Importar y exportar entre Excel y Microsoft Project (Vídeo)

Hola,

en el siguiente vídeo se muestra un ejemplo de exportación e importación de tareas y proyectos entre Project y Excel, en el que se selecciona y envía tareas para ser actualizadas a una fecha de estado o control, y posteriormente se revierten los datos modificados en Excel a Project. En el vídeo se comentan los siguientes aspectos

1. Fecha de estado y cuadrícula
2. Línea de base
3. Filtros
4. Exportación a Excel
5. Actualización de tareas en Excel
6. Importación de Excel

Si no ves el siguiente vídeo pincha Aquí

Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.

Para soluciones colaborativas de gestión de proyectos en las que intervienen múltiples recursos internos y/o externos, departamentos, decisores, etc., con consultas y actualizaciones de tareas, recursos y/o proyectos de la empresa, vía intranet y/o internet se recomienda la solución Project Server

Saludos

Ignacio MVP

Fechas numéricas no calendarizadas en Microsoft Project (Vídeo)

Este vídeo explicativo de como mostrar fechas numéricas no calendarizadas en  Microsoft Project es un complemento visual solicitado por varios usuarios a partir del post "Fechas no calendarizadas en Microsoft Project" publicado con anterioridad en este foro: Fechas no calendarizadas en Microsoft Project

Espero os resulte interesante.


Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana.

P.D. - dado que la fórmula del campo "Comienzo de tarea"(Texto 10) se refiere a una fecha, se debe incrementar en 1 el cálculo de la fórmula, de manera que quedaría como sigue:

"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Comienzo];"Todos los días laborables")/480+1

Saludos

¿Por qué una tarea deja de ser crítica al introducir un % completado?

¿ Por que razón al momento de hacer el seguimiento del proyecto, al introducir un valor cualquiera de % completado a una tarea crítica, esta deja de ser crítica???; me explico tengo una tarea X marcada como crítica por el programa, en el Gantt de seguimiento, sabemos que las actividades críticas aparecen resaltadas en color rojo, pues bien, cuando a una de estas actividades le asigno un valor de % completado; inmediatamente cambia su color, pasando a ser una actividad normal, es decir dejando de ser crítica.

Un saludo y agradezco de antemano la ayuda que me puedas ofrecer al respecto.

Frank


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Frank

El caso al que te refieres se produce cuando una tarea crítica (Margen de demora total = 0 días) es sucesora (dependiente) de otra  y se empieza a ejecutar obviando e interfiriendo en la lógica del enlace.

En el ejemplo que se muestra en la imagen anterior, la Tarea b no debería poder empezar hasta que la Tarea a finalice de acuerdo con su relación Fin-Comienzo.

Supongamos que la Tarea b lleva un 40% de % completado, aún cuando la Tarea a no ha finalizado. En la imagen superior se ve como Microsoft Project interpreta que el Margen de demora total de la Tarea a, ya no es 0 días sino 2 días, debido a que la dependencia Fin-Comienzo se aplica sobre el inicio del trabajo de la Tarea b pendiente de realizar, es decir la Tarea a podría retrasarse 2 días sin afectar a la parte restante de la Tarea b.

Por último, podemos observar lo que haría Ms Project si aumentamos la Duración de la Tarea a de forma que supere esa holgura de 2 días. Como se ve en la última imagen, Ms Project programa el comienzo del trabajo pendiente de la Tarea B a partir del fin de la Tarea A, lo que confirma que el vínculo se aplica sobre la parte no completada.

Esta situación también puede darse de forma similar en cuanto a la consideración de los márgenes y criticidades de las tareas con los otros 3 tipos de enlace además del Fin-Comienzo, como son: Comienzo-Comienzo, Fin-Fin y Fin-Comienzo.


