este metodo me surge un incoveniente:
    En la empresa que laboro usamos este metodo pero cuando hay alguna tarea que inicia "adelantada" (ya sea que esta concluida o no) el sistema no ajusta el avance de esta tarea... Ejemplo si la tarea tenia una fecha de Inicio programada para pasado mañana e inicio hoy y tiene un avance del 90% el sistema toma ese valor para el calculo de % Completado lo cual en muchas ocasiones hace que lo planeado muestre valores mas altos de los reales.
    ¿Existe alguna manera de evitar eso, o esta opción solo es recomendable cuando no se cumpla con la condición que describo arriba?
    Saludos.

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  4. buen post, pero cuando publicaras la forma para el porcentaje completado pero considerando los datos de la línea base?

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  5. hola no se si es aqui o si logra publicar el mensaje anterior, desde hace un tiempo me sale en "mis Tareas" en PWA 2010 "error desconocido" y no encuentro como corregir el error. si por favor puedes ayudarme

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    1. Hola José:

      empezaría por comprobar si tienes instalado el Service Pack 2:

      http://www.microsoft.com/es-mx/download/details.aspx?id=39657

      Saludos

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  6. Tengo una duda similar a la de SwOoSh. En los casos en que el proyecto se encuentre adelantado, al actualizar el proyecto este adelanto no se refleja. ¿De qué forma podría obtener un %esperado menor al % completado en los casos en que se reporte adelanto del proyecto?

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  7. Buen día. Puede ser útil para comparación de % Completado Vs. % Planeado (Linea Base), el guardar de inicio el mismo archivo pero solo con la Linea Base. Luego cuando se actualice el proyecto con los porcentajes de avance reales, sin importar si nuestras fechas de inicio y termino hallan sido modificadas, podemos abrir el archivo con la Linea Base, hacer un corte a una fecha de estado requerida, copiar la columna de % Completado y pegarla como texto en una columna en nuestro programa que se llama"% Planeado". De esta forma se compara el avance real contra la Linea Base. Espero les sea de utilidad. Saludos!

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  8. Hola, es muy clara la explicación muchas gracias. Mi pregunta es cuando necesito calcularlo sobre un proyecto que ya esta en curso, lo ideal es que haga el cálculo con el cronograma de seguimiento? o lo ideal es hacerlo sobre el cronograma de la línea base con valores en 0?

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  9. Hola, lo ideal es compararte con lo que sea útil para el administrador del proyecto. Suelo decir que hay que compararse con el último plan aceptado y que nos hemos comprometido a intentar cumplir. Podría ser la línea base inicial si no ha habido cambios en las características y alcance del proyecto, ni tampoco imprevistos ni incidencias.

    Saludos

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  10. Hola, en PWA hago seguimiento de una tarea y le indico fechas reales ambas diferentes a la planificadas. Además, indico 100% trabajo completado y 0 hs de trabajo restante. Envío, apruebo y publico la tarea. Las fecha de fin en el gantt no se actualiza. Cuál puede ser el problema? Gracias, Karina

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    1. Hola Karina.

      Hola Karina.

      Un aspecto que debes revisar es si es lógico y si el sistema está configurado de forma que te admita fechas reales de ejecución posteriores a la Fecha de estado y/o período de actualización. Creo que dependerá como estén definidos en ese momento.

      Espero haberte ayudado.

      Saludos para todos y mis mejores deseos para este nuevo año 2017.

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  11. Buenas Noches, estoy intentando realizar un calendarizado del % Completado del proyecto semana a semana, estoy claro que si actualizo la fecha de estado a cada una de las fechas de corte semanal me arroja el % semana a semana, pero por ser demasiadas semanas quisiera saber si existe alguna manera de que Ms Project arroje estos datos así como arroja el resumen de Trabajo en la vista de Uso de Tareas, para evitar repetir numerosas veces la actualización del proyecto para cada una de las fechas de corte semanales.

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    1. Hola Jose Angel.

      Creo que en el siguiente vídeo tienes una respuesta.

      https://youtu.be/M3T92RSxyEM

      Saludos

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