Semáforos en Microsoft Project

Estimado, el otro día me ayudo con una consulta de fechas y lo mencionado por usted me resulto muy bien. Ahora quiero aplicar semáforos en una consulta de fechas igual, los he podido realizar en base a números es decir cantidades mayor que o igual que y con ello despliego el semáforo con el color correspondiente. Pero con el tema de las fechas se me complica, por ejemplo le cuento lo que necesito:

Tengo una Fecha2 y necesito saber de acuerdo al dia actual los dias que faltan para llegar a esa Fecha2, por ejemplo :

Fecha2=25.05.2012 

Fecha Actual del dia = 10.05.2012, entonces estoy a 15 dias de la fecha Fecha2 y quiero que cuando este a 6 dias de la fecha colocar semaforo amarillo, si es menos de 4 dias semaforo rojo y cualquier cantidad de dias antes de los 6 dis, semaforo verde, me entiende?

He averiguado y me dicen que lo puedo hacer con minutos, pero no logro definir como hacer la formula consultando esto. Crees que me puedas ayudar para ver como hacerlo.

Desde ya muchas gracias  

Ali B.C.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Ali

En el ejemplo que se muestra en la imagen superior se ha insertado una columna del campo numérico personalizable Número4 (podía ser cualquier otro de los disponibles) que muestra unos semáforos de colores en función de la proximidad de la Fecha de finalización de la tarea a la Fecha actual que tenga el ordenador en cada momento. Para su realización se ha seguido los siguientes pasos:

1. Insertar la columna Número4 en la posición deseada de una tabla de tareas, como por ejemplo la de Entrada. Para insertar este campo numérico personalizable por el usuario: botón secundario del ratón sobre el título de fondo gris de la columna de la tabla que quedará a la derecha del nuevo campo, y a continuación elegir Insertar columna del menú contextual, seleccionando el campo Número4 por ejemplo en este caso.

2. Botón secundario del ratón sobre el título de la nueva columna Número4 y elegir del menú contextual: Campos personalizados. Cambiar el nombre a Próximo a finalizar, por ejemplo, para que se muestre con ese título en cualquier tabla de tareas.

3. Introducir la fórmula: [Fin]-[Fecha actual]

aceptando los mensajes y aplicándola también opcionalmente a las Filas de resumen de grupo y tarea.

4.En Indicadores gráficos del formulario anterior de campos personalizados Número4, introducir los siguientes Criterios y por este orden:

- Menor o igual que 4 (en rojo)

- Menor o igual que 6 (en naranja)

- Mayor que 6 (en verde)

tal como se muestra en la imagen siguiente

Importante: Ms Project aplica los criterios de la lista para cada fila de tareas empezando por el de más abajo y terminando por el de más arriba.

Nota.- Se puede marcar la opción que Las filas de resumen hereden los criterios de las filas que no son de resumen, si queremos que también se muestren semáforos en las cabeceras o tareas de resumen.

Y esto es todo.

Saludos,

Seguimiento de un proyecto, fórmulas e indicadores gráficos de retraso en Microsoft Project

Estimado Ignacio,

necesito implementar una formula con el siguiente requerimiento:

- Cuando un proyecto tiene un retraso menor al 25%  en verde.

- Cuando un proyecto tiene un retraso entre 25% y 35% en amarillo.

- Cuando un proyecto tiene un retraso mayor a 35% en rojo.

Me puedes ayudar en realizar la formula por favor... recién estoy empezando a utilizar el Project.

Muchas Gracias

Felix J. Huachaca

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Félix,  antes de nada permíteme recordar que al menos en Microsoft Project podemos encontrar 6 ámbitos significativos relacionados con el Retraso de un proyecto

• Retraso en la Duración (días completados de la tarea)
• Retraso en la fecha de Comienzo
• Retraso en la fecha de Fin 
• Retraso en el Trabajo (horas de recurso  completadas)
• Retraso en el consumo del Presupuesto (costo completado)
• Retraso en la producción de unidades Físicas (medición ejecutada, no gestionada en MsProject)

Lógicamente el concepto retraso requiere una comparación, que en Microsoft Project es entre lo Actual vs lo Previsto (línea de base) a una Fecha de estado o actualización.

En el siguiente vídeo se describe como incluir un Indicador gráfico en una tabla que muestre un color distinto en base al retraso de la fecha de fin actual del proyecto y sus tareas, respecto a la prevista de la línea de base. Además se explica de manera breve el proceso de seguimiento aplicado previamente al proyecto en cuestión.

En este video :

Parte primera: Seguimiento

1. Creación de la Línea de base o plan previsto
2. Configurar las Vistas para el Seguimiento
3. Tarea Resumen del proyecto
4. Gantt de seguimiento
5. Barra Línea de base Resumen del proyecto
6. Cuadrícula de la Fecha de estado
7. Introducir los Datos reales
8. Reprogramar el Trabajo retrasado

Parte segunda: Indicadores gráficos de retraso

• Creación de Fórmulas
• Creación de Indicadores gráficos

Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.

Un saludo

Doble turno en Microsoft Project

Hola,

estoy trabajando en una programación de mantenimiento de una planta, y tengo la siguiente duda:

se trabaja todos los días de la semana, dos turnos de 12 horas, el primer turno empieza a las 6:00 am, almuerza de 12:30 a 1:30, y finalizan a las 6:00 de la tarde. El otro turno empieza a la 6:00 de la tarde, toman su comida a la 2:30 de la madrugada y terminan a las 6:00 am. Como puedo configurar mi calendario para este proyecto, he tratado por todos los medios y no he podido, agradecería mucho su ayuda ,

Saludos,

Víctor
Ingeniero de proyectos


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Víctor

Premisas

Antes de nada vamos a suponer las siguientes premisas

- Cuando estimas (introduces) la Duración de una tarea en días, se supone que un día equivale a 22h de trabajo en tu ejemplo.

- Por defecto las tareas empiezan a las 6h a.m.

Configuración previa de Opciones

- El Formato de fecha conviene ponerlo provisionalmente con día y hora, es decir 28/01/09 12:33 en Opciones / Vista del proyecto, con la intención de comprobar y cambiar manualmente si es necesario la hora programada de la tarea.



- Un día o Jornada laboral son 22h en Opciones / Opciones de calendario para este proyecto.

- La Hora de Comienzo y de Fin predeterminada es las 6:00 h a.m. en Opciones / Opciones de calendario para este proyecto.

- La Semana laboral = 154 y Días por mes = 30, también en Opciones / Opciones de calendario para este proyecto, aunque estos parámetros suelen ser irrelevantes para la programación, salvo que se estime la Duración en semanas (sem) o meses (mss), cosa poco habitual y nada recomendable, mejor en días.

- Por defecto y sólo para la versión de Microsoft Project 2010, configurar “Las nuevas tareas creadas” son Programadas automáticamente en Opciones / Opciones de programación para este proyecto.