Ejemplo enlace Comienzo-Comienzo
Antes: con % completado= 0%

Después: con % completado= 40%

Comentario: Al comenzar a ejecutarse la Tarea B sin que haya empezado la Tarea A, Ms Project considera que el vínculo Comienzo-Comienzo ha sido obviado y lo interpreta como si no existiera, por lo que la Tarea A pasa a tener  3 días de margen dado que el proyecto dura 8 días y la Tarea A 5 días, que es el tiempo en que se puede retrasar sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Por otro lado, Ms Project considera en este ejemplo que si la Tarea B ha empezado, la Tarea C no se va a ver retrasada por la Tarea B más allá de la fecha de comienzo real de esta, por lo que el trabajo restante de la Tarea B puede retrasarse en 3 días que es el Margen de demora total que muestra la tabla y que hace que la barra se muestre azul en el diagrama de Gantt.

Nota: Ms Project considera a las tareas finalizadas (% completado = 0 días) con Margen de demora total =  0 días y por lo tanto no críticas.

Espero haberte aclarado las dudas,

Saludos

Capacidad máxima variable de un mismo recurso en Microsoft Project

Martín:


mi consulta se refiere a que si la Capacidad máxima de un mismo recurso de trabajo se le puede variar por intervalos de tiempo, es decir que tengan por ejemplo 100% en una semana, 200% en 2 semanas y tal vez 300% en el resto del proyecto.

Te agradezco de antemano la respuesta.

Eduardo Mendoza Vidal


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Eduardo,

tal como se aprecia en la imagen de más arriba, se puede definir la Capacidad máxima o Disponibilidad del recurso en el tiempo desde la ficha General del Cuadro de diálogo de Información del recurso. Este cuadro se muestra al hacer doble clic sobre el nombre del recurso desde cualquier vista,  o en la ficha Recurso > grupo Propiedades  > opción Información para usuarios de la versión de Ms Project 2010.

Nota.- NOD significa NO Disponible (NA = Not Avaliable, en inglés) y equivale a dejar la celda en blanco o vacía. En el caso del ejemplo que se muestra en la imagen superior, el primer intervalo corresponde al período que va desde cualquier comienzo del proyecto hasta una fecha concreta, y el tercer y último intervalo se aplica desde una fecha determinada a cualquier otra.

Saludos,

Ignacio Martín

¿Cómo se calcula el avance de una tarea de resumen en Microsoft Project?

El avance de una tarea de resumen en Microsoft Project puede referirse a la Duración o al Trabajo.


Si es respecto a la Duración se denomina % completado, y se calcula como la relación en tanto por ciento entre la suma de todas las Duraciones reales de las tareas que tiene subordinadas y la suma de todas las  Duraciones de esas mismas tareas.

Si el avance es respecto al Trabajo de los recursos asignados se denomina % trabajo completado, y se calcula como la relación en tanto por ciento entre la suma del Trabajo real (horas reales) de todas las asignaciones de recursos que tiene subordinada y la suma del Trabajo (horas programadas totales) de esas mismas asignaciones de recursos.

Estos mismos criterios se aplican al cálculo de avance de la tarea resumen del proyecto, ignorando tareas de resumen y considerando todas las tareas de último nivel.

En la imagen superior del ejemplo se puede apreciar como los resultados de los diferentes avances de la Duración o % completado, tanto de tareas de resumen como del proyecto se corresponden con las fórmulas anteriores.

Igualmente se puede comprobar los resultados a nivel del % completado del trabajo, teniendo en cuenta que la distribución de las horas en la tarea Programación módulo 2, no es lineal en el tiempo sino creciente, como se ve en la vista Uso de tareas. Es por esta última razón por la que en el ejemplo no coinciden a nivel de proyecto el % completado y el % de trabajo completado.


Saludos
Ignacio - MVP

Color de barras del Gantt en función del valor de un campo en Microsoft Project

Hola, ¿es posible generar un campo de indicadores y que en base a este indicador la barra de tareas en el diagrama de Gantt tenga el color asignado al indicador?
Maria Alejandra G.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola María, en el vídeo siguiente se explica cómo elegir el color de las barras del Gantt en función del valor de un campo en Microsoft Project.
   
Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.

