Múltiples Líneas de base en Microsoft Project

Estimado Ignacio,

Agradeceré me orientes en la siguiente consulta:

Cuando en un proyecto inicial, se le hace su línea base y con la ejecución del proyecto te das cuenta que no terminarás en las fechas estimadas por demoras y otros inconvenientes, y vas cambiando las fecha de finalización digamos en tres ocasiones, es decir si las tareas x y z culminan en una primera revisión el 28 oct y el 01 Nov se genera una segunda línea base, en una segunda revisión culminan el 19 de Nov y 15 de Nov se genera otra línea base y en tercera revisión culminan el 5 Dic y el 10 Dic se crea otra nueva línea base, de qué manera puedo contrastar los diferentes desfases que tuvieron con respecto a la línea inicial o base.

¿Cuál sería el procedimiento para cambiar la fecha de fin en cada revisión que haga? ¿cuál sería la forma de comparar los tres cambios que hubo con respecto a la inicial?

Gracias...

Jorge

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Jorge

Microsoft Project permite dentro de un mismo proyecto crear hasta 11 Líneas de base y 10 Planes provisionales más que tendrían una función similar a las líneas de base.

En la versión 2010 las fotos que se pueden ir  creando en cada momento de la vida del proyecto como imágenes del plan actual, se realizan a través de la ficha Proyecto/ grupo Programación/ opción Establecer línea base…,  para los usuarios de Microsoft Project 2007 y anteriores  Menú/ Herramientas/ Seguimiento/ Establecer línea de base… Una vez en el cuadro podemos elegir que se establezca una copia del plan actual en cualquiera de las líneas de base que se muestran en la lista, aunque hay que tener en cuenta que los campos que por defecto mostrará Project en relación al previsto: Inicio previsto, Fin previsto, Duración prevista, Variación de comienzo, Variación de fin, Trabajo previsto, Costo previsto, etc. se refieren específicamente a los valores que adopta Ms Project de la Línea de base principal, es decir la primera de la lista. Por cierto, las variaciones son campos calculados por Project entre el plan actual y la Línea de base principal.

Existe una vista ya diseñada en la que se muestran 3 de las líneas de base en el mismo diagrama de Gantt (principal, 1 y 2), es la vista de tareas denominada Gantt de varias líneas base y coincide con la mostrada en la imagen superior. En la versión 2010 se encuentra pulsando ficha Tarea/ grupo Ver/  Más vistas… en 2007 y anteriores Menú/ Ver/ Más vistas…  Debido a las limitaciones del diseño de barras sería complicado intentar mostrar más de 3 líneas de base en el mismo diagrama sin superponerse gráficamente.

Esta vista se puede editar una vez cargada en ficha Formato/ grupo Estilos de barra/ opción Formato/ Estilos de barra… si usa la versión 2010 y en Menú/ Formato/ Estilos de barra en la versión 2007 y anteriores.

Por último y a nivel cuantitativo, podemos  mostrar una tabla como la denominada Variación que se muestra en la imagen superior. Se carga eligiendo ficha Vista/ grupo Datos/ opción Tablas/ Variación… si usas Ms Project 2010 o Menú/ Ver/ Tabla/ Más tablas/ Variación..para versión de Project 2007 y anteriores, e incluso añadir insertando los campos Comienzo y Fin de línea de base 1, 2 , 3,…etc., así como insertar campos personalizados que incluyan fórmulas para calcular variaciones del plan actual con la línea de base en cuestión. Por ejemplo, Variación de comienzo LB1 (Línea de base 1) = Comienzo línea de base 1 – Comienzo (plan actual), igual con LB2, LB3,…

Espero te resulte útil.

Saludos

Descargar Microsoft Project 2010 y SP1

Si deseas descargar Microsoft Project Profesional 2010 para probarlo, puedes hacerlo desde la siguiente página de Microsoft/Technet:

http://technet.microsoft.com/es-es/evalcenter/ee404758.aspx

Dispones de 60 días de prueba y requiere registrarse, pero es ciertamente sencillo.

Recomiendo a cualquier usuario que tengan instalado Microsoft Project 2010 se descargue el software de actualización y mejoras Service Pack 1 (SP1) en la siguiente dirección:

http://support.microsoft.com/kb/2460052/es

Dado que se muestran 2 versiones SP1, una para Microsoft Project 2010 de 32 bits y otra para 64 bits, puedes comprobar cuál es la que corresponde a tu instalación de Microsoft Project 2010 en Ayuda/ Acerca de Microsoft Project / Versión.