- Marcar “Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo” en Opciones / Opciones de programación para este proyecto. Con esto conseguiremos que el trabajo estimado en la Duración de la tarea se reparta entre los recursos laborales asignados. Esto no es retroactivo para las tareas existentes con anterioridad, por lo que se puede cambiar para cada tarea insertando la columna “Condicionada por el esfuerzo” para luego ocultarla, o bien en la ficha Avanzado de Información de la tarea, o incluso desde el formulario de Detalles de la tarea en la ventana inferior de la pantalla con Menú/ Ventana/ Dividir en la versión de Ms Project 2007 y anteriores o ficha Vista > grupo Vista en dos paneles > Opción Detalles para la versión 2010 de Ms Project.

Hora de comienzo del proyecto

En Proyecto > Información del proyecto, Fecha de comienzo, compruebe o introduzca las 6:00 como la hora de comienzo del proyecto, y por lo tanto de las nuevas tareas.

Calendario del proyecto

- Definir la semana laboral Predeterminada en el Calendario Estándar (Calendario del proyecto) como laborables de Lunes a Domingo con los siguientes períodos laborables específicos:

1 Desde 0:00 Hasta 2:30
2 Desde 3.30 Hasta 13:30
3 Desde 14:30 Hasta 0:00

Para ello se selecciona el Calendario estándar (Calendario del proyecto) en la ficha Proyecto > grupo Propiedades > opción Cambiar tiempo del proyecto (versión Ms Project 2010) ó en Menú > Herramientas > Cambiar calendario laboral (versión 2007 y anteriores de Ms Project). A continuación seleccionar [Predeterminado] en la ficha Semanas laborales y pulsar el botón Detalles…Seleccionar todos los días de la semana de Lunes a Domingo, pulsar el botón “Establecer días en estos períodos laborales específicos” e introducir los períodos 1, 2 y 3 descritos anteriormente. Pulsar Intro y/o Aceptar para salir y guardar los cambios.

Calendario Turno de Día

Mediante el botón Crear Calendario… dentro del formulario Cambiar calendario laboral, crear el calendario “Turno de día”, seleccionando cualquiera de los 2 botones (Crear nuevo… ó Hacer una copia…) que se muestran, y a continuación seguiremos los mismos pasos que para el Calendario del proyecto anterior , asignando los siguientes períodos laborables de Lunes a Domingo para este nuevo calendario “Turno de día”:

1 Desde 6 Hasta 13.30
 2 Desde 14:30 Hasta 18

Calendario Turno de Noche

Crear el calendario Turno de Noche igual que con el Turno de Día salvo con los siguientes turnos laborables:

1 Desde 0 Hasta 2:30
2 Desde 3.30 Hasta 6
3 Desde 18 Hasta 0

 Hoja de recursos

Cree los recursos con nombres que hagan referencia al perfil y turno al que pertenecen para facilitar su asignación, y evitar errores como en el ejemplo que se muestra en la imagen superior. Además en ocasiones puede ser útil escribir el Grupo al que pertenece el recurso (Mecánico Turno de Día – MTD por ejemplo), ya que a la hora de asignar o sacar informes permitirá hacer filtros según perfiles de recursos de manera más sencilla. Finalmente y en lo que se refiere al recurso es fundamental elegir en la columna Calendario base, el calendario Turno de Día o de Noche al que pertenece.

Asignar los recursos de dos turnos

Una vez estimada la duración de la tarea en días (22h/día) y comprobado que la tarea tiene la opción “Condicionado por esfuerzo” marcada, asignamos el primer recurso a la tarea, ¡pulsamos Aceptar! y después asignamos el segundo recursos del otro turno.

Importante.- Es necesario que entre asignaciones de recursos de tareas Condicionadas por el esfuerzo, y en las que se pretende que Ms Project reparta el trabajo o esfuerzo se pulse el botón Aceptar tras cada asignación, es decir 1ª asignación > Aceptar > 2ª asignación > Aceptar

De esta manera se consigue asignar a una tarea recursos de 2 turnos, repartiéndose el esfuerzo o trabajo estimado para su realización.

Nota.- Es posible que las opciones y características definidas anteriormente no produzcan el efecto esperado en proyectos creados con anterioridad, ya que muchas de esas funciones no se aplican con carácter retroactivo, por lo que en ocasiones el usuario tendrá que rescribir o volver a crear la información existente.

Saludos

Crear un filtro de códigos E.D.T. en Microsoft Project

Ignacio, ¿puedo hacer un filtro en Project para llamar una parte del EDT, pero que este sea el que me pida el dato?

Me refiero a que cada vez que llame al filtro me salga un mensaje: Introduzca el EDT, ahí coloco el número y me hace el filtro.

Te agradezco mucho.

Juan Carlos.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Juan Carlos:

por ejemplo si en la opción Filtros > Más filtros > Nuevo creas un filtro como el siguiente, te mostrará todas las tareas que empiecen por un código EDT de comienzo hasta otro excluido que introduzcas en la segunda pregunta, y cuyo resultado sería por ejemplo como el mostrado en la imagen superior.

Los datos a introducir en la creación del filtro Nuevo son los siguientes.

También puedes elegir si quieres mostrar las cabeceras a las que pertenece la selección marcando “Mostrar filas de resumen relacionadas”.

Te recomiendo marques "Visible en el menú" para que lo tengas a mano al pulsar sobre la lista desplegable de la Ficha Vista > Grupo Datos > Filtro > Lista …Personalizada, esto en Ms Project 2010, porque en versiones anteriores sería en Menú> Proyecto > Filtros.

Nota.- El código E.D.T. o código del Esquema de Desagregación del Trabajo es un valor que genera automáticamente Microsoft Project en función de la posición jerárquica de la tarea en el árbol del proyecto. Esta máscara o formato puede personalizarse incluyendo caracteres y símbolos fijos intermedios a través de la opción ficha Proyecto > grupo Propiedades > opción EDT > Definir código…

Importante.- La opción que muestra y oculta el EDT está en la ficha Formato > grupo Mostrar u ocultar…Número de esquema. En versiones anteriores a Microsoft Project 2010 se encuentra en Menú > Herramientas > Opciones > ficha Vista … Mostrar número de esquema.

Un saludo.

Control y seguimiento del coste del proyecto – Método del Valor acumulado (Earned value o Valor ganado)

Para el que le interese el tema del Earned Value o Valor Ganado le invito a leer este nuevo artículo que sobre todo me sirvió para desdramatizar el tema y llevarlo por la vía de la realidad con Microsoft Project, a partir de experimentar un poco sobre el. Para verlo pincha sobre el siguiente enlace:
Control y seguimiento del coste del proyecto – Método del Valor acumulado (Earned value o Valor ganado)

Un saludo

Curvas S (II)

Estimado Ignacio,

quería ver la posibilidad de que me ayudara a crear una macro para sacar una curva S desde el MS Project 2010 a Excel, ya que dicho MsProject no cuenta con análisis temporal como la versión 2003. Cualquier comentario o sugerencia será bién recibida.