Saludos
Ignacio MVP

Personalizar la Cinta de opciones (Ribbon) de Microsoft Project 2010

Estimado Ignacio,

desde hace algún tiempo desarrollo macros que me permiten automatizar ciertos procedimientos de mi quehacer diario; sin embargo no consigo que los mismos estén disponibles en la cinta de opciones "Ribbon" de Project 2010 así como en cualquier archivo de Project que sea abierto. En un video subido recientemente (Seguimiento de un proyecto Formulas e Indicadores Gráficos) me percaté que lo conseguiste, mi inquietud es ¿como podría hacer lo mismo?

De antemano le agradezco la atención prestada.
 
Andrés Vera
Ing. Civil


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Andrés, en el video siguiente se explica cómo personalizar la Cinta de opciones (Ribbon) y la Barra de herramientas de acceso rápido en Microsoft Project 2010. Espero te sea de utilidad. Duración aproximada 6 minutos.

Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.


Saludos

Ignacio MVP

Semáforos en Microsoft Project

Estimado, el otro día me ayudo con una consulta de fechas y lo mencionado por usted me resulto muy bien. Ahora quiero aplicar semáforos en una consulta de fechas igual, los he podido realizar en base a números es decir cantidades mayor que o igual que y con ello despliego el semáforo con el color correspondiente. Pero con el tema de las fechas se me complica, por ejemplo le cuento lo que necesito:

Tengo una Fecha2 y necesito saber de acuerdo al dia actual los dias que faltan para llegar a esa Fecha2, por ejemplo :

Fecha2=25.05.2012 

Fecha Actual del dia = 10.05.2012, entonces estoy a 15 dias de la fecha Fecha2 y quiero que cuando este a 6 dias de la fecha colocar semaforo amarillo, si es menos de 4 dias semaforo rojo y cualquier cantidad de dias antes de los 6 dis, semaforo verde, me entiende?

He averiguado y me dicen que lo puedo hacer con minutos, pero no logro definir como hacer la formula consultando esto. Crees que me puedas ayudar para ver como hacerlo.

Desde ya muchas gracias  

Ali B.C.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Ali

En el ejemplo que se muestra en la imagen superior se ha insertado una columna del campo numérico personalizable Número4 (podía ser cualquier otro de los disponibles) que muestra unos semáforos de colores en función de la proximidad de la Fecha de finalización de la tarea a la Fecha actual que tenga el ordenador en cada momento. Para su realización se ha seguido los siguientes pasos:

1. Insertar la columna Número4 en la posición deseada de una tabla de tareas, como por ejemplo la de Entrada. Para insertar este campo numérico personalizable por el usuario: botón secundario del ratón sobre el título de fondo gris de la columna de la tabla que quedará a la derecha del nuevo campo, y a continuación elegir Insertar columna del menú contextual, seleccionando el campo Número4 por ejemplo en este caso.

2. Botón secundario del ratón sobre el título de la nueva columna Número4 y elegir del menú contextual: Campos personalizados. Cambiar el nombre a Próximo a finalizar, por ejemplo, para que se muestre con ese título en cualquier tabla de tareas.

3. Introducir la fórmula: [Fin]-[Fecha actual]

aceptando los mensajes y aplicándola también opcionalmente a las Filas de resumen de grupo y tarea.

4.En Indicadores gráficos del formulario anterior de campos personalizados Número4, introducir los siguientes Criterios y por este orden:

- Menor o igual que 4 (en rojo)

- Menor o igual que 6 (en naranja)

- Mayor que 6 (en verde)

tal como se muestra en la imagen siguiente

Importante: Ms Project aplica los criterios de la lista para cada fila de tareas empezando por el de más abajo y terminando por el de más arriba.

Nota.- Se puede marcar la opción que Las filas de resumen hereden los criterios de las filas que no son de resumen, si queremos que también se muestren semáforos en las cabeceras o tareas de resumen.

Y esto es todo.

Saludos,

Seguimiento de un proyecto, fórmulas e indicadores gráficos de retraso en Microsoft Project

Estimado Ignacio,

necesito implementar una formula con el siguiente requerimiento:

- Cuando un proyecto tiene un retraso menor al 25%  en verde.