Nota.- Una manera de conocer el tipo de procesador / Sistema operativo de 32 bits o 64 bits (x86) de tu máquina, es consultando en Panel de control / Sistema/ Tipo de sistema. Un sistema de 64 bits puede ejecutar aplicaciones de 32 bits o a veces llamadas versión (x86) en referencia a los antiguos procesadores, no así a la inversa, la de 32 no puede ejecutar de 64. Evidentemente si se dispone de un procesador de 64 bits es recomendable una versión del programa también de 64 para alcanzar un rendimiento de proceso superior, especialmente con grandes proyectos de muchas tareas.

Un saludo

Nombramiento MVP de Microsoft® 2011

Quiero agradecer a Microsoft y al conjunto de usuarios e interesados en este foro el nuevo nombramiento MVP de Microsoft®  2011 con el que me acaba de galardonar y  “que premia la contribución realizada en las comunidades técnicas en el área de Project a lo largo del pasado año”. Os animo una vez más a participar con vuestras consultas y comentarios en relación a esta gran herramienta de gestión de proyectos que es Microsoft Project. Desde el deseo de poder ayudarte, contesto prácticamente  a todas las preguntas que me hacéis llegar a mi dirección Ignacio.mvp@microsoftproject.es, aunque doy publicidad en el foro solamente a aquellas que considero de interés general y que supongan una cierta concreción en la respuesta.  Sin duda este blog se ha convertido en el más consultado en el mundo en lengua española sobre Microsoft Project. Se que hay algunos temas que habéis planteado y que los tengo en la reserva a la espera de darle un tratamiento más didáctico, ya que van más allá de una mera respuesta. Me refiero a aspectos que trata Microsoft Project  como la gestión de costes, tipos de tareas, recursos materiales, seguimiento de proyectos, fórmulas personalizadas y macros, gestión del portfolio, etc. Ojalá que en esta nueva etapa podamos compartir y profundizar en el conocimiento de estos temas y de otros muchos para el bien de esta comunidad abierta de usuarios de Microsoft Project.

Un saludo y gracias de nuevo por vuestra participación

Modificación automática del campo Duración en Microsoft Project

Buenos días,

habitualmente en los concursos de obra piden justificar las duraciones de las actividades a partir de los rendimientos de los equipos, además aplicamos otros coeficientes penalizadores o de seguridad por inclemencias meteorológicas, por dificultades especiales o simplemente como márgenes de seguridad.

Habitualmente opto por realizar los cálculos en un Excel y luego esas duraciones copiarlas en el Gantt, presentando los 2 archivos o formatos. He estado intentando unificarlo a base de insertar columnas con campos personalizados, y aunque llego a una columna que me calcula la duración, no se cómo hacer que el diagrama tome ese valor, ya que desconozco cómo modificar la fórmula o el campo de duración que tiene el proyect por defecto, por lo que al final tengo que copiar la columna que me calcula en la columna de duraciones, por lo que no resuelvo nada.

¿Se puede modificar el valor que toma Project de duración a través de una fórmula?

Gracias

Elva

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Elva,

lo siento pero la respuesta es no.

Los campos calculados por Project no se pueden definir por el usuario mediante fórmula. En el caso de la Duración, también es un campo que recalcula Project, pero se permite su edición manual. Aprovechando esta opción se podría crear una macro (programita) que pasara los valores al campo Duración, pero en principio se debería de pulsar el botón de esa macro cada vez que se hiciera un cambio de los datos iniciales del usuario.

Otra forma más sencilla pero frágil y delicada es hacer una Copia de los valores y luego un Pegado especial con vínculo. Esto que aparentemente es muy útil, requiere mucha atención del usuario, pues si insertamos, eliminamos o borramos una tarea o una celda con vínculo, se desvincula el resto de las tareas y hay que volver a pegar todas otra vez (?) al menos en la versión 2010. También hay que evitar el pegado en las tareas de resumen, ocultándolas temporalmente por ejemplo cuando se vaya a pegar. Finalmente, también hay que considerar que posterior al pegado, el valor que prevalecerá en el campo, Duración por ejemplo, será el que recalcule Project si incluimos algún cambio en los valores de la tarea propios de Project, como por ejemplo aumentar el número de recursos en una tarea condicionada por el esfuerzo.

Nota.- La fórmula empleada en el ejemplo de la imagen superior, que incluye un redondeo para el campo Númer4 (Días estimados) es la siguiente:  Round(([Número1]/[Número2])*[Número3])

Nota.- El pegado especial con vínculo (vínculo dinámico OLE) es una opción común entre todos los programas de Microsoft Office

Un saludo

Número de esquema y Tareas de resumen en Microsoft Project 2010

Hola, cuando buscas algunas opciones de Project 2007 en Project 2010 no siempre es fácil encontrarlas, y a menudo el usuario cree que se han descartado. Las interesantes opciones "Número de esquema", "Mostrar tareas de resumen" y "Mostrar tarea resumen del proyecto" se encuentran en la cinta de opciones: Ficha Formato / Grupo Mostrar u ocultar tal como se indica en la imagen superior.