Saludos.

Ricardo Ortiz G.
Ingeniero Constructor
Chile

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Ricardo,

aunque puedes mirar el artículo anterior relativo a Curvas S en este mismo foro de Ms Project, repasaremos de nuevo de manera más puntual si cabe, la forma manual de extraer los datos de Microsoft Project, para que a partir de ahí puedas obtener las Curvas S a través de los gráficos de Excel, siendo las más habituales las referidas a las Horas de trabajo de los recursos y al Costo.

Se adjunta una imagen de muestra que acabo de realizar incluyendo las dos representaciones (Trabajo y Costo).

Las premisas iniciales son las siguientes:

1. El proyecto debe de tener recursos asignados para obtener las curvas S de Trabajo.

2. Los recursos deben de incluir Tasa (precio/h), aunque también se puede obtener las curvas S del Costo sin utilizar recursos.

3. Se debe establecer una Línea de base o plan previsto.

4. El proyecto debe de estar actualizado en Comienzo real, Fin real (si terminó la tarea), Trabajo real (o % avance, siempre y cuando esté así configurado en las Opciones), Trabajo restante(revisión) y Costo real (si no se usan recursos, porque si no lo calcula Project automáticamente siempre y cuando esté así configurado en las Opciones), a una Fecha de estado o corte.

5. Se debe reprogramar todo el trabajo retrasado a partir de la Fecha de estado.

Comentario: Los datos programados de Trabajo y Costo hasta la Fecha de estado o corte, son los mismos  que el Trabajo real y el Costo real.

El procedimiento manual para extraer los datos en Microsoft Project:

1. La opción Mostrar tarea de resumen del proyecto debe estar seleccionada.

2. Elegir la vista Uso de tareas.

3. Seleccionar con el botón secundario del ratón encima de la fase temporal (panel derecho con cuadrícula) únicamente los campos Trabajo previsto, Trabajo, Costo previsto y Costo con la ayuda de la opción Estilos de detalle. Ordenarlos en la forma indicada.

4. Utilizar el Zoom+ y Zoom- para elegir los períodos de la escala temporal, y por lo tanto las cantidades de trabajo y coste que se mostrarán en las columnas (días, semanas, meses,..).

5. Copiar las 4 primeras filas correspondientes al resumen del proyecto después de arrastrar el ratón por la columna primera de la fase temporal (Detalles).

Y en Excel:

1. Pegar las 4 filas de Project.

2. Mediante la opción Reemplazar, eliminar en toda la hoja el símbolo de las horas (h o hr o hrs) que acompaña a las cifras de trabajo al sustituirlo por nada (en blanco).

3. Incluir debajo una fila de títulos de semanas o meses, escribiendo en la primera celda la primera semana o mes, y arrastrando horizontalmente hasta el final se genera automáticamente el resto de títulos (p.e. ene-12; feb-12; mar-12...).

4. Introducir la fórmulas correspondientes en Excel para calcular los acumulados en las filas siguientes al título.

5. Insertar los 2 gráficos de línea seleccionando los rangos correspondientes, con títulos de los períodos incluidos ayudándose con la tecla Ctrl si es necesario.

Nota.- La línea discontinua verde que se muestra en la imagen superior corresponde a la fecha de estado, actualización o corte y se ha dibujado manualmente en el gráfico.

Espero haberte ayudado.

Saludos,

Reprogramación

Hola Ignacio!

tengo en el Project las formulas de % planeado y Desviación del Programa que como tu sabes se maneja con la fecha de estado: Mi pregunta es la siguiente hice una replanificación pero en las partidas que no han comenzando me sigue dando el % con las fechas iniciales y no con las replanificadas. Por ejemplo tengo una partida que es colocación de tableros y Breakers que con las fechas iniciales debía estar en 100% culminadas, pero no se ejecuto y se replanifico y me sigue saliendo en % planeado 100%. Se puede poner una formula que de el % planeado y Desviación del Programa sean con el plan inicial o si se replanifica?

Muchas Gracias!

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola José Francisco,

Efectivamente depende de la metodología de seguimiento que quieras utilizar. Me explico, puedes por ejemplo estar comparándote siempre con la línea de base inicial (plan previsto inicial), en cuyo caso aunque reprogrames y aceptes ese nuevo calendario de trabajos seguirá manteniéndose la desviación negativa, como al parecer te está pasando, incluso acrecentarse. Una alternativa es que se apruebe una nueva línea de base del restante por ejecutar sobre el proyecto reprogramado a la fecha de estado. Esto es habitual en el mundo de la Gestión de Proyectos, en la reunión de seguimiento periódica, se acepta como nuevo plan objetivo a cumplir el proyecto reprogramado, y el plan de referencia para compararse es el allí acordado, podríamos decir “borrón y cuenta nueva”, y no el de hace un montón de tiempo con otras circunstancias, posiblemente comparase con aquél ya no tendrá mucho sentido (depende del ámbito de negocio), algo así como “¡al salir por esa puerta el nuevo plan a cumplir hasta la próxima reunión será esta nueva línea de base!”, quedó muy serio pero esa es la idea que importa. No obstante, y para no perder el plan inicial, incluido a veces en un contrato, se puede ir salvando diferentes líneas de base, como ofrece Project al crearlas, y además y lo que es más interesante, hacerlo sólo sobre aquellas tareas que están sin finalizar a la fecha de estado para mantener la parte existente de la línea de base correspondiente a las tareas terminadas, y eso se consigue seleccionándolas previamente mediante un filtro o visualmente, ya que Project nos da la opción a la hora de establecer la línea de base de hacerlo ¡sobre las Tareas seleccionadas! en lugar del Proyecto completo. Finalmente hay que tener en cuenta que las desviaciones que él hace o representa en el Gantt, incluso tus fórmulas, son por defecto los campos: Inicio previsto, Fin Previsto, Duración prevista, Coste previsto, Trabajo previsto, etc. y que se refieren a los datos de la Línea de base principal (la primera de la lista que se muestra en Ms Project al establecerla). Para gestionar estos campos y las diferentes Líneas de base que se vayan creando, de manera que en cualquier momento carguemos en el Previsto cualquiera de las líneas de base almacenadas, puedes consultar el artículo del Foro Línea de base y Reprogramación.

Un saludo,

Cantidad de obra

HOLA

SALUDOS DESDE MONTERREY COLOMBIA

SOY TECNOLOGO EN CONSTRUCCION Y ESTOY COMENZANDO A TRABAJAR PROGRAMACIONES DE OBRA CON PROJECT 2010.