- Cuando un proyecto tiene un retraso entre 25% y 35% en amarillo.

- Cuando un proyecto tiene un retraso mayor a 35% en rojo.

Me puedes ayudar en realizar la formula por favor... recién estoy empezando a utilizar el Project.

Muchas Gracias

Felix J. Huachaca

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Félix,  antes de nada permíteme recordar que al menos en Microsoft Project podemos encontrar 6 ámbitos significativos relacionados con el Retraso de un proyecto

• Retraso en la Duración (días completados de la tarea)
• Retraso en la fecha de Comienzo
• Retraso en la fecha de Fin 
• Retraso en el Trabajo (horas de recurso  completadas)
• Retraso en el consumo del Presupuesto (costo completado)
• Retraso en la producción de unidades Físicas (medición ejecutada, no gestionada en MsProject)

Lógicamente el concepto retraso requiere una comparación, que en Microsoft Project es entre lo Actual vs lo Previsto (línea de base) a una Fecha de estado o actualización.

En el siguiente vídeo se describe como incluir un Indicador gráfico en una tabla que muestre un color distinto en base al retraso de la fecha de fin actual del proyecto y sus tareas, respecto a la prevista de la línea de base. Además se explica de manera breve el proceso de seguimiento aplicado previamente al proyecto en cuestión.

En este video :

Parte primera: Seguimiento

1. Creación de la Línea de base o plan previsto
2. Configurar las Vistas para el Seguimiento
3. Tarea Resumen del proyecto
4. Gantt de seguimiento
5. Barra Línea de base Resumen del proyecto
6. Cuadrícula de la Fecha de estado
7. Introducir los Datos reales
8. Reprogramar el Trabajo retrasado

Parte segunda: Indicadores gráficos de retraso

• Creación de Fórmulas
• Creación de Indicadores gráficos

Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.

Un saludo

Doble turno en Microsoft Project

Hola,

estoy trabajando en una programación de mantenimiento de una planta, y tengo la siguiente duda:

se trabaja todos los días de la semana, dos turnos de 12 horas, el primer turno empieza a las 6:00 am, almuerza de 12:30 a 1:30, y finalizan a las 6:00 de la tarde. El otro turno empieza a la 6:00 de la tarde, toman su comida a la 2:30 de la madrugada y terminan a las 6:00 am. Como puedo configurar mi calendario para este proyecto, he tratado por todos los medios y no he podido, agradecería mucho su ayuda ,

Saludos,

Víctor
Ingeniero de proyectos


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Víctor

Premisas

Antes de nada vamos a suponer las siguientes premisas

- Cuando estimas (introduces) la Duración de una tarea en días, se supone que un día equivale a 22h de trabajo en tu ejemplo.

- Por defecto las tareas empiezan a las 6h a.m.

Configuración previa de Opciones

- El Formato de fecha conviene ponerlo provisionalmente con día y hora, es decir 28/01/09 12:33 en Opciones / Vista del proyecto, con la intención de comprobar y cambiar manualmente si es necesario la hora programada de la tarea.



- Un día o Jornada laboral son 22h en Opciones / Opciones de calendario para este proyecto.

- La Hora de Comienzo y de Fin predeterminada es las 6:00 h a.m. en Opciones / Opciones de calendario para este proyecto.

- La Semana laboral = 154 y Días por mes = 30, también en Opciones / Opciones de calendario para este proyecto, aunque estos parámetros suelen ser irrelevantes para la programación, salvo que se estime la Duración en semanas (sem) o meses (mss), cosa poco habitual y nada recomendable, mejor en días.

- Por defecto y sólo para la versión de Microsoft Project 2010, configurar “Las nuevas tareas creadas” son Programadas automáticamente en Opciones / Opciones de programación para este proyecto.