Me cuesta trabajar en Project sin tener marcada la opción "Mostrar tarea resumen del proyecto", esta es la forma de tener siempre a la vista los datos fundamentales del proyecto, Comienzo, Fin, Duración, Costo,... y ver como va cambiando al modificarse los datos de cualquier tarea. Para algunos usuarios que desconocían su existencia ya no tendrán que crear esa supertarea resumen al comienzo del proyecto para ver estos resultados, ni ir a las engorrosas Estadísticas que figuran en la ficha de Información del proyecto.

Finalmente, utilizo el truco de desactivar momentáneamente las Tareas de resumen cuando quiero llevarme a Excel por ejemplo datos de tareas y no de cabeceras con Copiar y Pegar, esto me facilita operaciones como totalizaciones.

Un saludo

Análisis del Valor Acumulado (VA) o Valor Ganado (VG) o Earned Value (EV) con Microsoft Project

El análisis del valor acumulado es un método para medir el rendimiento del proyecto.
En este artículo se incluye un ejemplo sencillo que espero ayude a interpretar el conjunto de campos incluidos en Microsoft Project sobre este método. Además se muestra en paralelo el proceso de cálculo llevado a una hoja Excel, junto a una gráfica de Curvas S de las 3 variables principales. Para completar la ficha Resumen de usuario que se adjunta, he incluido los acrónimos o abreviaturas más comunes y su equivalencia en inglés. Te animo a que calcules los diferentes campos y compruebes los resultados del fichero resuelto de Project que incluye además una Tabla personalizada denominada Valor Acumulado – VA con todos los campos ordenados del VA, puedes descargarla más abajo junto al de Excel. El caso de ejemplo es el siguiente,

Línea de Base o Planificación inicial:

1.       La Tarea A se estima en 5 días seguidos de duración, de Lunes a Viernes, considerando el día de 8h de trabajo.

2.       Se asigna Juan a la Tarea A con una dedicación de 8h/día (100%). La tasa de Juan es de 20€/h.

La realidad de lo que pasó hasta el Jueves incluido fue la siguiente:

3.       Juan trabajó 8h el Lunes pero no pudo asistir el Martes y el Miércoles por estar enfermo, incorporándose el  Jueves con normalidad.

4.       El trabajo de 8h  del miércoles lo realizó Rosa, cuya Tasa es de 25€/h

 Descargas:

                FichaValor Acumulado  - Earned Value png

               LibroInforme Valor Acumulado  xls

               Diagrama Curvas Sdel Valor Acumulado jpg

               Proyecto EjemploValor Acumulado – VA mpp


El análisis del Valor Acumulado (VA) o Valor Ganado o  Earned Value (EV)
Indica la cantidad del presupuesto que debería haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado (trabajo real) hasta el momento (fecha de estado)  y el costo previsto de las tareas cuyo origen como es sabido puede provenir de:  un costo fijo y una asignación de recursos en base a su precio hora o unidad material.

N.- Ms Project no considera en el cálculo del Valor Acumulado los costes de asignación de recursos del tipo coste.

El análisis del valor acumulado  se centra en tres valores principales:

 

-          El costo presupuestado de las tareas individuales tal y como se programan en el plan del proyecto, en función de los costos de los recursos tipo trabajo o materiales asignados, más cualquier costo fijo asociado con las tareas. Esto se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Programado (CPTP) también llamado Valor Programado (VP). El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida. Los valores de costos presupuestados se almacenan en los campos de líneas de base o, si ha guardado varias líneas de base, en los campos Línea de base 1 hasta Línea de base 10, aunque los cálculos de Project se hacen con los valores de la Línea de Base principal.

-          El costo real incurrido para completar todas o parte de las tareas, hasta la fecha de estado. Se trata del Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR) también denominado AC del inglés Actual Cost. Por regla general, Microsoft Project establece una correlación entre los costos reales y el trabajo real.

-          El valor del trabajo realizado hasta la fecha de estado, expresado en términos monetarios. Realmente es el Valor Acumulado  o VA del trabajo realizado y se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR), hay quien lo denomina Valor Ganado, Valor Alcanzado, Valor Satisfecho o Earned Value (EV). Este valor se calcula para cada tarea, pero se analiza en un nivel agregado (normalmente en el nivel de proyecto).