MI INQUIETUD ES QUE EN EL CAMPO DONDE COLOCO LAS TAREAS NO ENCUENTRO LA CASILLA DE CANTIDADES DE OBRA QUE SUPUESTAMENTE DEBE LLEVAR CADA ITEM

¿EN DONDE COLOCO ESTAS CANTIDADES?,

GRACIAS POR SU ESPECIAL ATENCION.

DANIEL.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Microsoft Project es una herramienta de gestión de proyectos de uso general, es decir que no tiene esos campos específicos. Lo que Project espera es que el planificador introduzca en la columna Duración de cada tarea el tiempo estimado para completar ese trabajo. Adicionalmente se puede insertar campos personalizados de Project como Número1 y Texto1 para introducir opcionalmente la cantidad y la unidad de medida, pero solo serviría a título informativo porque Project no haría nada directamente con esa información.

Un saludo.

Visualizar las holguras en el diagrama Gantt con Microsoft Project

Buenas tardes Ignacio:


¿Es posible visualizar las holguras de cada tarea en el diagrama Gantt? conozco la opción de ver las holguras de cada tarea en la Tabla "Programación" pero encuentro esa posibilidad más visual.

Muchas gracias de antemano.

Joaquin Ayerbe

Respuesta [Ignacio Martín]:


Hola Joaquín

Para representar en el Gantt la holgura o “Margen de demora total” (así se llama en Microsoft Project), se debe editar el estilo de las barras en Menú/ Formato/ Estilos de barra… para la versión 2007 o en la Cinta de opciones para la versión Project 2010 ficha Formato, grupo Estilos de barra, opción Formato, Estilos de barra…

Una vez en esa opción seguir los siguientes pasos:

1. Añadir al final de la lista un nuevo estilo denominado “Holgura” por ejemplo en la columna Nombre.

2. Situarse en la columna Aspecto de la nueva fila “Holgura” y en la pestaña inferior Barra elegir una Forma de la lista (recomiendo la última), una Trama (recomiendo la segunda-sólida) y un color (verde por ejemplo)

3. En la columna Mostrar para tareas de la nueva definición superior elegir “Tareas no críticas”

4. En Fila dejar en 1

5. En Desde elegir “Fin” y en Hasta elegir “Límite de finalización”

…Aceptar y ya está.

Nota.- Este diseño de estilos de barra se muestra únicamente en la vista activa que se ha modificado. Si se quiere que aparezca en otras vistas hay que volver a crearlo o usar el Organizador.

Un saludo y  ¡Feliz año 2012!  para todos y os invito como siempre a que sigais enviando consultas y comentarios a  mi dirección imartin@epmconsultores.com

Tareas de Resumen personalizadas

Saludos Cordiales desde Tabasco, México

Estimado Ignacio, primero que nada permítame felicitarlo por su foro que es de gran ayuda para mucha gente.


Tengo una duda acerca de las vistas en MS-Project


Tengo una tarea de resumen a la cual quisiera que en una vista personalizada mostrara todas las subtareas a excepción de la última tarea “Puesta en Operación Pronóstico” y que la Barra de Resumen se recortara a la duración de la tarea “Puesta en Operación” que termina el 23 de Octubre 2012.


He intentado creando un filtro personalizado con el criterio “No Contiene” “Puesta en Operación Pronóstico”; pero lo único que consigo es desaparecer la tarea ya mencionada, pero la Barra de Resumen permanece igual como si terminara el 8 de Abril del 2013 en vez de que se recortara al 23 de Octubre 2012.


Mi pregunta es


¿Es posible realizar este procedimiento?


Le agradecería mucho su ayuda


SALUDOS CORDIALES


Rubén


Respuesta [Ignacio Martín]:
 Hola Rubén,


sin duda la pregunta trae su dosis picante. Supongo que se pueden encontrar múltiples formas para dar respuesta, desde luego ninguna directa que se te haya pasado, creo que hay que echarle imaginación y a ver que tal. A continuación te describo una que se me ocurre. Si hay detalles que desconoces pregúntamelo.

1. Utiliza el campo Marcadas (Si/No) para cambiar a Si aquellas tareas que quieres excluir de la Barra Resumen Personalizada.

2. Crea una fórmula para el campo personalizado Fecha1(por ejemplo) que sea igual al campo Fin salvo las Marcadas = Si, que las igualas a 01/01/01(por ejemplo), es decir copia esta fórmula:

IIf([Marcadas];"01/01/01";[Fin])

3. Al editar la fórmula elige Resumen y Máxima en el apartado Cálculo de las filas de resumen

4. Diseña una vista en la que la Tarea Resumen incluya en el campo Hasta la Fecha1 a través de Menú/ Formato/ Estilos de barra

5. Finalmente incluye un Filtro personalizado en la Vista que sólo muestre las Tareas No Marcadas, si es que quieres ocultarlas.


Nota.- En la imagen anterior de ejemplo se aprecia como la tarea resumen no considera todas las subtareas para representar su duración.


Espero te sirva.


Un saludo

Fechas no calendarizadas en Microsoft Project

Muy buenos Días.

Estoy participando en una licitación, me exigen que la programación de obra en Ms Project contenga la información en días de proyecto (Ej: Inicio: dia 1, final: dia 5, etc) y no en fechas calendarizadas (ejemplo: Inicio: 5/octubre 2008, Fin: 20/octubre/2008), toda la información debe estar de esta forma las fechas de comienzo de la actividad, fin de la actividad, margen de demora total, margen de demora parcial, etc.


He intentado de varias formas y no lo he podido hacer, por favor necesito que me ayuden con esto ¿es posible hacer esto en Project?


¡Agradezco su colaboración!


Muhamar Ospino Varela


Ing. Civil

Respuesta [Ignacio Martín]:
Hola Muhamar,

ese formato de fecha que te exigen en la licitación no existe como opción directa en Microsoft Project.

No obstante, te sugiero por ejemplo programar tu proyecto normalmente, e incluir dos columnas personalizadas de Comienzo y Fin, las cuales, a través de una fórmula te podrán mostrar el día del proyecto, tal como aparece en la imagen superior.

Para ello, primeramente crea un calendario denominado “Todos los días laborables” con el mismo número de horas laborables que el que uses para el proyecto, normalmente es de 8 horas por día pero has de añadir al nuevo calendario el sábado y domingo como días laborables con ese mismo número de horas.

Las fórmulas a introducir que puedes copiar y pegar en el campo personalizados de Microsoft Project Texto1 y Texto2 serían respectivamente las siguientes:

"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Comienzo];"Todos los días laborables")/480


"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Fin];"Todos los días laborables")/480


Nota.- Aplica las fórmulas también a las tareas de resumen marcando la opción correspondiente al introducirlas en el formulario de personalización de campos.