- Marcar “Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo” en Opciones / Opciones de programación para este proyecto. Con esto conseguiremos que el trabajo estimado en la Duración de la tarea se reparta entre los recursos laborales asignados. Esto no es retroactivo para las tareas existentes con anterioridad, por lo que se puede cambiar para cada tarea insertando la columna “Condicionada por el esfuerzo” para luego ocultarla, o bien en la ficha Avanzado de Información de la tarea, o incluso desde el formulario de Detalles de la tarea en la ventana inferior de la pantalla con Menú/ Ventana/ Dividir en la versión de Ms Project 2007 y anteriores o ficha Vista > grupo Vista en dos paneles > Opción Detalles para la versión 2010 de Ms Project.

Hora de comienzo del proyecto

En Proyecto > Información del proyecto, Fecha de comienzo, compruebe o introduzca las 6:00 como la hora de comienzo del proyecto, y por lo tanto de las nuevas tareas.

Calendario del proyecto

- Definir la semana laboral Predeterminada en el Calendario Estándar (Calendario del proyecto) como laborables de Lunes a Domingo con los siguientes períodos laborables específicos:

1 Desde 0:00 Hasta 2:30
2 Desde 3.30 Hasta 13:30
3 Desde 14:30 Hasta 0:00

Para ello se selecciona el Calendario estándar (Calendario del proyecto) en la ficha Proyecto > grupo Propiedades > opción Cambiar tiempo del proyecto (versión Ms Project 2010) ó en Menú > Herramientas > Cambiar calendario laboral (versión 2007 y anteriores de Ms Project). A continuación seleccionar [Predeterminado] en la ficha Semanas laborales y pulsar el botón Detalles…Seleccionar todos los días de la semana de Lunes a Domingo, pulsar el botón “Establecer días en estos períodos laborales específicos” e introducir los períodos 1, 2 y 3 descritos anteriormente. Pulsar Intro y/o Aceptar para salir y guardar los cambios.

Calendario Turno de Día

Mediante el botón Crear Calendario… dentro del formulario Cambiar calendario laboral, crear el calendario “Turno de día”, seleccionando cualquiera de los 2 botones (Crear nuevo… ó Hacer una copia…) que se muestran, y a continuación seguiremos los mismos pasos que para el Calendario del proyecto anterior , asignando los siguientes períodos laborables de Lunes a Domingo para este nuevo calendario “Turno de día”:

1 Desde 6 Hasta 13.30
 2 Desde 14:30 Hasta 18

Calendario Turno de Noche

Crear el calendario Turno de Noche igual que con el Turno de Día salvo con los siguientes turnos laborables:

1 Desde 0 Hasta 2:30
2 Desde 3.30 Hasta 6
3 Desde 18 Hasta 0

 Hoja de recursos

Cree los recursos con nombres que hagan referencia al perfil y turno al que pertenecen para facilitar su asignación, y evitar errores como en el ejemplo que se muestra en la imagen superior. Además en ocasiones puede ser útil escribir el Grupo al que pertenece el recurso (Mecánico Turno de Día – MTD por ejemplo), ya que a la hora de asignar o sacar informes permitirá hacer filtros según perfiles de recursos de manera más sencilla. Finalmente y en lo que se refiere al recurso es fundamental elegir en la columna Calendario base, el calendario Turno de Día o de Noche al que pertenece.

Asignar los recursos de dos turnos

Una vez estimada la duración de la tarea en días (22h/día) y comprobado que la tarea tiene la opción “Condicionado por esfuerzo” marcada, asignamos el primer recurso a la tarea, ¡pulsamos Aceptar! y después asignamos el segundo recursos del otro turno.

Importante.- Es necesario que entre asignaciones de recursos de tareas Condicionadas por el esfuerzo, y en las que se pretende que Ms Project reparta el trabajo o esfuerzo se pulse el botón Aceptar tras cada asignación, es decir 1ª asignación > Aceptar > 2ª asignación > Aceptar

De esta manera se consigue asignar a una tarea recursos de 2 turnos, repartiéndose el esfuerzo o trabajo estimado para su realización.

Nota.- Es posible que las opciones y características definidas anteriormente no produzcan el efecto esperado en proyectos creados con anterioridad, ya que muchas de esas funciones no se aplican con carácter retroactivo, por lo que en ocasiones el usuario tendrá que rescribir o volver a crear la información existente.