El análisis del valor acumulado siempre es específico de la fecha de estado elegida, que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual.

El método ayuda a tener una idea a nivel de proyecto de: I) el trabajo o esfuerzo realizado en relación al que se debería llevar a una fecha de estado II) el coste real gastado y su comparación con el que se debería llevar para los trabajos realizados  y III) se podría extrapolar de forma aproximada el coste del proyecto a su finalización (CEF) en base a lo ejecutado

Existen 3 tablas en Microsoft Project relacionadas con el Valor Acumulado que se pueden consultar a través del Menú / Vista/ Datos/ Tablas/ Más tablas y son:

-          Valor acumulado

-          Indicadores de costo del valor acumulado

-          Indicadores de programación del valor acumulado

Aunque en el archivo adjunto : Proyecto Ejemplo Valor Acumulado – VA.mpp figura la  tabla personalizada de tareas denominada “Valor Acumulado – VA”  que incluye ¡todos los campos anteriores en un solo cuadro!

Resumiendo, el planificador debe tener claro algunas premisas en relación al análisis VA con Microsoft Project, como se describe a continuación:

-          La estimación inicial del trabajo para la realización de cada tarea se considera invariable durante el ciclo de vida del proyecto.

-          Si la estimación inicial del trabajo varía, se debe establecer una nueva Línea de Base o plan previsto para recoger dichos valores.

-          Igualmente ocurriría con la aparición de cambios de tasa de recurso, costo por uso de recurso y costo fijo de tarea, o cualquier otro costo,  que afecten al trabajo restante, es decir posterior a la fecha de estado. Especial influencia tendrían sobre los indicadores  CPF (Costo Previsto al Final o Coste Previsto Total), IRPC (Índice de Rendimiento para Completar), CEF (Costo Estimado a la Finalización) y VAF (Variación al Finalizar).

-           El método VA en Project requiere asignar a las tareas al menos un recurso trabajo o/y material o/y un costo fijo.

-          El recurso del tipo costo se ignora en el cálculo VA de Project y no se refleja en los valores CPTP, CPTR y CRTR...aunque sí en el Costo total de la tarea de la asignación.

-         Evidentemente hay que crear la Línea de base antes de introducir los datos de seguimiento.

-         Si se asigna costo fijo a la tarea hay que esperar a su finalización (100% completada) para poder introducir un costo real distinto al calculado (costo fijo total al finalizar)

-         Si se quiere dar el avance a la fecha de estado en base a la producción física, y que Project calcule el CPTR en lugar de por las horas de trabajo %completado, hay que introducirlo en el campo % físico completado a insertar en la tabla si no estuviera.

-            Para que Project active el cálculo de CPTR con el %físico completado en lugar de con %completado hay que habilitar en Archivo/Opciones/Avanzado...Método predeterminado del valor acumulado de tarea. Esto afectará a las nuevas tareas, pero a las que ya estuvieran creadas no las afectará y se debe cambiar también en la Ficha avanzado de información de la tarea.

Y esto es todo por ahora en cuanto al análisis del Valor Acumulado con Microsoft Project 

Un saludo

Exportar diagrama Gantt de Project a Excel

¿Cómo puedo hacer para exportar el diagrama de Gantt de Ms Project a Excel?

Respuesta [Ignacio Martín]:

En Project 2010 podemos pegar como imagen la vista que esté activa con Menú Ficha Tarea/ Portapapeles/ Copiar/ Copiar imagen, en 2007 Menú/ Informe/ Copiar imagen. Lo que se ve es lo que se copia, un WYSIWYG en el argot informático (What You See Is What You Get). Lógicamente si sólo se quiere exportar el nombre de la tarea y el Gantt, hay que eliminar previamente en Project las columnas sobrantes de la tabla.

Elegir Para pantalla - Filas seleccionadas si se quieren más de las que se ven en pantalla, pero claro seleccionándolas previamente; Escala temporal - Como se ve en pantalla o eligiendo el Intervalo de fechas si queremos recortar o centrar el diagrama.

Finalmente pegamos en Excel y adaptamos opcionalmente la altura de las filas  y el ancho de columnas si queremos una cuadrícula similar.

Nota: esta exportación se puede hacer igual para cualquier otro programa de Office, Word, PowerPoint,etc.

Espero te resulte útil.

Fórmula para Calcular % Completado Previsto a una Fecha y ¡Cambios de Nombre de Campos en Project 2010!

Buenos Días.