Posteriormente cambia el título a las columnas Texto1 y Texto2 con Comienzo y Fin por ejemplo (doble clic sobre la cabecera del título de la columna…), luego puedes eliminar de la vista las columnas anteriores de Comienzo y Fin con formato de fecha.

El margen de demora total y parcial (¿Demora permisible?) no requiere conversión de formatos de fecha ya que son valores de días de duración.

Si quisieras mostrar en días del proyecto las fechas máximas y mínimas para las tareas con holgura y que aparecen por ejemplo en la tabla Programación, también debes de insertar campos personalizados y aplicar fórmulas, y serían las siguientes:


Texto3=Comienzo anticipado=


"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Comienzo anticipado];"Todos los días laborables")/480

Texto4=Fin anticipado=


"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Fin anticipado];"Todos los días laborables")/480

Texto5=Límite de comienzo=


"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Límite de comienzo];"Todos los días laborables")/480


Texto6=Límite de fin=


"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Límite de finalización];"Todos los días laborables")/480


Por último, comentarte que también puedes poner el formato de fechas de días en la escala temporal del diagrama de Gantt (zona superior). Para ello haz un doble clic sobre ella y edita la escala utilizando los formatos de fecha D1, D2, D3… o 1,2,3,4…(desde el comienzo del proyecto) en las diferentes fichas de Nivel que se muestran.


Espero te sirva,

Un saludo

Presupuesto con Mediciones en Microsoft Project

Estimado sr.

Un saludo cordial desde la ciudad de Santiago de Chile.
Le consulto por : ¿cómo se ingresaría un presupuesto ya confeccionado al Ms Project?, como por ejemplo el que le adjunto en formato Excel.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Heriberto:

Microsoft Project no incluye tratamiento (campos predefinidos) para el concepto Cantidad, Ud Medición y Precio unitario de la Medición, aunque pueden incluirse columnas para mostar en la tabla de tareas de campos personalizables libres para el usuario como Número1 (para Cantidad) , Texto1 (para Unidad) y Costo1 (para Precio unitario) por ejemplo.

El campo que recomiendo para introducir el importe total a nivel de la tarea es el denominado Costo fijo. El valor de este campo puede ser repartido de tres formas a elegir una: al inicio de la tarea, al final, o prorrateado (por defecto y el más común). Esta elección se hace a través del campo Acumulación de costos fijos. Finalmente el campo Costo nos muestra de nuevo los importes introducidos en el Costo fijo de cada tarea y suma en las Tareas de resumen los valores de las subtareas. El campo Costo fijo no totaliza en las tareas de resumen, pero en cambio nos da la posibilidad de introducir un valor en la propia tarea de cabecera o resumen, independiente de las subtareas.

Aunque se podría incluir una fórmula que calculara el Costo(Costo2) = Número1(Cantidad) x Costo1(Precio unitario) tal como se muestra en la imagen anterior, lamentablemente no es posible pasar de forma automática el valor de este campo, ni de ningún otro a un campo denominado calculado por Project, únicamente se puede hacer un copiado y pegado de la columna, incluso pegado especial con vínculo dinámico, pero esta última opción no la considero recomendable por no ser una solución segura.

La tabla Costo ya trae consigo la mayoría de los campos comentados anteriormente, y en cualquier caso siempre se puede insertar columnas en la tabla con los campos que desee el usuario, a través del botón secundario del ratón sobre el título gris de la columna contigua, similar a la operativa de Excel.

Para ver el importe total del Costo del proyecto se recomienda activar la opción de Mostrar la tarea resumen del proyecto.

Nota.- Hay que tener en cuenta que en Microsoft Project el Costo es la suma de Costo fijo + Costo de recursos (horas ó uds materiales x Tasa(precio hora ó ud material) + Costo por uso del recurso. Es decir que en el caso del presupuesto de la obra de ejemplo se está considerando que no hay recursos asignados a tareas o si los hubiera su Tasa debe de ser 0.


Saludos

Tipo de tarea en Microsoft Project

La siguiente explicación sobre Tipo de tarea es válida para cualquier versión de Microsoft Project, aunque en Ms Project 2010 ha variado ligeramente la presentación de la información, tal como se indicó en el artículo anterior de este foro Consulta: Tareas con Trabajo Fijo en Microsoft Project 2010. 

Para comprender el significado del campo Tipo en Microsoft Project, basta con analizar las diferentes situaciones que se pueden dar cuando el usuario modifica manualmente alguno de estos 3 campos de tarea: Trabajo, Duración o Unidades asignadas de recurso, y que son las que aparecen en la imagen superior.

El campo Tipo de tarea solo tiene interés y validez cuando hay algún recurso asignado a la tarea, de lo contrario carece de repercusión y utilidad.

La manera habitual de introducir estos datos es en el formulario inferior de la pantalla de una vista cualquiera de tareas como la de Diagrama de Gantt y que es el que se muestra en la imagen anterior para la versión 2010. A través de Menú/ ventana/ Dividir pantalla, en versiones anteriores a 2010 accedemos a este formulario, y con Ficha Vista/ Grupo Vista en dos paneles/  Detalles/ Formularios de tarea en el caso de que estemos utilizando 2010. Para asegurarnos que el formulario a mostrar sea el denominado Recursos y Predecesoras, pulsaremos el botón derecho del ratón sobre alguna zona neutra del formulario que acabamos de desplegar. Cuando terminemos, podemos ocultar de nuevo el formulario con Menú/ Ventana/Anular división o quitando la marca Detalles en la Cinta de opciones para versión 2010.

Aceptando que la fórmula general para calcular las horas de trabajo de los recursos asignados de una tarea, es el producto de los días de duración de la tarea por las horas/día que dedican los recursos asignados, Microsoft Project propone que elijamos uno de los 3 campos (Trabajo, Duración ó Unidades de recurso) como fijo, para que cuando modifiquemos manual y opcionalmente uno de los dos campos restantes de la fórmula, sepa cuál es el que tiene que calcular para mantener la igualdad de la estimación inicial que introdujimos la última vez.

En el cuadro de más arriba se muestra las 6 situaciones que se pueden dar al modificar alguno de los 3 campos en función del que dejamos como Fijo.

IMPORTANTE.- Se recomienda que cada vez que se haga un cambio manual en algún campo del formulario, se pulse a continuación la tecla Aceptar en esa misma ventana inferior, ya que introducir varios cambios sin Aceptar de por medio, puede llevar a resultados inesperados en los cálculos de Microsoft Project.

Así pues, recomiendo “cacharrear” con diferentes hipótesis de ejemplo sobre el formulario Recursos-predecesoras descrito anteriormente, en el caso de versiones anteriores a 2010, y en la vista Uso de tareas por ejemplo, para la 2010, insertando eso sí y para este último caso, las columnas Trabajo, Duración, Máxima (unidades de recurso) y Tipo en la tabla a mostrar.