Saludos

Crear un filtro de códigos E.D.T. en Microsoft Project

Ignacio, ¿puedo hacer un filtro en Project para llamar una parte del EDT, pero que este sea el que me pida el dato?

Me refiero a que cada vez que llame al filtro me salga un mensaje: Introduzca el EDT, ahí coloco el número y me hace el filtro.

Te agradezco mucho.

Juan Carlos.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Juan Carlos:

por ejemplo si en la opción Filtros > Más filtros > Nuevo creas un filtro como el siguiente, te mostrará todas las tareas que empiecen por un código EDT de comienzo hasta otro excluido que introduzcas en la segunda pregunta, y cuyo resultado sería por ejemplo como el mostrado en la imagen superior.

Los datos a introducir en la creación del filtro Nuevo son los siguientes.

También puedes elegir si quieres mostrar las cabeceras a las que pertenece la selección marcando “Mostrar filas de resumen relacionadas”.

Te recomiendo marques "Visible en el menú" para que lo tengas a mano al pulsar sobre la lista desplegable de la Ficha Vista > Grupo Datos > Filtro > Lista …Personalizada, esto en Ms Project 2010, porque en versiones anteriores sería en Menú> Proyecto > Filtros.

Nota.- El código E.D.T. o código del Esquema de Desagregación del Trabajo es un valor que genera automáticamente Microsoft Project en función de la posición jerárquica de la tarea en el árbol del proyecto. Esta máscara o formato puede personalizarse incluyendo caracteres y símbolos fijos intermedios a través de la opción ficha Proyecto > grupo Propiedades > opción EDT > Definir código…

Importante.- La opción que muestra y oculta el EDT está en la ficha Formato > grupo Mostrar u ocultar…Número de esquema. En versiones anteriores a Microsoft Project 2010 se encuentra en Menú > Herramientas > Opciones > ficha Vista … Mostrar número de esquema.

Un saludo.

Control y seguimiento del coste del proyecto – Método del Valor acumulado (Earned value o Valor ganado)

Para el que le interese el tema del Earned Value o Valor Ganado le invito a leer este nuevo artículo que sobre todo me sirvió para desdramatizar el tema y llevarlo por la vía de la realidad con Microsoft Project, a partir de experimentar un poco sobre el. Para verlo pincha sobre el siguiente enlace:
Control y seguimiento del coste del proyecto – Método del Valor acumulado (Earned value o Valor ganado)

Un saludo

Curvas S (II)

Estimado Ignacio,

quería ver la posibilidad de que me ayudara a crear una macro para sacar una curva S desde el MS Project 2010 a Excel, ya que dicho MsProject no cuenta con análisis temporal como la versión 2003. Cualquier comentario o sugerencia será bién recibida.

Saludos.

Ricardo Ortiz G.
Ingeniero Constructor
Chile

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Ricardo,

aunque puedes mirar el artículo anterior relativo a Curvas S en este mismo foro de Ms Project, repasaremos de nuevo de manera más puntual si cabe, la forma manual de extraer los datos de Microsoft Project, para que a partir de ahí puedas obtener las Curvas S a través de los gráficos de Excel, siendo las más habituales las referidas a las Horas de trabajo de los recursos y al Costo.

Se adjunta una imagen de muestra que acabo de realizar incluyendo las dos representaciones (Trabajo y Costo).

Las premisas iniciales son las siguientes:

1. El proyecto debe de tener recursos asignados para obtener las curvas S de Trabajo.

2. Los recursos deben de incluir Tasa (precio/h), aunque también se puede obtener las curvas S del Costo sin utilizar recursos.

3. Se debe establecer una Línea de base o plan previsto.

4. El proyecto debe de estar actualizado en Comienzo real, Fin real (si terminó la tarea), Trabajo real (o % avance, siempre y cuando esté así configurado en las Opciones), Trabajo restante(revisión) y Costo real (si no se usan recursos, porque si no lo calcula Project automáticamente siempre y cuando esté así configurado en las Opciones), a una Fecha de estado o corte.