Estoy tratando de utilizar la fórmula siguiente:

Str(IIf([Fin de línea base]<=[Fecha de estado],100,IIf([Comienzo de línea base]>[Fecha de estado],0,Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo de línea base],[Fecha de estado],"Calendario 1"))/[Duración])))))) & "%"

con algunos datos diferente a los que en un foro definiste, me ha servido mucho, pero no sé por qué ahora cuando ingreso a la fórmula me envía un error que dice “La fórmula contiene un error de sintaxis o una referencia a un nombre de campo o función desconocidos.”, y no puedo hacerle ningún cambio. La fórmula me calcula cuando hago cambios, pero me doy cuenta que cuando hago el seguimiento y varía la duración el porcentaje que calcula es en base a esa duración y no a la duración de la línea base, por lo tanto me envía un error en el porcentaje donde a veces me sube al 100%.

¿Sabrías la razón por la cual me envía este mensaje de error?

¿Cómo podría solucionarlo?

Saludos

Johanny

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Johanny,

antes de nada comentar que la denominación de algunos campos de Project 2010 y 2013 han cambiado respecto a versiones anteriores, por lo que tablas, fórmulas, macros, etc. diseñadas para versiones anteriores de Project 2010 y que incluyen alguno de esos campos, puede dar error. De manera recíproca, si fueron diseñadas para 2010, pueden dar error en Project 2007.

En concreto:

Antes de Project 2010       Project 2010

---------------------------      -----------------------------
Duración prevista           Duración de línea base
Comienzo previsto          Comienzo de línea base
Fin previsto                     Fin de línea base

También es distinto el separador dentro de una fórmula personalizada,

Antes de Project 2010       Project 2010

---------------------------      -----------------------------
 ;  (punto y coma)               ,  (coma)

Respecto a tu consulta de error y optimización de la fórmula para calcular el % completado del plan previsto o Línea de base a una Fecha de estado, incluida en un campo personalizado de Texto de tarea, siendo la que originalmente me envías la siguiente:

Str(IIf([Fin de línea base]<=[Fecha de estado],100,IIf([Comienzo de línea base]>[Fecha de estado],0,Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo de línea base],[Fecha de estado],"Calendario 1"))/[Duración])))))) & "%"

debes considerar y revisar estos puntos,

1. ¿Existe el “Calendario 1” en el proyecto al que se hace referencia en la fórmula?, de lo contrario se muestra #ERROR en el resultado, y si no crearlo o cambiarlo por otro, el del proyecto es el “Estándar”. Si no se pone nada (borrar “;Calendario...” en la fórmula), la función (ProjDateDiff) usa el calendario asignado al proyecto (por defecto Estándar).

2. En la fórmula, para calcular el % completado previsto de una tarea a la fecha de estado (último condicionante de los tres que considera la fórmula) aparece el campo “Duración”, pero como tu bien apuntas, lo correcto es hacer referencia a la “Duración prevista” ó “Duración de línea base” según la versión.

3. Así pues, dependiendo de la versión de Project la fórmula es distinta en lo referente a los campos Comienzo, Fin y Duración prevista, y los separadores entre campos, estando correctas las siguientes:

Anterior Project 2010 (2007, 2003, 2002, 2000):

Str(IIf([Fin previsto]<=[Fecha de estado],100,IIf([Comienzo previsto]>[Fecha de estado],0,Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo previsto],[Fecha de estado],"Calendario 1"))/[Duración prevista])))))) & "%"

Project 2010:

Str(IIf([Fin de línea base]<=[Fecha de estado];100;IIf([Comienzo de línea base]>[Fecha de estado];0;Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo de línea base];[Fecha de estado];"Calendario 1"))/[Duración de línea base])))))) & "%"

Project 2013:

IIf(ProjDateValue("NOD")=[Comienzo previsto];"";Str(IIf([Fin de línea base]<=[Fecha de estado];100;IIf([Comienzo previsto]>[Fecha de estado];0;Round((100*(Val(ProjDateDiff([Comienzo previsto];[Fecha de estado]))/[Duración de línea base])))))) & "%")

Nota.- En esta última fórmula para la versión de Project 2013 se ha incluido la condición de que el campo % completado vacío se muestre en blanco si no existe valor en el campo Comienzo de línea base, que por cierto, sorprendentemente y quizás por un error en esta versión 2013 ¡aparece como Comienzo previsto! y no como Comienzo de línea base!

4. Podría ocurrir un error debido a una función desconocida cuando el ordenador no tiene instalado los complementos Visual Basic para Aplicaciones de Office. En este caso la función Round incluida en las fórmulas es desconocida para Ms Project y dará un error. Como alternativa se podría sustituir por la función Int (integer o parte entera) que si reconoce Project, aunque asumiendo un pequeño error de truncamiento en la parte decimal.