En el apartado de Opciones de la programación de Microsoft  Project figura el parámetro Tipo de tarea por defecto para el proyecto, esto quiere decir que las nuevas tareas que se vayan creando serán de ese tipo, aunque puede cambiarse posteriormente como se ha estado comentando en el artículo. Microsoft Project trae inicialmente el valor en Tipo=Unidades fijas que es lo más habitual cuando los recursos son limitados en el proyecto. Si la cantidad de recursos no es limitante para la mayoría de las tareas, elegiremos Trabajo fijo o Duración fija como por defecto. En este caso de recursos no limitados, seleccionamos Trabajo fijo cuando las tareas se estiman por ejemplo, en base a las horas/recurso que son necesarias para completar la tarea. Finalmente elegimos Duración fija, en proyectos en los que la duración de las tareas e incluso las fechas nos vienen impuestas.

Utilizar y gestionar el Tipo de tarea no es un aspecto habitualmente relevante en la gestión de proyectos con Microsoft Project. Tiene sentido únicamente si hay recursos asignados a la tarea y además queremos hacer ajustes y simulaciones específicas. Por lo tanto, aun siendo uno de los aspectos más sofisticados de la programación con la herramienta Ms Project su uso no suele ser intensivo.

Algunos usuarios suponen que el concepto Condicionada por el esfuerzo, que se puede consultar en otro artículo ya publicado en este foro va necesariamente unido al Tipo de tarea, pero esto no es así. El tratamiento de cada uno de estos dos parámetros se pueden y deben dar de forma independiente.

Resumiendo, si Vd. planifica con recursos asignados a las tareas, en función del Tipo de tarea elegido, podrá ordenarle a Microsoft Project que calcule: A) la cantidad de recursos necesarios (Unidades) para hacer una cantidad de horas de Trabajo en un tiempo determinado (Duración), como es el caso de Tipo Trabajo fijo ó Duración fija, o B) que calcule la Duración de una tarea cuando se asignan unos recursos concretos (Unidades) que deben hacer un número de horas específicas (Trabajo), como es el caso de Tipo Unidades fijas ó Trabajo fijo, o C) como es muy  habitual calcule el Trabajo de una tarea con un número específico de recursos asignados (Unidades) trabajando durante un tiempo (Duración), como es el caso de Tipo de tarea de Unidades fijas o Duración fija.

Saludos

Tareas Resumidas en Microsoft Project

Vídeo explicativo a continuación, sobre cómo mostrar subtareas secuenciales (enlazadas fin-comienzo) en una única barra de Gantt - Resumida, similar a como se ve en la imagen superior.

Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y aumentar su resolución a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.

Saludos.

Campos personalizados en los Informes visuales de Microsoft Project

Buenos días Ignacio ( tardes para ti),

quisiera me ayudaras con el siguiente punto.

Estoy creando un Informe visual para exportar un proyecto a Excel, me interesa pasar las tareas, tiempo, costo y dos campos personalizados que utilizo para clasificar las tareas .... Cuando sigo el procedimiento. ..me crea el archivo Excel sin problemas , sin embargo no logro ver mis campos de texto en la lista de campos ( o sencillamente no los exporta).

Gracias de antemano
Saludos
Domingo desde Venezuela

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Domingo ,

una vez hayas agregado los campos personalizados al Informe visual de Microsoft Project, desde la hoja Excel generada sitúate sobre el nombre de alguna tarea, haz clic con el botón derecho del ratón y elige la opción “Mostrar propiedades en informe”  del menú desplegable que se muestra. Finalmente marca los campos de la lista que desees añadir al informe, entre los que deben estar tus campos personalizados, como se muestra en la imagen del ejemplo.

Un saludo

 

Múltiples Líneas de base en Microsoft Project

Estimado Ignacio,

Agradeceré me orientes en la siguiente consulta:

Cuando en un proyecto inicial, se le hace su línea base y con la ejecución del proyecto te das cuenta que no terminarás en las fechas estimadas por demoras y otros inconvenientes, y vas cambiando las fecha de finalización digamos en tres ocasiones, es decir si las tareas x y z culminan en una primera revisión el 28 oct y el 01 Nov se genera una segunda línea base, en una segunda revisión culminan el 19 de Nov y 15 de Nov se genera otra línea base y en tercera revisión culminan el 5 Dic y el 10 Dic se crea otra nueva línea base, de qué manera puedo contrastar los diferentes desfases que tuvieron con respecto a la línea inicial o base.

¿Cuál sería el procedimiento para cambiar la fecha de fin en cada revisión que haga? ¿cuál sería la forma de comparar los tres cambios que hubo con respecto a la inicial?

Gracias...

Jorge

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Jorge

Microsoft Project permite dentro de un mismo proyecto crear hasta 11 Líneas de base y 10 Planes provisionales más que tendrían una función similar a las líneas de base.

En la versión 2010 las fotos que se pueden ir  creando en cada momento de la vida del proyecto como imágenes del plan actual, se realizan a través de la ficha Proyecto/ grupo Programación/ opción Establecer línea base…,  para los usuarios de Microsoft Project 2007 y anteriores  Menú/ Herramientas/ Seguimiento/ Establecer línea de base… Una vez en el cuadro podemos elegir que se establezca una copia del plan actual en cualquiera de las líneas de base que se muestran en la lista, aunque hay que tener en cuenta que los campos que por defecto mostrará Project en relación al previsto: Inicio previsto, Fin previsto, Duración prevista, Variación de comienzo, Variación de fin, Trabajo previsto, Costo previsto, etc. se refieren específicamente a los valores que adopta Ms Project de la Línea de base principal, es decir la primera de la lista. Por cierto, las variaciones son campos calculados por Project entre el plan actual y la Línea de base principal.

Existe una vista ya diseñada en la que se muestran 3 de las líneas de base en el mismo diagrama de Gantt (principal, 1 y 2), es la vista de tareas denominada Gantt de varias líneas base y coincide con la mostrada en la imagen superior. En la versión 2010 se encuentra pulsando ficha Tarea/ grupo Ver/  Más vistas… en 2007 y anteriores Menú/ Ver/ Más vistas…  Debido a las limitaciones del diseño de barras sería complicado intentar mostrar más de 3 líneas de base en el mismo diagrama sin superponerse gráficamente.

Esta vista se puede editar una vez cargada en ficha Formato/ grupo Estilos de barra/ opción Formato/ Estilos de barra… si usa la versión 2010 y en Menú/ Formato/ Estilos de barra en la versión 2007 y anteriores.