5. Se debe reprogramar todo el trabajo retrasado a partir de la Fecha de estado.

Comentario: Los datos programados de Trabajo y Costo hasta la Fecha de estado o corte, son los mismos  que el Trabajo real y el Costo real.

El procedimiento manual para extraer los datos en Microsoft Project:

1. La opción Mostrar tarea de resumen del proyecto debe estar seleccionada.

2. Elegir la vista Uso de tareas.

3. Seleccionar con el botón secundario del ratón encima de la fase temporal (panel derecho con cuadrícula) únicamente los campos Trabajo previsto, Trabajo, Costo previsto y Costo con la ayuda de la opción Estilos de detalle. Ordenarlos en la forma indicada.

4. Utilizar el Zoom+ y Zoom- para elegir los períodos de la escala temporal, y por lo tanto las cantidades de trabajo y coste que se mostrarán en las columnas (días, semanas, meses,..).

5. Copiar las 4 primeras filas correspondientes al resumen del proyecto después de arrastrar el ratón por la columna primera de la fase temporal (Detalles).

Y en Excel:

1. Pegar las 4 filas de Project.

2. Mediante la opción Reemplazar, eliminar en toda la hoja el símbolo de las horas (h o hr o hrs) que acompaña a las cifras de trabajo al sustituirlo por nada (en blanco).

3. Incluir debajo una fila de títulos de semanas o meses, escribiendo en la primera celda la primera semana o mes, y arrastrando horizontalmente hasta el final se genera automáticamente el resto de títulos (p.e. ene-12; feb-12; mar-12...).

4. Introducir la fórmulas correspondientes en Excel para calcular los acumulados en las filas siguientes al título.

5. Insertar los 2 gráficos de línea seleccionando los rangos correspondientes, con títulos de los períodos incluidos ayudándose con la tecla Ctrl si es necesario.

Nota.- La línea discontinua verde que se muestra en la imagen superior corresponde a la fecha de estado, actualización o corte y se ha dibujado manualmente en el gráfico.

Espero haberte ayudado.

Saludos,

Reprogramación

Hola Ignacio!

tengo en el Project las formulas de % planeado y Desviación del Programa que como tu sabes se maneja con la fecha de estado: Mi pregunta es la siguiente hice una replanificación pero en las partidas que no han comenzando me sigue dando el % con las fechas iniciales y no con las replanificadas. Por ejemplo tengo una partida que es colocación de tableros y Breakers que con las fechas iniciales debía estar en 100% culminadas, pero no se ejecuto y se replanifico y me sigue saliendo en % planeado 100%. Se puede poner una formula que de el % planeado y Desviación del Programa sean con el plan inicial o si se replanifica?

Muchas Gracias!

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola José Francisco,

Efectivamente depende de la metodología de seguimiento que quieras utilizar. Me explico, puedes por ejemplo estar comparándote siempre con la línea de base inicial (plan previsto inicial), en cuyo caso aunque reprogrames y aceptes ese nuevo calendario de trabajos seguirá manteniéndose la desviación negativa, como al parecer te está pasando, incluso acrecentarse. Una alternativa es que se apruebe una nueva línea de base del restante por ejecutar sobre el proyecto reprogramado a la fecha de estado. Esto es habitual en el mundo de la Gestión de Proyectos, en la reunión de seguimiento periódica, se acepta como nuevo plan objetivo a cumplir el proyecto reprogramado, y el plan de referencia para compararse es el allí acordado, podríamos decir “borrón y cuenta nueva”, y no el de hace un montón de tiempo con otras circunstancias, posiblemente comparase con aquél ya no tendrá mucho sentido (depende del ámbito de negocio), algo así como “¡al salir por esa puerta el nuevo plan a cumplir hasta la próxima reunión será esta nueva línea de base!”, quedó muy serio pero esa es la idea que importa. No obstante, y para no perder el plan inicial, incluido a veces en un contrato, se puede ir salvando diferentes líneas de base, como ofrece Project al crearlas, y además y lo que es más interesante, hacerlo sólo sobre aquellas tareas que están sin finalizar a la fecha de estado para mantener la parte existente de la línea de base correspondiente a las tareas terminadas, y eso se consigue seleccionándolas previamente mediante un filtro o visualmente, ya que Project nos da la opción a la hora de establecer la línea de base de hacerlo ¡sobre las Tareas seleccionadas! en lugar del Proyecto completo. Finalmente hay que tener en cuenta que las desviaciones que él hace o representa en el Gantt, incluso tus fórmulas, son por defecto los campos: Inicio previsto, Fin Previsto, Duración prevista, Coste previsto, Trabajo previsto, etc. y que se refieren a los datos de la Línea de base principal (la primera de la lista que se muestra en Ms Project al establecerla). Para gestionar estos campos y las diferentes Líneas de base que se vayan creando, de manera que en cualquier momento carguemos en el Previsto cualquiera de las líneas de base almacenadas, puedes consultar el artículo del Foro Línea de base y Reprogramación.