Importante.- Como he comentado en otras ocasiones, estas fórmulas que calculan el avance previsto o % completado de la línea de base a una fecha de estado, son aproximaciones que pueden no coincidir con los valores esperados cuando por ejemplo los calendarios de los recursos asignados si los hubiera, no coinciden con el calendario del proyecto y sus jornadas de trabajo, o la línea de base se estableció sobre tareas divididas, discontinuas o interrumpidas, y quizás en algún otro caso relativamente infrecuente.

Nota.- Al abrir un proyecto 2007 o anterior con campos personalizados y fórmulas, en Project 2010 y 2013, estos últimos lo convierten automáticamente a sus nuevas características, sin necesidad de editarlo, no así a la inversa de 2010 o 2013 a 2007, en cuyo caso Project 2007 no podrá siquiera abrir el archivo 2010 o 2013.

Espero haberte ayudado,

un saludo.

Parada y Ajuste de Obra

Hola,

estoy en una obra en construcción cuyo inicio fué el 4 de abril, el cronograma esta montado pero apenas va siendo revisado por el ing. residente; el asunto es que la la obra fue paralizada por organismos públicos durante varias semanas. El ing va a revisar duraciones y prelaciones del cronograma para ver si hay cambios. El asunto es que de no haber cambios y de mantener oficialmente la fecha de inicio del proyecto al 4 de abril, serian muchas las partidas retrasadas. si se llega a tomar en cuenta el lapso de paralización ¿hay alguna manera de reflejar eso en Project o hay que reprogramar a partir del reinicio?. El otro problema es que si no se puede variar la fecha fin del proyecto  ¿qué puedo hacer?.

Gracias nuevamente.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Jose Francisco:

Lo primero es que puedes crear opcionalmente una línea de base o plan inicial antes de actualizar el proyecto, que es una copia del plan programado (como una foto), y que sirve para comparar variaciones entre previsto y programado actualmente, después de introducidos los datos reales de ejecución. Esto se hace con Menú/ Proyecto/ Programación/ Establecer línea de base en la versión 2010 o Menú/ Herramientas/ Seguimiento/ Establecer Línea de base, en versiones anteriores. En la vista Gantt de seguimiento se muestra las barras del Plan previsto o Línea de base y en paralelo para cada tarea las del plan programado actualmente.

Una manera recomendable y sencilla de incluir el tiempo de parada del proyecto es modificar su Calendario incluyendo esos días no laborables. De esta forma quedará una sombra en el Gantt por detrás de las tareas que indicará los días no trabajados. Además se desplazará automáticamente todas las tareas que no han podido hacerse, a partir del último día no laborable, manteniendo la lógica de precedencias existente. El Calendario se modifica creando un período de excepciones (días no laborables) en Menú/ Proyecto/ Propiedades/ Cambiar tiempo de trabajo en la versión 2010 o Cambiar Calendario laboral en las versiones anteriores.

Las posibilidades que propone Project para acortar el plazo de un proyecto son prácticamente las mismas que las que se nos pueden ocurrir en la vida real, con la ventaja de que al disponer de una herramienta informática podemos comprobar de manera inmediata el impacto que tendría cada una de las hipótesis en el proyecto. Lo ideal es que el usuario sea buen conocedor de la herramienta y de las buenas prácticas, de manera que por ejemplo su proyecto reflejara el camino crítico, es decir, el conjunto de tareas que están interviniendo en la duración del proyecto, y que normalmente ¡son sólo algunas! Para ello, principalmente hay que tener una correcta red de precedencias y ausencia de fechas delimitadas o restrictivas, error muy corriente por escribir las fechas programadas de las tareas en lugar de dejar que calcule Project. Otra cuestión importante es considerar la disponibilidad de los recursos. Dicho esto, para acortar el plazo se trataría de ir reduciendo la duración del camino crítico (tareas críticas) hasta nuestro objetivo:

- Incluyendo más recursos (rendimiento) en tareas del camino crítico de tipo esfuerzo, equivalente a reducir su duración.

- Revisar los enlaces entre tareas del camino crítico, por si pudieran solaparse y empezar o terminar antes.

- Trabajar en días no laborables, convirtiéndolos en el calendario del proyecto o recurso, para aquellos días en que están programadas tareas del camino crítico.

- Desagregar tareas que puedan liberar recursos para ser usados en otras tareas del camino crítico, o simplemente para que empiecen antes sus sucesoras.

...y como no, dejar de hacer algún trabajo, eliminar del proyecto...aunque esto suele ser más difícil en la realidad.

Espero haberte ayudado,

un saludo

Zoom del Gantt Manteniendo la Escala Temporal en días

Hola Ignacio, como siempre mi gratitud a la ayuda que nos presta, quería trasmitirle dos consultas del software MSProject.