Por último y a nivel cuantitativo, podemos  mostrar una tabla como la denominada Variación que se muestra en la imagen superior. Se carga eligiendo ficha Vista/ grupo Datos/ opción Tablas/ Variación… si usas Ms Project 2010 o Menú/ Ver/ Tabla/ Más tablas/ Variación..para versión de Project 2007 y anteriores, e incluso añadir insertando los campos Comienzo y Fin de línea de base 1, 2 , 3,…etc., así como insertar campos personalizados que incluyan fórmulas para calcular variaciones del plan actual con la línea de base en cuestión. Por ejemplo, Variación de comienzo LB1 (Línea de base 1) = Comienzo línea de base 1 – Comienzo (plan actual), igual con LB2, LB3,…

Espero te resulte útil.

Saludos

Descargar Microsoft Project 2010 y SP1

Si deseas descargar Microsoft Project Profesional 2010 para probarlo, puedes hacerlo desde la siguiente página de Microsoft/Technet:

http://technet.microsoft.com/es-es/evalcenter/ee404758.aspx

Dispones de 60 días de prueba y requiere registrarse, pero es ciertamente sencillo.

Recomiendo a cualquier usuario que tengan instalado Microsoft Project 2010 se descargue el software de actualización y mejoras Service Pack 1 (SP1) en la siguiente dirección:

http://support.microsoft.com/kb/2460052/es

Dado que se muestran 2 versiones SP1, una para Microsoft Project 2010 de 32 bits y otra para 64 bits, puedes comprobar cuál es la que corresponde a tu instalación de Microsoft Project 2010 en Ayuda/ Acerca de Microsoft Project / Versión.

Nota.- Una manera de conocer el tipo de procesador / Sistema operativo de 32 bits o 64 bits (x86) de tu máquina, es consultando en Panel de control / Sistema/ Tipo de sistema. Un sistema de 64 bits puede ejecutar aplicaciones de 32 bits o a veces llamadas versión (x86) en referencia a los antiguos procesadores, no así a la inversa, la de 32 no puede ejecutar de 64. Evidentemente si se dispone de un procesador de 64 bits es recomendable una versión del programa también de 64 para alcanzar un rendimiento de proceso superior, especialmente con grandes proyectos de muchas tareas.

Un saludo

Nombramiento MVP de Microsoft® 2011

Quiero agradecer a Microsoft y al conjunto de usuarios e interesados en este foro el nuevo nombramiento MVP de Microsoft®  2011 con el que me acaba de galardonar y  “que premia la contribución realizada en las comunidades técnicas en el área de Project a lo largo del pasado año”. Os animo una vez más a participar con vuestras consultas y comentarios en relación a esta gran herramienta de gestión de proyectos que es Microsoft Project. Desde el deseo de poder ayudarte, contesto prácticamente  a todas las preguntas que me hacéis llegar a mi dirección Ignacio.mvp@microsoftproject.es, aunque doy publicidad en el foro solamente a aquellas que considero de interés general y que supongan una cierta concreción en la respuesta.  Sin duda este blog se ha convertido en el más consultado en el mundo en lengua española sobre Microsoft Project. Se que hay algunos temas que habéis planteado y que los tengo en la reserva a la espera de darle un tratamiento más didáctico, ya que van más allá de una mera respuesta. Me refiero a aspectos que trata Microsoft Project  como la gestión de costes, tipos de tareas, recursos materiales, seguimiento de proyectos, fórmulas personalizadas y macros, gestión del portfolio, etc. Ojalá que en esta nueva etapa podamos compartir y profundizar en el conocimiento de estos temas y de otros muchos para el bien de esta comunidad abierta de usuarios de Microsoft Project.

Un saludo y gracias de nuevo por vuestra participación

Modificación automática del campo Duración en Microsoft Project

Buenos días,

habitualmente en los concursos de obra piden justificar las duraciones de las actividades a partir de los rendimientos de los equipos, además aplicamos otros coeficientes penalizadores o de seguridad por inclemencias meteorológicas, por dificultades especiales o simplemente como márgenes de seguridad.

Habitualmente opto por realizar los cálculos en un Excel y luego esas duraciones copiarlas en el Gantt, presentando los 2 archivos o formatos. He estado intentando unificarlo a base de insertar columnas con campos personalizados, y aunque llego a una columna que me calcula la duración, no se cómo hacer que el diagrama tome ese valor, ya que desconozco cómo modificar la fórmula o el campo de duración que tiene el proyect por defecto, por lo que al final tengo que copiar la columna que me calcula en la columna de duraciones, por lo que no resuelvo nada.

¿Se puede modificar el valor que toma Project de duración a través de una fórmula?

Gracias

Elva

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Elva,

lo siento pero la respuesta es no.

Los campos calculados por Project no se pueden definir por el usuario mediante fórmula. En el caso de la Duración, también es un campo que recalcula Project, pero se permite su edición manual. Aprovechando esta opción se podría crear una macro (programita) que pasara los valores al campo Duración, pero en principio se debería de pulsar el botón de esa macro cada vez que se hiciera un cambio de los datos iniciales del usuario.

Otra forma más sencilla pero frágil y delicada es hacer una Copia de los valores y luego un Pegado especial con vínculo. Esto que aparentemente es muy útil, requiere mucha atención del usuario, pues si insertamos, eliminamos o borramos una tarea o una celda con vínculo, se desvincula el resto de las tareas y hay que volver a pegar todas otra vez (?) al menos en la versión 2010. También hay que evitar el pegado en las tareas de resumen, ocultándolas temporalmente por ejemplo cuando se vaya a pegar. Finalmente, también hay que considerar que posterior al pegado, el valor que prevalecerá en el campo, Duración por ejemplo, será el que recalcule Project si incluimos algún cambio en los valores de la tarea propios de Project, como por ejemplo aumentar el número de recursos en una tarea condicionada por el esfuerzo.

Nota.- La fórmula empleada en el ejemplo de la imagen superior, que incluye un redondeo para el campo Númer4 (Días estimados) es la siguiente:  Round(([Número1]/[Número2])*[Número3])

Nota.- El pegado especial con vínculo (vínculo dinámico OLE) es una opción común entre todos los programas de Microsoft Office

Un saludo

Número de esquema y Tareas de resumen en Microsoft Project 2010

Hola, cuando buscas algunas opciones de Project 2007 en Project 2010 no siempre es fácil encontrarlas, y a menudo el usuario cree que se han descartado. Las interesantes opciones "Número de esquema", "Mostrar tareas de resumen" y "Mostrar tarea resumen del proyecto" se encuentran en la cinta de opciones: Ficha Formato / Grupo Mostrar u ocultar tal como se indica en la imagen superior.

Me cuesta trabajar en Project sin tener marcada la opción "Mostrar tarea resumen del proyecto", esta es la forma de tener siempre a la vista los datos fundamentales del proyecto, Comienzo, Fin, Duración, Costo,... y ver como va cambiando al modificarse los datos de cualquier tarea. Para algunos usuarios que desconocían su existencia ya no tendrán que crear esa supertarea resumen al comienzo del proyecto para ver estos resultados, ni ir a las engorrosas Estadísticas que figuran en la ficha de Información del proyecto.