Un saludo,

Cantidad de obra

HOLA

SALUDOS DESDE MONTERREY COLOMBIA

SOY TECNOLOGO EN CONSTRUCCION Y ESTOY COMENZANDO A TRABAJAR PROGRAMACIONES DE OBRA CON PROJECT 2010.

MI INQUIETUD ES QUE EN EL CAMPO DONDE COLOCO LAS TAREAS NO ENCUENTRO LA CASILLA DE CANTIDADES DE OBRA QUE SUPUESTAMENTE DEBE LLEVAR CADA ITEM

¿EN DONDE COLOCO ESTAS CANTIDADES?,

GRACIAS POR SU ESPECIAL ATENCION.

DANIEL.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Microsoft Project es una herramienta de gestión de proyectos de uso general, es decir que no tiene esos campos específicos. Lo que Project espera es que el planificador introduzca en la columna Duración de cada tarea el tiempo estimado para completar ese trabajo. Adicionalmente se puede insertar campos personalizados de Project como Número1 y Texto1 para introducir opcionalmente la cantidad y la unidad de medida, pero solo serviría a título informativo porque Project no haría nada directamente con esa información.

Un saludo.

Visualizar las holguras en el diagrama Gantt con Microsoft Project

Buenas tardes Ignacio:


¿Es posible visualizar las holguras de cada tarea en el diagrama Gantt? conozco la opción de ver las holguras de cada tarea en la Tabla "Programación" pero encuentro esa posibilidad más visual.

Muchas gracias de antemano.

Joaquin Ayerbe

Respuesta [Ignacio Martín]:


Hola Joaquín

Para representar en el Gantt la holgura o “Margen de demora total” (así se llama en Microsoft Project), se debe editar el estilo de las barras en Menú/ Formato/ Estilos de barra… para la versión 2007 o en la Cinta de opciones para la versión Project 2010 ficha Formato, grupo Estilos de barra, opción Formato, Estilos de barra…

Una vez en esa opción seguir los siguientes pasos:

1. Añadir al final de la lista un nuevo estilo denominado “Holgura” por ejemplo en la columna Nombre.

2. Situarse en la columna Aspecto de la nueva fila “Holgura” y en la pestaña inferior Barra elegir una Forma de la lista (recomiendo la última), una Trama (recomiendo la segunda-sólida) y un color (verde por ejemplo)

3. En la columna Mostrar para tareas de la nueva definición superior elegir “Tareas no críticas”

4. En Fila dejar en 1

5. En Desde elegir “Fin” y en Hasta elegir “Límite de finalización”

…Aceptar y ya está.

Nota.- Este diseño de estilos de barra se muestra únicamente en la vista activa que se ha modificado. Si se quiere que aparezca en otras vistas hay que volver a crearlo o usar el Organizador.

Un saludo y  ¡Feliz año 2012!  para todos y os invito como siempre a que sigais enviando consultas y comentarios a  mi dirección imartin@epmconsultores.com