Primero: ¿Es posible modificar el ZOOM en la vista Diagrama de Gantt sin que la Escala Temporal se modifique?., le ejemplifico, esta es una vista con la escala temporal a dos niveles (días – meses),

 pero yo quisiera poder ahora aumentar el tamaño del esquema desde project, para verlo como le muestro a continuación, pero que no me varíe la escala temporal. ¿Es posible?

Segundo: ¿Sería posible que un día Microsoft nos permita migrar el formato de una vista a otra, así mismo como nos permite migrar las personalizaciones de un proyecto a otro usando la herramienta Organizador?, es que resulta muy incómodo dar formato a una vista y después hacer lo mismo en otra. Quizás exista la vía y yo no la he encontrado, le agradecería si así fuera me dijera cómo lograrlo.

Siempre agradecida por su atención

Delma

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Delma

Primero: al aplicar el Zoom de Acercar(+) y Alejar (-) sólo se consigue aumentar o reducir la escala de la Fase Temporal. Podrías aumentar el tamaño de la fuente de la Escala Temporal y conseguirías aumentar la imagen manteniendo la escala de días, en Menú / Formato /  Estilos de texto / Cambiar Escala Temporal...

Adicionalmente puedes cambiar el ancho de la Escala modificando el campo Tamaño que aparece al editar la Escala Temporal: doble clic sobre la zona gris de la Escala Temporal en el Gantt o Menú / Formato / Escala temporal.

Finalmente es posible ampliar el grosor de las barras del Gantt con: Menú / Formato / Diseño / Alto de barras..., como creo ya estás aplicando en tu ejemplo.

Nota: para hacer lo anterior más operativo, se podría copiar la Vista inicial (sin aumento) y modificarla con las opciones descritas, de manera que se llamaría a una vista u otra en función del tamaño deseado. Tanto la nueva vista de ampliación como el conjunto de opciones también se podrían incluir en una macro asociada a un nuevo botón en la barra de herramientas.

Segundo: No conozco otra forma de migrar las personalizaciones de una vista que la de Copiarla previamente con otro nombre, y a partir de ella continuar con la entrada de la información, como me imagino ya conoces, a traves de Menú/ Ver/ Más vistas... Copiar...

Espero haberte ayudado.
Un saludo

Imprimir un Calendario con los Festivos del Recurso

Estimado Sr :

Estoy trabajando con MS Project 2010 Professional y tengo asignadas una serie de excepciones en el calendario laboral de cada uno de los recursos que intervienen en mi proyecto. En estas excepciones se plasman los periodos vacacionales de cada recurso. En el proyecto intervienen una serie de jefes de equipo que no tienen MS Project 2010 instalado en sus ordenadores, pero necesitan conocer estos periodos vacacionales. He estado intentando buscar algún Visor de Project libre pero los que he encontrado no muestran las excepciones de calendario. Otra opción sería exportar estás excepciones a un Excel y que los jefes de equipo puedan consultar esta Excel, pero no veo manera de exportar esta información. ¿Me puedes dar alguna orientación para resolver este problema?

Gracias

Nacho de la Mora

Miembro PMI

Gerente Proyectos

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola tocayo,

en el siguiente video se muestra como sacar calendarios de festivos recursos, espero te ayude.



Si no se ve el video puedes intentarlo a través de este enlace:

http://www.youtube.com/watch?v=LtnLlHTZFKI&feature=player_embedded

Dudas reprogramación

Buen día.

Encontre su pagina en la red, debido a que estoy tratando de consultar como hacer una reprogramación de un programa de trabajo y me tome la molestia de escribir para solicitar su ayuda.

Estoy controlando un proyecto el cual ya tiene un desfase en programación del 42%, me están pidiendo hacer una reporgramacion.

¿Esto se debe hacer sobre la línea base o sobre una versión anterior a la definición de la línea base?

¿Que lineamientos me recomienda debo seguir para hacer la reprogramación?