Finalmente, utilizo el truco de desactivar momentáneamente las Tareas de resumen cuando quiero llevarme a Excel por ejemplo datos de tareas y no de cabeceras con Copiar y Pegar, esto me facilita operaciones como totalizaciones.

Un saludo

Análisis del Valor Acumulado (VA) o Valor Ganado (VG) o Earned Value (EV) con Microsoft Project

El análisis del valor acumulado es un método para medir el rendimiento del proyecto.
En este artículo se incluye un ejemplo sencillo que espero ayude a interpretar el conjunto de campos incluidos en Microsoft Project sobre este método. Además se muestra en paralelo el proceso de cálculo llevado a una hoja Excel, junto a una gráfica de Curvas S de las 3 variables principales. Para completar la ficha Resumen de usuario que se adjunta, he incluido los acrónimos o abreviaturas más comunes y su equivalencia en inglés. Te animo a que calcules los diferentes campos y compruebes los resultados del fichero resuelto de Project que incluye además una Tabla personalizada denominada Valor Acumulado – VA con todos los campos ordenados del VA, puedes descargarla más abajo junto al de Excel. El caso de ejemplo es el siguiente,

Línea de Base o Planificación inicial:

1.       La Tarea A se estima en 5 días seguidos de duración, de Lunes a Viernes, considerando el día de 8h de trabajo.

2.       Se asigna Juan a la Tarea A con una dedicación de 8h/día (100%). La tasa de Juan es de 20€/h.

La realidad de lo que pasó hasta el Jueves incluido fue la siguiente:

3.       Juan trabajó 8h el Lunes pero no pudo asistir el Martes y el Miércoles por estar enfermo, incorporándose el  Jueves con normalidad.

4.       El trabajo de 8h  del miércoles lo realizó Rosa, cuya Tasa es de 25€/h

 Descargas:

                FichaValor Acumulado  - Earned Value png

               LibroInforme Valor Acumulado  xls

               Diagrama Curvas Sdel Valor Acumulado jpg

               Proyecto EjemploValor Acumulado – VA mpp


El análisis del Valor Acumulado (VA) o Valor Ganado o  Earned Value (EV)
Indica la cantidad del presupuesto que debería haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado (trabajo real) hasta el momento (fecha de estado)  y el costo previsto de las tareas cuyo origen como es sabido puede provenir de:  un costo fijo y una asignación de recursos en base a su precio hora o unidad material.

N.- Ms Project no considera en el cálculo del Valor Acumulado los costes de asignación de recursos del tipo coste.

El análisis del valor acumulado  se centra en tres valores principales:

 

-          El costo presupuestado de las tareas individuales tal y como se programan en el plan del proyecto, en función de los costos de los recursos tipo trabajo o materiales asignados, más cualquier costo fijo asociado con las tareas. Esto se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Programado (CPTP) también llamado Valor Programado (VP). El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida. Los valores de costos presupuestados se almacenan en los campos de líneas de base o, si ha guardado varias líneas de base, en los campos Línea de base 1 hasta Línea de base 10, aunque los cálculos de Project se hacen con los valores de la Línea de Base principal.

-          El costo real incurrido para completar todas o parte de las tareas, hasta la fecha de estado. Se trata del Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR) también denominado AC del inglés Actual Cost. Por regla general, Microsoft Project establece una correlación entre los costos reales y el trabajo real.

-          El valor del trabajo realizado hasta la fecha de estado, expresado en términos monetarios. Realmente es el Valor Acumulado  o VA del trabajo realizado y se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR), hay quien lo denomina Valor Ganado, Valor Alcanzado, Valor Satisfecho o Earned Value (EV). Este valor se calcula para cada tarea, pero se analiza en un nivel agregado (normalmente en el nivel de proyecto).

El análisis del valor acumulado siempre es específico de la fecha de estado elegida, que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual.

El método ayuda a tener una idea a nivel de proyecto de: I) el trabajo o esfuerzo realizado en relación al que se debería llevar a una fecha de estado II) el coste real gastado y su comparación con el que se debería llevar para los trabajos realizados  y III) se podría extrapolar de forma aproximada el coste del proyecto a su finalización (CEF) en base a lo ejecutado

Existen 3 tablas en Microsoft Project relacionadas con el Valor Acumulado que se pueden consultar a través del Menú / Vista/ Datos/ Tablas/ Más tablas y son:

-          Valor acumulado

-          Indicadores de costo del valor acumulado

-          Indicadores de programación del valor acumulado

Aunque en el archivo adjunto : Proyecto Ejemplo Valor Acumulado – VA.mpp figura la  tabla personalizada de tareas denominada “Valor Acumulado – VA”  que incluye ¡todos los campos anteriores en un solo cuadro!

Resumiendo, el planificador debe tener claro algunas premisas en relación al análisis VA con Microsoft Project, como se describe a continuación:

-          La estimación inicial del trabajo para la realización de cada tarea se considera invariable durante el ciclo de vida del proyecto.

-          Si la estimación inicial del trabajo varía, se debe establecer una nueva Línea de Base o plan previsto para recoger dichos valores.

-          Igualmente ocurriría con la aparición de cambios de tasa de recurso, costo por uso de recurso y costo fijo de tarea, o cualquier otro costo,  que afecten al trabajo restante, es decir posterior a la fecha de estado. Especial influencia tendrían sobre los indicadores  CPF (Costo Previsto al Final o Coste Previsto Total), IRPC (Índice de Rendimiento para Completar), CEF (Costo Estimado a la Finalización) y VAF (Variación al Finalizar).

-           El método VA en Project requiere asignar a las tareas al menos un recurso trabajo o/y material o/y un costo fijo.

-          El recurso del tipo costo se ignora en el cálculo VA de Project y no se refleja en los valores CPTP, CPTR y CRTR...aunque sí en el Costo total de la tarea de la asignación.

-         Evidentemente hay que crear la Línea de base antes de introducir los datos de seguimiento.

-         Si se asigna costo fijo a la tarea hay que esperar a su finalización (100% completada) para poder introducir un costo real distinto al calculado (costo fijo total al finalizar)

-         Si se quiere dar el avance a la fecha de estado en base a la producción física, y que Project calcule el CPTR en lugar de por las horas de trabajo %completado, hay que introducirlo en el campo % físico completado a insertar en la tabla si no estuviera.

-            Para que Project active el cálculo de CPTR con el %físico completado en lugar de con %completado hay que habilitar en Archivo/Opciones/Avanzado...Método predeterminado del valor acumulado de tarea. Esto afectará a las nuevas tareas, pero a las que ya estuvieran creadas no las afectará y se debe cambiar también en la Ficha avanzado de información de la tarea.

Y esto es todo por ahora en cuanto al análisis del Valor Acumulado con Microsoft Project 

Un saludo