Quedo muy agradecido si me puede ayudar

Cordialmente,

Ing. Carlos Eduardo Rivera
Bogotá (Colombia)


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Carlos,

no es una cuestión simple de explicar de manera breve lo que estás planteando. Primero habría que conocer como está realizada esa programación, si es “dinámica”, como digo yo, es decir si cumple con las buenas prácticas del uso de la herramienta: incluye dependencias entre tareas, no existen fechas obligadas o delimitadas más que las realmente necesarias, se le ha hecho un seguimiento al proyecto y sus tareas introduciendo las fechas de comienzo y fin real y % completado,...fundamentalmente. Si esto fuera así, todo es más fácil y explicable. Existirá un camino crítico calculado por Project que nos informará de por donde se puede acortar plazo hasta llegar al objetivo buscado. Se podrá “reprogramar el trabajo no realizado a la fecha de estado o control después de esa fecha de estado”, y los adelantos o retrasos de una tarea adelantarán o empujarán automáticamente al resto que tenga vinculadas. La línea de base poco importa para este fin, simplemente es una copia/foto de nuestra programación tomada antes de “despegar”, para que al final del período de revisión/actualización/ejecución... podamos ver lo que nos hemos desviado respecto a ella, para bien o para mal. Puede haber una línea de base inicial, o se puede volver a crear reemplazando la existente, o manteniendo varias con distintos nombres a lo largo del ciclo del proyecto, podríamos decir que no es necesario que exista, solo para análisis de variaciones.

Nota.- Puedes consultar también el post "Reprogramación" en este mismo FORO DE PROJECT.

Un saludo

Sobreasignación del Recurso Supervisor en Microsoft Project

Saludos, por favor necesito ayuda con la asignación de recursos, estoy realizando la asignación de recurso humano, el proyecto ya terminó por ejemplo en tres tareas y se terminaron en 8 horas, pero de esas tres o más bien en las tres estuvo la misma persona supervisando, y en cada una tenía ayudantes. Al asignar los porcentajes y obtener el informe de costos me toma como si las 8 horas hubiese trabajado esa persona y por lo tanto aparece una sobreasignación cuando no es así,  ¿cómo configuro eso?

Cindy M.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Cindy, en el siguiente video se explica como resolver es sobreasignación del supervisor

Si no se ve el video puedes intentarlo a través de este enlace:

http://www.youtube.com/watch?v=DhVBGmxd7A8&feature=player_detailpage#t=62s

Espero te resulte útil.

Un saludo.

Variación entre lo Planificado y lo Real en Microsoft Project

Ignacio,

Felicitaciones por tu blog ya que es un gran aporte a la comunidad.

Te pido me ayudes con un par de dudas:

Estoy llevando un proyecto con Ms Project, ya le ingresé los datos de duración, comienzo, fin y predecesoras (lo planificado), sin embargo mi interés es poder llevar también el registro del comienzo real y fin real así como la variación entre lo planificado y lo real.

Le agregue las dos columnas (comienzo real y fin real), pero, cuando ingreso las fechas reales el sistema lo que hace es cambiarme también los datos de las columnas (comienzo y fin) cuando mi interés es tener en pantalla las dos fechas para ver los retrasos.

¿Cuál sería la mejor forma para lograr esto?

Muchas gracias de antemano por tu ayuda.

Saludos
Lenin


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Lenin

Durante el ciclo de vida del proyecto se manejan tres grupos de datos:
1.Programados o actuales 2. Reales o ejecutados 3. Previstos o Línea de base.

Los datos Programados en Microsoft Project son entre otros: Comienzo, Fin, Duración, Trabajo, Costo.

Los datos Reales son entre otros: Comienzo real, Fin real, Duración real, Trabajo real y Costo real.

Y los Previstos: Comienzo previsto (Comienzo de línea de base en Project 2010), Fin previsto (Fin línea de base en Project 2010), Duración prevista, trabajo previsto, Costo previsto.

Los datos Programados se mantienen vivos (actuales) durante todo el ciclo y los calcula el Project según los datos introducidos por el usuario al estimar las tareas. Cuando el proyecto empieza a ejecutarse, estos datos programados toman el valor de los datos reales introducidos manualmente.

Los datos Reales (Comienzo real, Fin real,…) se escriben manualmente en los campos correspondientes cuando las tareas se ejecutan y automáticamente reemplazan los valores que hubiera en los campos programados (Comienzo, Fin,…)

Los datos Previstos o de la Línea de Base se crean en cualquier momento como una copia de la Programación actual, reemplazando la existente o en una nueva Línea de Base n. Se suele crear antes de empezar la ejecución del proyecto a través de la opción Menú/ Herramientas/ Seguimiento/ Establecer Línea de Base o Menú/ Proyecto/ Programación/ Establecer Línea de Base en Project 2010.

Para observar las diferencias entre la Línea de Base y el Plan actualmente Programado se pueden insertar en cualquier tabla de tareas  las columnas: Variación de comienzo (Fecha de Comienzo), Variación de fin (Fecha de Fin), Variación de Duración. Incluso insertar un campo personalizado de Indicadores gráficos (semáforos) en función de esas variaciones, tal como se muestra en la imagen superior.

La Tabla Variación y la Vista Gantt de Seguimiento muestran datos Previstos y Actuales.

Un saludo.